Le traitement des factures et des crédits dans le portail est une étape essentielle à la tenue de livre, pour comptabiliser les dépenses et émettre les paiements aux fournisseurs.
AVANT DE COMMENCER
Pour faciliter le processus, il est recommandé de configurer les éléments suivants avant de commencer la saisie des factures :
- Registre des fournisseurs : les factures et paiements doivent être associés à un fournisseur.
- Charte de comptes : Pour associer le paiement à la catégorie de dépense appropriée.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER.
2) Appuyez sur l'onglet FACTURES & CRÉDITS.
| RECAP : Financier ► Factures & Crédits |
SAISIR ET PAYER UNE FACTURE
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE FACTURE.
2) Entrez les informations suivantes :
| A | Date inscrite sur la facture |
| B | Personne ou compagnie payée |
| C | Numéro de facture ou mots-clés permettant d'identifier la facture (ex : assurances mai 2019) |
| D | Période couverte par la facture dans le cas d'un service (ex : électricité, téléphone, etc) |
| E | Si applicable, indiquez si la facture est partagée entre votre syndicat et un autre. |
| F | Compte/catégorie de dépense |
| G | Courte description de la facture |
| H | Montant de la dépense par compte |
3) appuyez sur ENREGISTRER pour accéder à l'écran de paiement.
4) Optionnel : ajoutez la facture sous FICHIERS.
5) Dans la section PAIEMENTS, remplissez les informations :
| A | Date d'émission du paiement |
| B |
|
| C | Montant payé. Vous pouvez régler la facture en plusieurs versements en appuyant sur AJOUTER UN PAIEMENT. Le montant total des paiements ne peut excéder le total de la facture. |
| D | Numéro du chèque |
| E | Avec quel compte bancaire la facture est payée. Le montant disponible sera affiché en vert après le nom du compte |
| F | Ligne de description du paiement. Pour chèque seulement. |
6) Si une partie de la facture est défrayée à un copropriétaire (exemple : jetons de présence, honoraires des administrateurs, etc.), appuyez sur CRÉDITER UN COPROPRIÉTAIRE.
7) Une fois les informations configurées, appuyez sur ENREGISTRER LES PAIEMENTS.
8) Pour continuer l'ajout de factures, rendez-vous en bas de page, puis appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE FACTURE.
AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT
Les notes de crédit que vous saisissez dans le système peuvent être appliquées à des factures afin de diminuer le paiement.
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Jour d'émission de la note de crédit |
| B | Numéro ou identifiant |
| C | Émetteur de la note de crédit |
| D | Compte de dépenses où le crédit est applicable. Si plusieurs crédits sont appliqués, appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE autant de fois que nécessaire. |
| E | Facultatif |
| F | À combien s'élève la note de crédit |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
IMPRIMER UN CHÈQUE
Comment imprimer un chèque? : Support UpperBee
Lien connexe : Approuver les paiements de votre syndicat en ligne : Support UpperBee