Le traitement des factures et des crédits dans le portail est une étape essentielle à la tenue de livre, pour comptabiliser les dépenses et émettre les paiements aux fournisseurs.
TABLE DES MATIÈRES
- AVANT DE COMMENCER
- OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- SAISIR ET PAYER UNE FACTURE
- AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT
- IMPRIMER UN CHÈQUE
AVANT DE COMMENCER
- Configurer le Registre des fournisseurs : les factures et paiements doivent être associés à un fournisseur.
- Configurer la charte de comptes : Pour associer le paiement à la catégorie de dépense appropriée.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
Rendez-vous dans le menu COMPTABILITÉ, sous FACTURES & CRÉDITS
SAISIR ET PAYER UNE FACTURE
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis cliquez sur AJOUTER UNE FACTURE
2) Entrez les informations nécessaires avant de cliquer sur ENREGISTRER
| 1 | Date inscrite sur la facture |
| 2 | Période couverte par la facture dans le cas d'un service (ex : électricité, téléphone, etc) |
| 3 | Numéro de facture ou mots-clés permettant d'identifier la facture (ex : assurances mai 2019) |
| 4 | Si applicable, indiquez si la facture est partagée entre votre propriété et une autre tierce partie |
| 5 | Personne ou compagnie payée |
| 6 | Compte/catégorie de dépense |
| 7 | Courte description de la facture |
| 8 | Montant de la dépense par compte |
3) Suite à l'enregistrement de votre facture, vous serez redirigé vers l'écran de paiement avec la possibilité d'ajouter des fichiers
4) Dans la section PAIEMENTS, remplissez les informations applicables
| 1 | Date d'émission du paiement |
| 2 |
|
| 3 | Montant payé
|
| 4 | Numéro du chèque |
| 5 | Le compte utilisé pour payer la facture
|
| 6 | Ligne de description du paiement (chèque seulement) |
5) Si une partie ou la totalité de la facture a été défrayée par un résident (exemple : jetons de présence, honoraires des administrateurs, etc.), appuyez sur CRÉDITER UN COMPTE A RECEVOIR (AVANCÉ)
6) Une fois les informations configurées, appuyez sur ENREGISTRER LES PAIEMENTS.
AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT
- Les notes de crédit que vous saisissez dans le système peuvent être appliquées à des factures afin de diminuer le paiement.
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis cliquez sur AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT
2) Remplissez les champs requis avant de cliquer sur ENREGISTRER
| A | Jour d'émission de la note de crédit |
| 2 | Numéro ou identifiant |
| 3 | Émetteur de la note de crédit |
| 4 | Compte de dépenses où le crédit est applicable
|
| 5 | Facultatif |
| 6 | À combien s'élève la note de crédit |
IMPRIMER UN CHÈQUE
Comment imprimer un chèque? : Support UpperBee
Lien connexe : Approuver les paiements de votre propriété en ligne : Support UpperBee
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