Comment appliquer des pénalités pour les charges communes impayées à un compte de résident

Lorsqu'un résident accuse un retard de paiement de ses charges communes, les pénalités et les intérêts peuvent être appliqués, comme indiqué dans les règlements de l'immeuble ou dans la déclaration de la copropriété de votre propriété.

TABLE DES MATIÈRES

• Avant de commencer
• Où trouver la fonction
• Appliquer les pénalités
  • Interface d'ajout des pénalités
  • Appliquer les pénalités
• Créditer ou supprimer une pénalité
  • Pénalitée créditée
  • Pénalitée annulée
• Questions fréquentes

Avant de commencer

- Pour appliquer des pénalités sur les frais de condo, vous devez d'abord avoir adopté et facturé un budget dans le portail. 

- Assurez-vous aussi d'avoir configuré les pénalités et/ou intérêts, comme que prévu par vos règlements.

Où trouver la fonction

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur TOUTES LES FONCTIONNALITÉS

3) Dans la catégorie REVENUS, cliquez sur PÉNALITÉS

- L'interface des pénalités de retard vous permet de consulter l'historique des pénalités et les comptes dans lesquels elles ont été ont été appliquées.

Appliquer les pénalités

Appuyez sur ACTIONS, puis cliquez sur AJOUTER DES PÉNALITÉS

Interface d'ajout des pénalités

- L'écran comprend les éléments suivants :

- La liste des comptes en défaut de paiement comprend les informations suivantes :

Appliquer les pénalités

1) Prenez connaissance des pénalités suggérées pour chacun des comptes en défaut de paiement. 

• S'il y a des modifications à faire, inscrivez le montant réel de la pénalité à appliquer dans PÉNALITÉ À APPLIQUER
• La note sera ajouté à la pénalité dans l'état de compte du résident. Si le champ est laissé vide, seul la règle de a pénalité apparaîtra au dossier.

2) Pour appliquer les pénalité à tous les comptes (1).

Pour appliquer les pénalités à des comptes spécifiques, cliquez sur le même icône de chacun des comptes (2)

3) Pour supprimer les pénalité à tous les comptes (1).

Pour supprimer les pénalités à des comptes spécifiques, cliquez sur le même icône de chacun des comptes (2)

4) Lorsque vous avez terminé, cliquez sur APPLIQUER LES PÉNALITÉS.

Créditer ou supprimer une pénalité

Une pénalité peut être retirée d'un compte par le conseil d'administration pour plusieurs raisons (ex : contestation, entente avec le propriétaire, etc.). Si le conseil d'administration décide de retirer la pénalité, il est possible de la créditer ou de la supprimer.

• Lorsqu'une pénalité est supprimée, celle-ci disparaît du compte de revenus dans lequel elle est attribuée, ainsi que dans l'état de compte du résident. Préférable pour retirer une pénalité inscrite par erreur.
• Lorsqu'une pénalité est créditée, celle-ci est renversée dans le compte de revenus dans lequel elle est attribuée, ainsi que dans l'état de compte du résident. Préférable pour documenter et justifier les transactions financières de la copropriété.

1) Trouvez la pénalité, puis cliquez sur l'icône d'édition

2) Sous ACTIONS, choisissez l'option applicable

Pénalitée créditée

- Ajoutez le montant crédité, la date d'application et une note justificative au besoin, puis cliquez sur OK

• La note apparaîtra dans l'état de compte visé de même que dans le compte de revenus des pénalités. 

Pénalitée annulée

- Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur OK pour confirmer l'annulation.

Questions fréquentes

Q: Je suis un gestionnaire. J'ai supprimé des pénalités, mais celles-ci sont réapparues lors de l'ouverture d'un dossier en recouvrement. Pourquoi?

R: L'ouverture d'un dossier en recouvrement applique les pénalités de retard sur les soldes à la fin des trois derniers mois précédent l'ouverture du dossier. Si une pénalité est supprimée, aucune trace des pénalités ne sont gardées, donc c'est comme si elles n'avaient jamais existées et le système a appliqué sa méthodologie lorsqu'il n'y a pas de pénalités. Une pénalité créditée ne sera pas appliquée à nouveau à l'état de compte d'un résident.