Comment créer un budget par fonds et facturer les charges communes

C'est grâce au budget que vous serez en mesure de déterminer les montants à prévoir pour tous les postes de dépenses de votre copropriété, ainsi que les contributions des résidents pour les différents fonds de votre copropriété.

Autrefois, les charges communes des résidents étaient déterminées par les dépenses et revenus de la copropriété saisies au budget. Maintenant, il est nécessaire d'ajuster le montant de la contribution des résidents pour la facturation des frais de condo. Cela permet, par exemple, de planifier une contribution plus élevée pour compenser les déficits des années précédentes, ou prévoir un budget déficitaire.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• CRÉER UN BUDGET
  • Budget annuel 
  • Budget spécial 
  • Historique
• PRÉPARER LE BUDGET
  • Ajouter les dépenses de l'exercice financier
  • Fonds de prévoyance
  • Ajouter les revenus et contributions de l'exercice financier
  • Écran d'édition avancé des dépenses et revenus
  • Consulter les frais de condo
• ADOPTER ET FACTURER LE BUDGET
• MODIFIER UN BUDGET
  • Arrêter ou modifier la date de cotisation d'un budget
• AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE DU BUDGET
  • Consulter la version originale d'un budget révisé

AVANT DE COMMENCER

- Assurez-vous d'avoir configuré votre charte de comptes

- Ayez créé tous les fonds de votre copropriété

- Pour catégoriser convenablement les dépenses et revenus de votre propriété, créez vos groupements de comptes

- Assurez-vous d'avoir établi vos clés de répartition

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

- Rendez-vous dans le menu FINANCIER, cliquez sur BUDGET

CRÉER UN BUDGET

1) Sous ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN BUDGET

2) Choisissez le type de budget, remplir les champs applicables puis cliquez sur CRÉER 

• Une description de chaque type de trouve dans l'encadré bleu.

Budget annuel 

• S'il s'agit de votre premier budget dans le portail, choisissez les dates de la période à facturer, qui devrait s'étendre du bilan d'ouverture à la date de fin de l'exercice financier.
• Par défaut, les dates de début et de fin de votre année financière vous sont proposées. 
• Pour les budgets subséquents, vous n'aurez qu'à sélectionner l'exercice financier visé dans le menu déroulant.

Budget spécial 

• Sélectionnez la ou les dates auxquelles facturer les parties de la cotisation, ainsi que le montant (idéal pour un projet payé en plusieurs versements préétablis) ou le pourcentage facturé.
• Un budget spécial ne peut couvrir une période de plus de 12 mois, ni s'étendre sur plus de 12 versements.

Historique

•  Soit un budget passé ayant déjà été facturé, choisissez la période visée par le budget, puis téléversez-le dans le portail. 
• Cela ne facturera rien aux résidents et ces budgets ne s'afficheront pas dans les comparatifs, mais le fichier sera disponible à des fins de consultation.

PRÉPARER LE BUDGET

Une fois votre budget créé, vous serez redirigé vers l'écran d'édition du budget, où vous ajouterez le montant des contributions, des dépenses et des autres revenus en fonction de vos différents fonds.

Ajouter les dépenses de l'exercice financier

1) Cliquez sur AJOUTER UNE DÉPENSE

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants, puis appuyez sur OK

3) Une fois le compte de dépense ajouté au budget, entrez la dépense de ce compte pour chacun des fonds où applicable.

Fonds de prévoyance

• Si la dépense est ajoutée à ce type de fonds de type, un poste de revenu sera automatiquement ajouté au budget pour représenter l'apport du fonds utilisé lors de l'exercice financier. 
• Le montant de ce poste s'ajustera lorsque vous ajouterez plus de montants dans ce fonds.

Ajouter les revenus et contributions de l'exercice financier

1) Cliquez sur AJOUTER UN REVENU / CONTRIBUTION.

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants, puis cliquez sur OK :

3) Une fois le compte de dépense ajouté au budget, entrez la dépense de ce compte pour chacun des fonds où applicable.

Écran d'édition avancé des dépenses et revenus

1) Pour une dépense ou un revenu, approchez votre curseur de l'emplacement du montant, puis appuyez sur l'icône d'édition.

2) Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez modifier la clé de répartition, indiquer s'il s'agit d'une contribution à un autre propriété, répartir la charge totale selon les mois où ces dépenses sont prévues, et consulter la répartition réelle des charges lors de l'exercice financier précédent. Une fois les modifications apportées, cliquez sur OK

Consulter les frais de condo

1) Pour consulter les frais qui seront facturés aux résidents, rendez-vous sous l'onglet CHARGES COMMUNES 

• Dans le cas d'un budget annuel, si ce n'est pas votre premier budget dans le portail, vous verrez aussi les frais mensuels des exercices précédents.

ADOPTER ET FACTURER LE BUDGET

Lorsque le budget est prêt et adopté et donc facturé dans le compte des résidents, vous pouvez l'adopter dans le portail et le facturer aux résidents.

1) Rendez-vous dans le budget en préparation.

2) Sous ACTIONS, cliquez sur ADOPTER ET FACTURER

•  Assurez-vous que le budget est exact avant l'adoption, car modifier un budget en cours a des conséquences sur les états financiers et les frais de condo, entre autres. 

MODIFIER UN BUDGET

1) Dans BUDGET, cliquez sur le budget à modifier.

2) Si le budget est adopté, cliquez sur ACTIONS, puis sur ANNULER L'ADOPTION D'UN BUDGET

ATTENTION ! 

• L'annulation d'un budget en cours remettra le budget au statut "En préparation", en plus d'effacer les frais de condo facturés aux résidents. 
• Les modifications apportées aux montants budgétés changeront les frais de condo. Les états de compte des résidents et les états financiers ne seront plus valides jusqu'à ce qu'il soit adopté à nouveau.
  
  

3) Appuyez sur les montants que vous voulez modifier et effectuez ces modifications. Pour retirer un compte de dépense sou de revenus du budget, appuyez sur son icône de suppression, à droite.

4) Pour modifier l'exercice financier du budget (budget annuel et historique de budget) ou les dates et montants des versements (budget spécial), cliquez sur ACTIONS, puis sur MODIFIER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES

5) Pour effacer définitivement un budget, cliquez sur SUPPRIMER

Arrêter ou modifier la date de cotisation d'un budget

1) Rendez-vous dans le budget adopté.

2) Choisissez l'option applicable :

• Arrêter la facturation : Le budget ne sera plus facturé à partir du moment où l'option est sélectionnée. Pour recommencer la facturation, cliquez sur ACTIONS , puis cliquez sur DÉMARRER LA FACTURATION
• Modifier la date de cotisation : Pour ajouter la date à laquelle la cotisation a été communiquée aux résidents, à titre informatif seulement.
  

AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE DU BUDGET

Une fois un budget adopté, les résidents pourront le consulter. Par contre, si vous voulez leur présenter un document différent de celui généré dans le portail (dans un nouveau format visuel, par exemple), vous pouvez soumettre une version révisée, qui deviendra le document que les résidents pourront consulter.

• Vous pouvez téléverser une version révisée avant que le budget soit adopté. De plus, les administrateurs auront accès à la copie générée dans le portail et à l'écran d'édition du budget.

1) Dans votre budget, sous ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE

2) Choisissez l'année financière du budget dans le menu déroulant, puis appuyez sur SÉLECTIONNER pour téléverser le document de votre ordinateur.

3) Dans la page des budgets, les administrateurs pourront télécharger le budget original (encadré rouge) et le budget révisé (encadré bleu) ou le supprimer (encadré vert).

Consulter la version originale d'un budget révisé

Dans le budget, sous ACTIONS, puis cliquez sur VISIONNER LA VERSION ORIGINALE pour accéder à l'écran d'édition du budget.