Comment créer les différents comptes clients (recevde vos résidents

Dans la charte de comptes de votre copropriété, les unités ont, par défaut, deux comptes qui leurs sont associés, soit un compte de frais de condo pour les charges communes (frais de condo et cotisations spéciale) et un compte d'autres frais dans lequel sont facturées les charges qui ne font pas partie d'un budget (exemple : refacturation d'une dépense de la propriété, frais de déménagement, pénalités, etc.).

Cette fonctionnalité vous permet de créer des types de comptes additionnels pour chacune des fractions et ainsi, isoler et suivre certaines facturations ou certains revenus provenant des résidents distinctement.

Ça pourrait être le cas d'un compte de « Dépôts » dans lequel il vous serait possible de comptabiliser les dépôts exigés aux résidents qui louent leur unité de condo ou qui réserve une salle commune ou un compte de « Sinistres » pour isoler les montants (franchises et autres) qu'un résident doit rembourser à la propriété.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• CRÉER UN COMPTE CLIENT
• MODIFIER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT
• SUPPRIMER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT

AVANT DE COMMENCER

- Création du registre des unités de votre propriété

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de votre propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur GESTION DES COMPTES, dans le sous-onglet RECEVABLES

CRÉER UN COMPTE CLIENT

1) Sous ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN COMPTE CLIENT

2) Dans la nouvelle page, remplissez les champs suivants avant de cliquer sur ENREGISTRER 

1	Donnez un nom à votre compte (au moins une des deux langues)
2	Choisissez de quel type de compte il s'agit : Principal : Compte pour les frais courants (exemple : frais de condo) Frais : Comptes pour les frais spéciaux (exemple : frais de déménagement, refacturation, pénalités, etc.) Dépôt de sécurité : Pour comptabiliser un dépôt de sécurité (exemple : un résident doit faire un dépôt de 100$ pour réserver la salle commune) Dépôt autre : Pour comptabiliser tout autre type de dépôt de la copropriété Autre : Pour comptabiliser tout autre type de frais associés aux résidents (exemple : frais liés à un sinistre en attente de remboursement de l'assureur)
3	Cochez cette case, si le compte à recevoir sert, par exemple, à comptabiliser un dépôt de sécurité et que vous voulez exclure ces sommes du solde total des fractions impliquées.
4	Utilisez la barre de recherche pour trouver les fractions pour lesquelles créer ces comptes à recevoir.
5	Sélectionnez les fractions pour lesquelles vous souhaitez créer ce compte à recevoir.

MODIFIER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT

- Une fois les comptes clients créés, il est possible de modifier le nom, en changer le type, ou ajouter et retirer des comptes.

1) Dans la liste des comptes clients, cliquez sur l'icône de modification

2) Remplissez les champs suivants :

• Modifier le nom
• Modifier son type, s'il est comptabilisé dans le solde total de la fraction ainsi que les fractions pour lesquels il s'applique.
• Une fois les modifications apportées, appuyez sur ENREGISTRER dans la barre inférieure de l'écran.

SUPPRIMER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT

• Lorsqu'une catégorie de comptes à recevoir n'est pas utilisée par une propriété, il est possible de la supprimer afin qu'elle n'apparaisse plus dans les comptes à recevoir.
• S'il y a eu des transactions dans les comptes clients ou s'il s'agit de l'une des catégories par défaut de la propriété (soit frais de condo et autres frais), il sera impossible de supprimer cette catégorie de comptes.

1) Dans la liste des fonds, appuyez sur l'icône de modification du compte à archiver.

2) Rendez-vous sous ACTIONS, puis cliquez sur SUPPRIMER

3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en appuyant sur OUI.