Comment configurer une clé de répartition?

Modifié le  Sat, 06 Jan 2024 sur 03:32 PM

Dans un budget, les charges inscrites sont, par défaut, réparties entre les fractions selon les quotes-parts documentées dans le registre des fractions. Toutefois, il peut arriver que la répartition soit différente si, par exemple, l'entretien d'un stationnement est pris en charge par les détenteurs d'une place, ou si une fraction commerciale ne contribue pas à certaines dépenses (ex : nettoyage des tapis lorsque son commerce donne pignon sur rue et qu'il n'a pas accès aux parties communes intérieures). La clé de répartition permet ainsi de configurer des taux d'imputation des éléments budgétés différents de la quote-part pour répartir un ou plusieurs postes du budget.


TABLE DES MATIÈRES


Avant de commencer

  • Assurez-vous d'avoir créé toutes les fractions de votre copropriété dans le registre des fractions.
  • Pour l'import / export des clés de répartition, Excel est requis.


Où se trouve la fonction

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu FINANCIER, cliquez sur TOUTES LES FONCTIONNALITÉS, sous l'onglet PARAMÈTRES FINANCIERS, cliquez sur CLÉS DE RÉPARTITION


  • Toutes les clés de répartition créées apparaîtront à cet endroit. 
  • La clé de répartition générale est déterminée par les quotes-parts des fractions et ne peut être modifiée.



Créer une clé de répartition dans l'application

1) Cliquez sur AJOUTER.

2) Dans la première section, inscrivez le numéro de clé de répartition, l'identifiant, suivi d'un descriptif au besoin.

3) Dans la seconde section, remplissez les informations suivantes :

1
Pour ajouter une fraction individuelle ou plusieurs fractions à la fois.
2
Type de répartition
  • Répartition par pourcentage : pour répartir les montants selon des pourcentages définis. Cette répartition doit totaliser 100%. Idéal pour une répartition en proportion de la quote-part et exclure des fractions de la répartition de certaines dépenses (ex : les unités résidentielles se partagent au prorata de leur quote-part les frais d'entretien de l'ascenseur que la fraction commerciale n'utilise pas)
  • Répartition par facteur : pour fractionner le montant et le répartir parmi les fractions (ex. : 20 fractions avec un facteur de 1 auront chacune 1/20 de la charge). Idéal pour une répartition uniforme. (ex. : répartir équitablement les frais d'entretien du stationnement entre les fractions de stationnement. Dans ce cas, si vous avez des stationnements tandems qui assument 2x la dépense vs un stationnement standard, vous pouvez mettre 2 comme facteur).
3
Permet d'appliquer des règles de répartition prédéfinies, soit uniformes (à parts égales) ou selon la quote-part (au prorata).
4
Fractions se partageant la charge selon la clé de répartition.
5
Quote-part, selon le registre des fractions, des fractions sélectionnées. Cet élément ne peut pas être modifié et apparaît pour information seulement.
6
Pourcentage ou facteur attribué à la fraction selon la répartition. Cette information apparaît lorsque vous éditez une clé. Pour une nouvelle clé, il n'y a pas de valeur indiquée à cet endroit.

4) Cliquez sur ENREGISTRER. Les clés de répartition pourront ensuite être utilisées lors de l'ajout de nouveaux postes au budget.


Créer une clé de répartition par import/export

1) Choisissez le type de répartition de la clé.

2) Choisissez les fractions à impliquer dans la clé de répartition.

3) Sous ACTIONS, choisissez l'option EXPORTER.

4) Dans la fiche Excel, complétez la colonne QUOTE-PART (CLÉ), puis sauvegardez-la sur votre ordinateur.

5) De retour dans le portail, sous ACTIONS, choisissez l'option IMPORTER, puis téléversez-le dans le portail. Les données entrées seront retranscrites dans la section des fractions.


Modifier une clé de répartition

Si vous devez ajuster une clé de répartition que vous avez créée (exemple : un nouveau stationnement est ajouté à la propriété et ces espaces contribuent désormais aux charges communes liées à leur entretien), il est possible de les modifier en tout temps.


1) Rendez-vous dans la clé de répartition.


2) Effectuez vos mises à jour, puis cliquez sur ENREGISTRER.


Note : Si vous modifiez une clé de répartition utilisée dans un budget actif, les frais de condo seront ajustés pour les mois à venir uniquement.


Dupliquer une clé de répartition

Dans les cas où vous voulez utiliser une clé de répartition existante pour en faire une nouvelle, sachez qu'il est possible de dupliquer la clé, puis l'ajuster de la façon convenue.


1) Cliquez sur l'icône de duplication de la clé que vous voulez recréer.


2) Rendez-vous dans cette nouvelle clé, effectuez vos mises à jour, puis appuyez sur ENREGISTRER. Nous vous suggérons FORTEMENT de la changer de nom pour éviter les confusions. 


Archiver une clé de répartition

Si une clé de répartition n'est plus utilisée (ex. : créée pour un projet spécifique), il est possible de l'archiver afin qu'elle ne s'affiche plus dans la sélection lors de la saisie d'une ligne de budget.


1) Rendez-vous dans la clé de répartition.

 

2) Sous ACTIONS, choisissez l'option ARCHIVER.

Note : Si une clé de répartition est utilisée dans un budget, elle ne pourra pas être archivée.


Utiliser une clé de répartition

Budget avec clé de répartition par fonds

1) Rendez-vous sous FINANCIER > COMPTES > FONDS, puis dans le fonds auquel vous voulez appliquer la clé de répartition.


2) Dans les fonds, sélectionnez la clé de répartition appropriée dans le menu déroulant CLÉ DE RÉPARTITION (PROCHAIN BUDGET). Cette clé de répartition sera automatiquement appliquée à toutes les contributions à ce fonds.

Budget avec clé de répartition par compte

Lorsque vous ajoutez une contribution à votre budget, sélectionnez la clé de répartition dans le menu déroulant à cet effet. Le montant inscrit dans ce compte de revenus, si indiqué comme une contribution au fonds, sera réparti selon la règle de la clé de répartition.


Note : Vous pouvez aussi ajouter les clés de répartition aux comptes de dépenses, mais ceux-ci seront là qu'à titre indicatif pour spécifier quelles dépenses sont assumées par la contribution répartie avec cette règle.


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