Comment documenter les contrats de la propriété

Modifié le Mar, 10 Oct., 2023 à 11:54 H

Lorsqu'une entente est conclue entre la propriété et un fournisseur pour un service annuel ou ponctuel, il est possible de documenter le contrat dans le portail, d'être averti lorsque ce dernier arrive à échéance et permettre le renouvellement automatique des ententes annuelles.

TABLE DES MATIÈRES

AVANT DE COMMENCER
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
CONFIGURER LES CATÉGORIES DE CONTRAT
AJOUTER UN CONTRAT
- Contrat annuel
- Contrat ponctuel
ACTIONS SUR LES CONTRATS
QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

Ayez complété votre registre des fournisseurs.

Pour les contrats qui incluent des employés, ayez configuré les employés de la propriété dans la configuration du portail.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet CONTRATS.

RECAP :

Registres > Contrats

CONFIGURER LES CATÉGORIES DE CONTRAT

1) Rendez-vous dans l'onglet CONFIGURATION.

2) Consultez la liste des contrats et désactivez les catégories non-applicables.

3) Si une catégorie de contrat de la propriété n'est pas parmi celles par défaut, ajoutez-la sous le bouton ACTIONS, avec l'option AJOUTER UNE CATÉGORIE DE CONTRAT.

4) Dans la nouvelle fenêtre, donnez un nom à la catégorie, puis appuyez sur OK.

AJOUTER UN CONTRAT

Contrat annuel

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT ANNUEL.

2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.

3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :

A	S'il s'agit d'un contrat avec renouvellement automatique, cochez cette case, puis ajoutez le nombre de jours de préavis minimum pour le non-renouvellement du contrat.
B	Numéro de contrat.
C	Description du contrat, services compris dans l'entente, etc.
D	Au cas par cas, les types de contrat peuvent nécessiter certaines informations particulières, comme par exemple la responsabilité civile de la propriété dans un contrat d'assurances.
E	Date de début du contrat.
F	Date de fin du contrat.
G	Coût du contrat avant taxes, frais de financement et/ou autres frais.
H	Coût total du contrat.

4) Ajoutez le contrat ou tout autre document pertinent, puis appuyez sur ENREGISTRER.

Contrat ponctuel

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT PONCTUEL.

2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.

3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :

A	Titre du contrat.
B	Numéro de contrat.
C	Description du contrat, services compris dans l'entente, etc.
D	Date d'octroi du contrat.
E	Coût du contrat avant taxes, frais de financement et/ou autres frais.
F	Coût total du contrat.
G	Pour ajouter le contrat ou tout autre document pertinent.

4) Appuyez sur ENREGISTRER.

ACTIONS SUR LES CONTRATS

A) L'encadré contient toutes les informations de base en lien avec le contrat documenté.

B) Pour modifier les informations entrées au contrat.

C) Pour renouveler le contrat. Redirige directement dans la section appropriée dans l'édition du contrat.

D) Pour mettre fin au contrat. Avant de terminer le contrat, vous pourrez effectuer les modifications finales aux informations et termes du contrat.

E) GESTIONNAIRES SEULEMENT : Générer un bon de commande, afin de commander un bien ou service au fournisseur apparaissant au contrat.

F) Pour supprimer un contrat. Confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en appuyant sur OUI.

G) Si vous devez documenter un autre contrat pour cette catégorie. Vous pouvez avoir, lorsque nécessaire, plus d'un contrat dans la même catégorie.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: J'ai reçu plusieurs requêtes de service en lien avec des contrats manquants, est-ce normal?

R: C'est possible. Si le ménage dans les catégories de contrats annuels et la documentation de ces derniers est incomplète au moment de l'activation des notifications, le système va ouvrir une requête de service par contrat manquant. Par conséquent, assurez-vous d'avoir complété la configuration et documentation du registre avant d'activer les notifications.

Q: J'ai plusieurs contrats avec différents fournisseurs pour une même catégorie de service. Est-ce possible de tous les documenter?

R: Oui. Vous pouvez documenter plusieurs contrats distincts pour une même catégorie.

Q: Qui a accès aux contrats?

R: Cette documentation détaillée n'est accessible que pour les gestionnaires et les administrateurs/propriétaires. Par contre, les contrats téléversés sont aussi automatiquement ajoutés à la bibliothèque de documents. Vous pouvez donc décider du niveau de visibilité des documents individuellement.