Comment documenter les contrats de la propriété
Modifié le Mar, 10 Oct., 2023 à 11:54 H
Lorsqu'une entente est conclue entre la propriété et un fournisseur pour un service annuel ou ponctuel, il est possible de documenter le contrat dans le portail, d'être averti lorsque ce dernier arrive à échéance et permettre le renouvellement automatique des ententes annuelles.
TABLE DES MATIÈRES
- AVANT DE COMMENCER
- OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- CONFIGURER LES CATÉGORIES DE CONTRAT
- AJOUTER UN CONTRAT
- ACTIONS SUR LES CONTRATS
- QUESTIONS FRÉQUENTES
AVANT DE COMMENCER
Ayez complété votre registre des fournisseurs.
Pour les contrats qui incluent des employés, ayez configuré les employés de la propriété dans la configuration du portail.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail de la propriété
2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet CONTRATS.
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RECAP :
CONFIGURER LES CATÉGORIES DE CONTRAT
1) Rendez-vous dans l'onglet CONFIGURATION.
2) Consultez la liste des contrats et désactivez les catégories non-applicables.
3) Si une catégorie de contrat de la propriété n'est pas parmi celles par défaut, ajoutez-la sous le bouton ACTIONS, avec l'option AJOUTER UNE CATÉGORIE DE CONTRAT.
4) Dans la nouvelle fenêtre, donnez un nom à la catégorie, puis appuyez sur OK.
AJOUTER UN CONTRAT
Contrat annuel
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT ANNUEL.
2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.
3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :
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ABCDEFGH4) Ajoutez le contrat ou tout autre document pertinent, puis appuyez sur ENREGISTRER.
Contrat ponctuel
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN CONTRAT PONCTUEL.
2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez un fournisseur et la catégorie de contrat, puis appuyez sur OK.
3) Dans la fenêtre d'ajout, remplissez les champs suivants :
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ABCDEFG4) Appuyez sur ENREGISTRER.
ACTIONS SUR LES CONTRATS
A) L'encadré contient toutes les informations de base en lien avec le contrat documenté.
B) Pour modifier les informations entrées au contrat.
C) Pour renouveler le contrat. Redirige directement dans la section appropriée dans l'édition du contrat.
D) Pour mettre fin au contrat. Avant de terminer le contrat, vous pourrez effectuer les modifications finales aux informations et termes du contrat.
E) GESTIONNAIRES SEULEMENT : Générer un bon de commande, afin de commander un bien ou service au fournisseur apparaissant au contrat.
F) Pour supprimer un contrat. Confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en appuyant sur OUI.
G) Si vous devez documenter un autre contrat pour cette catégorie. Vous pouvez avoir, lorsque nécessaire, plus d'un contrat dans la même catégorie.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Q: J'ai reçu plusieurs requêtes de service en lien avec des contrats manquants, est-ce normal?
R: C'est possible. Si le ménage dans les catégories de contrats annuels et la documentation de ces derniers est incomplète au moment de l'activation des notifications, le système va ouvrir une requête de service par contrat manquant. Par conséquent, assurez-vous d'avoir complété la configuration et documentation du registre avant d'activer les notifications.
Q: J'ai plusieurs contrats avec différents fournisseurs pour une même catégorie de service. Est-ce possible de tous les documenter?
R: Oui. Vous pouvez documenter plusieurs contrats distincts pour une même catégorie.
Q: Qui a accès aux contrats?
R: Cette documentation détaillée n'est accessible que pour les gestionnaires et les administrateurs/propriétaires. Par contre, les contrats téléversés sont aussi automatiquement ajoutés à la bibliothèque de documents. Vous pouvez donc décider du niveau de visibilité des documents individuellement.