Comment créer et lier les unités de votre copropriété

Le registre des unités est l'une des composantes essentielles d'une propriété. Elle comprend toutes les unités de la propriété (condo, stationnements, casiers et autres), leurs quotes-parts et les numéros de cadastre, entre autres.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• AJOUT DES UNITÉS
  • MÉTHODE PAR IMPORT/EXPORT
  • MÉTHODE DE CRÉATION INDIVIDUELLE
• LIER LES UNITÉS
  • Liaison en lot
  • Liaison individuelle
• QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

- Pour l'import/export, une licence Excel est requise.

- Assurez-vous aussi d'avoir en main les éléments suivants :

• Tableau des parties privatives de la déclaration de copropriété (incluant les cadastres, quotes-parts, etc.)
• Registre des parties communes à usage restreint, le cas échéant (incluant notamment les stationnements intérieurs et/ou extérieurs, casiers, terrasses, celliers, etc.)
• Registre des assignations des parties communes à usage restreint (quel condo a quels stationnements, casiers, etc.)

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu REGISTRES, cliquez sur UNITÉS

AJOUT DES UNITÉS

MÉTHODE PAR IMPORT/EXPORT

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option IMPORT / EXPORT DES UNITÉS.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur TÉLÉCHARGER pour obtenir une fiche Excel à remplir.

3) Prenez connaissance des instructions de l'encadré, puis remplissez le fichier.

4) Une fois la feuille remplie, sauvegardez-la dans votre ordinateur.

5) De retour au portail, téléversez le fichier Excel.

5) Une fois que le fichier est téléversé et que les fractions sont créées dans le registre, appuyez sur CLIQUEZ ICI pour lier les fractions.

MÉTHODE DE CRÉATION INDIVIDUELLE

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE UNE UNITÉ.

2) Remplissez les informations pour l'unité.

3) Si vous avez déjà votre registre des résidents dans le portail et que cette fraction appartient à un groupe, cochez la case ASSIGNER CETTE FRACTION À UN GROUPE DE COPROPRIÉTAIRES, puis choisissez le groupe dans la liste déroulante qui apparaît. Dans le cas d'une fraction autre qu'un condo, liez la fraction à un condo si nécessaire.

4) Appuyez sur AJOUTER, puis répétez le processus pour toutes les fractions de votre propriété.

LIER LES UNITÉS

Lier les fractions permet d'associer des casiers, stationnements ou des fractions autres à un condo, facilitant entre autres la répartition des charges liées à leur utilisation et le transfert de toutes les fractions lors d'une vente.

Liaison en lot

1) Une fois l'import/export complété, appuyez sur le bouton CLIQUEZ ICI de l'étape 4.

2) Pour chacune des fractions de condo, entrez les stationnements, casiers et autres fractions qui lui sont associés, ou sélectionnez-les dans la liste déroulante. Si vous avez un grand nombre unités ou que l'ordre dans vos registres varie de celle présentée à l'écran, utilisez la barre de recherche sous "Condo" pour faciliter le processus.

Liaison individuelle

1) Dans le registre des résidents, appuyez sur l'unité de condo à laquelle associer des unités.

2) Dans la case Unités LIÉES, entrez les stationnements, casiers et autres fractions qui lui sont associés, ou sélectionnez-les dans la liste déroulante.

3) Une fois la sélection complétée, appuyez sur ENREGISTRER.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Si je n'ai pas toutes les informations (les numéros de stationnement ou à quelles unités ils sont liés, par exemple), est-ce que je peux remplir cette information plus tard?

R: Oui. Vous pouvez soumettre une grille Excel avec une portion des informations et/ou revenir plus tard pour compléter la liaison. Notez par contre que si votre total des quotes-parts n'est pas égal à 100%, vous ne serez pas en mesure d'avancer dans la portion financière, donc assurez-vous d'avoir tout complété avant d'arriver à cette section.

Q: À quoi sert la liaison des unités?

R: Sommairement, cela permet de regrouper ensemble les unités secondaires (stationnements, casiers et autres) à une unité de condo. Si des charges sont attribuables à ces unités secondaires, le tout sera additionné aux charges communes de l'unité principale, évitant ainsi de générer plusieurs états de comptes pour un même individu et évitant aussi, pour les personnes en charge de ce volet, de devoir diviser les paiements sur plusieurs comptes à chaque fois.

Q: Que faire si le total des quotes-parts ne totalise pas 100%?

R: Il arrive parfois, dans les déclarations de copropriété plus anciennes, que la répartition des quotes-parts n'arrive pas exactement à 100%. Dans un premier temps, assurez-vous de passer en revue les chiffres de votre déclaration en comparaison à ceux inscrits dans votre registre. Si l'écart est réel et significatif, vous pouvez rajuster les quotes-parts au prorata grâce au calcul suivant :

(Quote-part de la fraction / Quote-part totale) x 100