Comment créer et tenir le registre des fournisseurs de la propriété

Modifié le Mar, 10 Oct., 2023 à 10:51 H

Que ce soit pour des travaux, de la réparation, des achats ou de l'entretien, un immeuble est souvent appelé à avoir recours aux services de différentes compagnies.

Bâtir le registre des fournisseurs est aussi une étape obligatoire pour la saisie de factures et la documentation des contrats d'entretien de la propriété.

TABLE DES MATIÈRES

AVANT DE COMMENCER
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
ENTRER UN FOURNISSEUR
AUTRES OPTIONS D'UN FOURNISSEUR
MODIFIER, ARCHIVER OU SUPPRIMER UN FOURNISSEUR
QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

Ayez en main les informations des fournisseurs de services avec lesquels la propriété fait affaire.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet FOURNISSEURS.

RECAP :

Registres > Fournisseurs

ENTRER UN FOURNISSEUR

Ajout manuel d'un fournisseur

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN FOURNISSEUR.

2) Dans la catégorie INFORMATIONS GÉNÉRALES, ajoutez obligatoirement le nom de l'entreprise et ajoutez le plus d'information possible dans la fiche du fournisseur. Cochez ensuite la case POSSÈDE UNE ADRESSE pour ajouter l'adresse de L'entreprise.

3) Dans les catégories suivantes, ajoutez les informations :

A	Le ou les comptes de dépenses auxquels associer les factures du fournisseur.
B	Méthode de paiement

4) Appuyez sur ENREGISTRER.

À partir du catalogue des fournisseurs

Le catalogue des fournisseurs comporte une liste exhaustive de différents fournisseurs de services enregistrés dans le système. Si vous ajoutez vos fournisseurs à partir du catalogue, advenant un changement dans les coordonnées de la compagnie, les informations seront mises à jour dans votre registre.

1) Appuyez sur CATALOGUE DES FOURNISSEURS.

2) Le catalogue des fournisseurs comprend les éléments suivants :

A	Nom de l'entreprise.
B	Description et catégorie(s) des services du fournisseur.
C	Si le fournisseur offre un service d'urgence 24/7.
D	S'il s'agit d'un fournisseur pour les résidents.
E	S'il s'agit d'un fournisseur pour la propriété.
G	Pour ajouter le fournisseur à votre registre.

3) Recherchez parmi les fournisseurs avec le nom d'entreprise ou la description (A), ou cherchez selon les catégories de services offerts (B).

4) Une fois le fournisseur trouvé, cliquez sur l'icône d'ajout.

5) Vous serez redirigés vers l'écran d'ajout d'un fournisseur. Ajoutez ou modifiez les informations au besoin, puis appuyez sur ENREGISTRER.

Ajout d'un fournisseur résident

Cette méthode permet de recréer un résident comme fournisseur pour votre propriété. Dans le cas où il s'agit d'un concierge résident ou si les membres du conseil d'administration sont rémunérés ou doivent être remboursés certaines dépenses, cette méthode est toute indiquée pour faciliter la gestion des paiements à leur faire.

1) Sous AJOUTER, choisissez l'option AJOUTER UN RÉSIDENT COMME FOURNISSEUR.

2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le résident dans le menu déroulant, puis appuyez sur AJOUTER.

Note : Les informations du résident, tel que ses coordonnées et son nom, sont liées à sa fiche de résidents dans le registre, donc vous n'aurez aucune modification à faire à ces champs. De plus, Si vous effectuez des paiements par paiement électronique, il sera possible d'utiliser les informations bancaires du résident afin de lui verser les sommes dûes.

AUTRES OPTIONS D'UN FOURNISSEUR

Une fois un fournisseur créé, les factures, contrats et communications avec ce dernier seront regroupées dans la fiche du fournisseur.

Aperçu	Cette section contient notamment les informations générales telles que els coordonnées du fournisseur, les personnes contacts, ainsi que le ou les contrats signés avec le fournisseur.
Détails	C'est à cet endroit que vous pourrez documenter le détail des informations du fournisseur, comme son adresse complète, son numéro de license RBQ, le mode de paiement pas défaut ainsi que le compte de dépenses auquel associer les factures par défaut.
Factures	Sous cet onglet, vous pourrez consulter l'historique des factures émises par le fournisseur ainsi que leur statut de traitement.
Notes de crédit	Toutes les notes de crédit émises par le fournisseur et répertoriées par la propriété seront regroupées à cet endroit.
Requêtes	Si, dans une requête de service, le fournisseur est ajouté dans les informations générales de la requête, celle-ci sera ajoutée à cet endroit. Cela permet de faire le compte-rendu des problèmes de l'immeuble pour lesquels un fournisseur est intervenu.
Communications	Les échanges avec un fournisseur, tant ceux faits à travers le portail que ceux répertoriés manuellement dans l'historique des communications, seront regroupés à cet endroit. Il est aussi possible de répertorier et exporter les échanges avec un fournisseur à travers cet onglet.
Historique	L'historique contient le compte-rendu des modifications effectuées dans les informations du fournisseur.

MODIFIER, ARCHIVER OU SUPPRIMER UN FOURNISSEUR

1) Cliquez sur la fiche du fournisseur.

2) Modifiez les informations à mettre à jour. S'il s'agit d'un fournisseur ajouté via le catalogue, vous pourrez aussi restaurer les informations telles qu'inscrites au catalogue en appuyant sur VALEURS PAR DÉFAUT.

3) Pour archiver le fournisseur, sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option appropriée.

Note : Si vous avez fait affaire avec ce fournisseur (associé à un contrat, un entretien ou une facture), il sera impossible de le supprimer.

4) Confirmez votre action en appuyant sur OUI.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Je ne peux pas modifier certaines informations à propos du fournisseur. Pourquoi?

R: Si vous avez utilisé les informations d'un fournisseur à partir du catalogue UpperBee, il sera impossible de modifier certaines informations de base. Sommairement, plusieurs fournisseurs utilisent la plateforme UpperBee Experts, sur laquelle ils peuvent eux-mêmes mettre à jour ces informations et la diffuser dans l'ensemble du réseau UpperBee. Lorsque le tout est alimenté par la source de l'information, le tout n'est pas modifiable.

Q: Les résidents ont-ils accès à ce répertoire?

R: Oui. Les résidents peuvent consulter le catalogue des fournisseurs s'ils cherchent à obtenir des services pour eux-mêmes. Ils verront aussi lesquels sont autorisés et lesquels sont sur la liste noire de la propriété pour les aider à faire un choix éclairé en fonction des expériences antérieures de la propriété.