Utile pour les syndicats en gestion professionnelle. Cet outil permet aux administrateurs signataires d'approuver les paiements de leur syndicat en ligne en consultant la facture et les pièces justificatives ainsi qu'en consultant les données comptables et financières liées à un paiement.
Le gestionnaire peut ensuite imprimer le chèque avec les signatures des administrateurs et le transmettre au fournisseur.
AVANT DE COMMENCER
- L'administrateur doit être inscrit au portail web.
- Le gestionnaire doit avoir configuré la fonctionnalité.
- Le gestionnaire doit avoir configuré les options de signataires, soit :
- Le nombre de signature(s) requise(s) au compte bancaire du syndicat;
- Les signataires autorisés au compte bancaire et leur ordre; et
- Les signatures électroniques des administrateurs signataires.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Connectez-vous au portail du syndicat
2) Appuyez sur le menu C.A.
3) Appuyez sur l'onglet APPROBATION DE PAIEMENTS
FONCTIONNEMENT
Notification des paiements à approuver
Lorsque vous devez approuver des paiements, vous recevez une notification par courriel vous indiquant la liste des paiements à approuver.
Appuyez sur le lien VOIR LES PAIEMENTS pour être dirigé vers l'écran d'approbation de paiement dans le portail.
OU
Suivez les instructions de la rubrique OÙ SE TROUVE LA FONCTION pour vous y rendre.
Exemple de notification par courriel :
Approbation des paiements | Méthode groupée
Permet l'approbation des paiements en visualisant les informations de base liées au paiement, c'est-à-dire, le fournisseur, le numéro de la facture, la date du paiement, le montant, le numéro du chèque et une note complémentaire.
1) Sélectionnez tous les paiements que vous souhaitez dans la liste des paiements en attente d'approbation.
2) Appuyez sur le bouton APPROUVER LES PAIEMENTS SÉLECTIONNÉS.
3) Saisissez votre NIP (voir note 1 en bas de la page) pour valider l'utilisation de votre signature et votre approbation.
Approbation de paiements | Méthode détaillée
Permet l'approbation des paiements tout en visualisant la/les factures et les pièces justificatives de même que les informations comptables et financières du syndicat.
1) Appuyez sur la ligne du paiement que vous souhaitez visualiser.
2) Prenez action sur le paiement. Les actions possibles sont :
 | Approbation du paiement |
 | Rejet du paiement ATTENTION : il est conseillé d'utiliser ce bouton en dernier recours. Si vous souhaitez rejeter un paiement, utilisez le bouton POSER UNE QUESTION pour en aviser le gestionnaire et permettre les suivis requis pour obtenir une note de crédit et éviter les démêlés avec le fournisseur concerné. |
 | Poser une question Le responsable de la comptabilité de votre syndicat de même que les destinataires que vous choisirez recevront votre question et pourront effectuer les suivis requis. |
3) Prenez action sur la facture suivante puisque vous serez redirigés vers le prochain paiement à approuver.
Notez qu'il vous est toujours possible de changer de facture en utilisant les flèches qui se trouvent en haut à droite de l'écran.
Exemple fictif de l'écran d'approbation de paiement :
Note 1 : Programmation du NIP (première utilisation seulement) Pour des raisons de sécurité, lors de l'approbation des paiements et pour l'utilisation de votre signature sur les chèques du syndicat, vous devez programmer un NIP lors de la première utilisation, lequel vous sera demandé pour toute approbation subséquente. Pour y arriver :
1) Suivez la procédure d'approbation de votre choix (groupée ou détaillée) 2) Dans la fenêtre qui apparaîtra, inscrivez le NIP de votre choix dans les deux champs affichés.
NIP oublié ? Si vous oubliez votre NIP, cliquez sur le lien « NIP oublié? » dans la fenêtre dans laquelle vous saisissez normalement votre NIP.
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