Nouveauté MANAGER : Réception de documents en ligne

Veuillez noter que les nouveautés suivantes seront disponibles aux licenciés UpperBee Manager dès la semaine du 18 décembre 2023.

TABLE DES MATIÈRES

Réception de documents en ligne

• 1. Téléversement des factures
• 2. Courriels payables des propriétés
• 3. Statistiques sur le traitement des documents
• 4. Saisie par intelligence artificielle
• 5. Communiquez avec le fournisseur via la plateforme
• 6. Division des documents

FAQ

Réception de documents en ligne

Dans le but d'améliorer la gestion des comptes payables des clients, l'outil de réception de documents permettra aux équipes comptables de gérer la réception des documents financiers de leurs clients via la plateforme UpperBee. Les documents transmis par courriel pourront être traités via la plateforme.

1. Téléversement des factures

Il demeurera possible de téléverser directement les pièces jointes via UpperBee pour les documenter ou procéder à une lecture du document par intelligence artificielle, dans le cas des portails bénéficiant d'un abonnement UpperBee Pay.

2. Courriels payables des propriétés

Chaque propriété gérée aura droit à sa propre adresse pour la réception des factures, permettant une classification plus rapide dans le portail auquel la facture est destinée.

3. Statistiques sur le traitement des documents

Bénéficiez d'une analyse sur le volume et le temps de traitement des documents, disponible à partir de l'application.

4. Saisie par intelligence artificielle

Pour les portails munis d'un abonnement UpperBee Pay, l'équipe de gestion bénéficiera d'une lecture par intelligence artificielle des factures, permettant d'accélérer le processus de saisie de ces dernières. Les éléments sont gradés selon le degré de confiance de l'intelligence artificielle dans la donnée extraite et vous avez toujours la capacité d'ajouter ou rectifier les données suggérées.

5. Communiquez avec le fournisseur via la plateforme

Envoyez un courriel directement au fournisseur si des précisions par rapport à certains éléments de la facture est requise. Les réponses pourront ensuite être traitées directement dans une requête de service.

6. Division des documents

Si un fournisseur ajoute plusieurs factures à un seul envoi, il sera possible de diviser les documents afin de faire une saisie individuelle de tous les documents compris dans la transmission. Chaque lot de documents sera considéré comme sa propre entrée.

FAQ

Q: Puis-je continuer à utiliser le numériseur de documents installé sur mon poste de travail?

R: Oui. Pour le moment, l'outil de réception de documents se veut une alternative plus conviviale à l'outil. Si le numériseur n'est plus pris en charge à terme, vous serez avisés de la chose.

Q: Les documents doivent-ils être d'un certain format pour être lus par l'IA?

L'intelligence artificielle supporte en ce moment les documents au format PDF. Si un document est soumis sous un autre format, par exemple Excel, il sera recommandé de le convertir en PDF pour permettre à l'IA de faire son travail.

Q: Puis-je utiliser la réception de document peu importe le système d'exploitation?

R: Oui, et c'est d'ailleurs l'un des avantages majeurs de cette fonctionnalité. Contrairement au numériseur qui ne peut être installé que sur PC, la réception de documents est complètement hébergée sur l'application web, permettant à cette dernière d'être compatible avec PC, Mac, etc.

Q: Doit-on impérativement créer une adresse par propriété?

R: Idéalement. Il demeurera possible d'utiliser l'outil, mais d'avoir une adresse par propriété offre une foule d'avantages pour toutes les parties impliquées comme un allègement des étapes de saisie par la compagnie, et une stabilité au niveau des moyens de communication pour le client et le fournisseur puisque l'adresse créée demeure attachée au portail, peu importe son gestionnaire.