Gestion des réunions et assemblées

Le portail vous permet de gérer efficacement les réunions de votre conseil d'administration et les assemblées du syndicat en préparant l'avis de convocation, l'ordre du jour, le procès-verbal, etc.

TABLE DES MATIÈRES

• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• CRÉER LA RÉUNION
• COMPOSER L'ORDRE DU JOUR
• VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES
• FINALISER L'AVIS DE CONVOCATION
  • Configurer la page de présentation (Compagnies de gestion seulement)
  • Générer l'avis de convocation
• CONVOQUER LA RÉUNION
  • Convocation par courriel
  • Convocation par courrier
• GÉRER DES PROCURATIONS (assemblées seulement)
  • Ajouter manuellement une procuration
• VISUALISER LES RAPPORTS
• PARAMÉTRER LES VOTES (assemblées seulement) 
• PRÉPARER LES DOCUMENTS POUR LA RÉUNION
• CALCULER LE QUORUM ET LES VOTES (assemblées seulement) 
• PROCÈS-VERBAL
  • Configuration des signataires
  • Rédaction du procès-verbal
  • Signature du procès-verbal (manuel)
  • Envoi du procès-verbal signé
• FERMETURE DE LA RÉUNION
  • Ajouter la liste de présence signée
  • Terminer la réunion

AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir un courriel valide pour chaque copropriétaire afin de pouvoir les convoquer électroniquement.

Ayez vos administrateurs configurés sur le portail pour les convoquer aux réunions du C.A.

Pour les compagnies de gestion, assurez-vous d'avoir configuré les paramètres de réunions du syndicat.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le menu COLLABORATION.

2) Appuyez sur l’onglet RÉUNIONS.

RECAP :

 Portail du syndicat ► Collaboration ► Réunions 

CRÉER LA RÉUNION

1) Sous le bouton ACTIONS, appuyez sur AJOUTER UNE RÉUNION.

2) Remplissez les champs requis marqués d’un astérisque rouge (*). Les autres informations pourront être remplies plus tard, mais seront obligatoires pour la convocation.

3) Appuyez sur AJOUTER et la réunion sera créée dans le portail.

COMPOSER L'ORDRE DU JOUR

L'ordre du jour est la liste des sujets qui seront discutés au cours de la réunion.

1) Dans la réunion, rendez-vous sous l'onglet ORDRE DU JOUR.

2) Un ordre du jour est proposé selon le type de réunion choisi. Pour ajouter des sujets à l'ordre du jour, appuyez sur AJOUTER UN SUJET.

3) Remplissez tous les champs. Si votre réunion est bilingue, assurez-vous de remplir les champs dans les deux langues en appuyant sur les onglets correspondants.

3) S'il s'agit du seul sujet à ajouter, appuyez directement sur ENREGISTRER. Pour continuer l'ajout de sujets, appuyez sur la flèche du bouton, puis sur ENREGISTRER ET CRÉER UN NOUVEAU et répétez le processus jusqu'à ce que tous les sujets soient ajoutés.

4) Vous pouvez apporter des changements aux sujets de l'ordre du jour en appuyant sur MODIFIER.

5) Modifiez les champs désirés. Si votre réunion est bilingue, assurez-vous d'effectuer les changements dans les deux langues en appuyant sur les onglets correspondants.

6) Appuyez sur ENREGISTRER. Pour ne modifier que ce sujet, appuyez sur ENREGISTRER dans le menu pour retourner à l'écran de l'ordre du jour. Pour continuer les modifications à l'ordre du jour, appuyez sur SUIVANT ou PRÉCÉDENT pour naviguer entre les sujets.

7) Pour modifier l'ordre des sujets, appuyez sur l'encadré des flèches à gauche et en maintenant votre souris enfoncée, glissez le sujet à l'endroit désiré. Pour une réunion bilingue, cette modification se fait automatiquement dans les deux langues.

8) Pour retirer un sujet de l'ordre du jour, appuyez sur le bouton SUPPRIMER correspondant.  Pour une réunion bilingue, cette modification se fait automatiquement dans les deux langues. 

VALIDER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES

1) Rendez-vous sous l'onglet CONVOCATION.

2) Si vous n'avez pas indiqué la date et le lieu de votre réunion, ou pour modifier ces informations, appuyez sur MODIFIER.

3) Remplissez les champs, puis appuyez sur OK pour sauvegarder. Cochez la case LA DATE DE RÉUNION EST CONFIRMÉE pour ajouter la réunion au calendrier.

FINALISER L'AVIS DE CONVOCATION

1) Rendez-vous sous l'onglet DOCUMENTS.

2) Les documents de base de l'avis de convocation sont produits pour vous. Par contre, vous devrez ajouter les états financiers, le budget et autres documents pertinents à l'assemblée. Pour inclure ces documents, appuyez sur AJOUTER DES FICHIERS...

3) Sélectionnez les fichiers dans votre ordinateur. Seuls les fichiers en format Word et PDF sont permis. 

Note : Les documents seront automatiquement paginés pour vous au moment de produire l'avis de convocation, donc vous n'avez pas à le faire avant de les téléverser.

4) Choisissez la langue (si la réunion est bilingue), puis appuyez sur TÉLÉVERSER pour chacun d'entre eux.

5) Pour ordonner les documents de l'avis de convocation, appuyez sur les flèches à gauche, maintenez votre souris enfoncée et faites glisser le document à l'endroit désiré.

Configurer la page de présentation (Compagnies de gestion seulement)

Une page de présentation de l'avis de convocation est suggéré dans la section DOCUMENTS DE CONVOCATION. Toutefois, certains éléments de celle-ci restent à configurer.

1) Téléchargez une copie de la page de présentation afin d'y ajouter les informations manquantes.

Note : Si votre réunion est bilingue, vous devrez ajouter les informations dans les deux pages de présentation.

2) Ouvrez le fichier Word et remplissez les champs manquants.

3) Sauvegardez la nouvelle page de présentation, puis ajoutez-la aux documents de convocation avec le bouton AJOUTER DES FICHIERS...

4) Déplacez la page de présentation au bon endroit, puis effacez la page générée par le portail.

Note : Si un ou plusieurs documents de base sont effacés, vous pouvez les récupérer en appuyant sur ACTIONS, puis sur RESTAURER LES DOCUMENTS PAR DÉFAUT.

Générer l'avis de convocation

1) Une fois les documents de convocation téléversés et ordonnés, appuyez sur ACTIONS, puis sur GÉNÉRER LE DOCUMENT DE CONVOCATION.

2) Les avis de convocation générés seront ajoutés à la section AVIS DE CONVOCATION FINAL. Vous pouvez les consulter en appuyant sur leur nom en hyperlien et ainsi vous assurer de leur conformité.

3) Assurez-vous que le fichier est conforme. Appuyez sur le titre de l'avis de convocation pour le consulter et le vérifier.

CONVOQUER LA RÉUNION

Convocation par courriel

1) Rendez-vous sous l'onglet CONVOCATION de votre réunion, aux étapes 3 à 5.

2) Pour recevoir un exemple de convocation par courriel, rendez-vous à l'étape 3 et appuyez sur le bouton.

Exemple d'avis de convocation par courriel : 

3) Pour vérifier les avis avant de convoquer, vous pouvez les télécharger.

4) Rendez-vous à l'étape 5, puis appuyez sur CONVOQUER LA RÉUNION.

5) Vérifiez et modifiez les courriels au besoin, dans les deux langues le cas échéant. Ne retirez PAS les codes et liens dans le courriel par défaut, sinon les copropriétaires ne pourront pas signifier le statut de leur participation ou donner une procuration en ligne. Une fois terminé, appuyez sur OUI pour convoquer.

6) Le système programme des envois de rappels aux copropriétaires n'ayant pas défini leur participation à tous les trois (3) jours, en plus d'un rappel à tous la veille de l'assemblée. Vous pouvez modifier l'horaire des rappels dans la section ENVOYER DES RAPPELS.

Convocation par courrier

1) Rendez-vous dans l'onglet PRÉSENCES ET PROCURATIONS de la réunion.

2) Si vous souhaitez ne convoquer par courrier que les copropriétaires n'ayant pas répondu au courriel, appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez le format d'étiquette ou d'enveloppe requis pour en générer le modèle d'impression.

3) Si vous souhaitez convoquer tous les copropriétaires par courrier, rendez-vous dans le registre des résidents. Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option IMPRESSION D'ENVELOPPES ET LIBELLÉS POUR LES COPROPRIÉTAIRES.

4) Choisissez le format d'étiquette/enveloppe à générer, puis le type de document à télécharger (PDF ou Word).

5) Retournez à votre réunion, sous l'onglet CONVOCATION. Dans la section VISUALISER L'AVIS DE CONVOCATION OFFICIEL, téléchargez le document dans la ou les langues requises.

GÉRER DES PROCURATIONS (assemblées seulement)

Lors des assemblées, un copropriétaire ne pouvant pas être présent peut donner une procuration à une personne pour qu'elle agisse en son nom pendant l'assemblée. Dans le courriel, un copropriétaire pourra fournir sa procuration, soit une copie signée et numérisée, ou en ligne.

Lorsqu'un copropriétaire soumet une procuration, celle-ci s'ajoutera automatiquement dans la réunion, sous l'onglet PRÉSENCES ET PROCURATIONS, accompagné du nom de son représentant.

Ajouter manuellement une procuration

Il se peut qu'un syndicat ait en sa possession des procurations qui n'ont pas été soumises dans le portail. Pour les ajouter :

1) Numérisez et enregistrez les procurations dans votre ordinateur.

2) Appuyez sur l'icôneassocié au copropriétaire ayant donné sa procuration.

3) Choisissez l'option de procuration applicable, puis téléversez la procuration.

3) Sélectionnez le représentant (Copropriétaire, C.A. ou Autre), puis appuyez sur ENREGISTRER.

4) Si vous devez modifier le représentant d'une procuration, appuyez sur l'icôneet faites les changements nécessaires.

Note : Une procuration permanente reste au dossier d'un copropriétaire et apparaîtra à chaque assemblée, donc vous n'aurez pas à la rajouter à nouveau. Pour retirer une procuration permanente d'un copropriétaire, rendez-vous dans la section DOCUMENTS de son dossier dans le registre des copropriétaires.

VISUALISER LES RAPPORTS

Une fois la réunion convoquée, vous pourrez suivre la projection de l'atteinte du quorum.

1) Rendez-vous dans l'onglet PRÉSENCES ET PROCURATIONS, puis sous STATISTIQUES.

2) Les résultats préliminaires seront affichés, permettant ainsi de voir la tendance d'atteinte du quorum, le nombre de personnes présentes, le nombre de procurations données, combien ont répondu à la convocation, etc.

3) Pour télécharger une version Excel de ces données, appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option d'exportation désirée :

4) L'option EXPORTER LA LISTE VERS EXCEL générera une fiche contenant informations de base sur la présence des copropriétaires, à qui leur procuration est octroyée, quand ils ont lu le courriel de convocation, etc.

5) L'option EXPORTER LES STATISTIQUES contenant les statistiques sur les votes et quotes-parts des copropriétaires, le total des voix présentes, absentes ou sans réponse, etc.

PARAMÉTRER LES VOTES (assemblées seulement) 

1) Rendez-vous dans l'onglet ORDRE DU JOUR.

2) Si un sujet nécessite un vote, choisissez le type dans le menu déroulant.

Note : Un bulletin de vote des administrateurs comportera 10 choix laissés vierges afin de donner la flexibilité nécessaire en cas de mises en candidature de dernière minute. Pour les copropriétés plus volumineuses, il est aussi recommandé de configurer plus d'une ronde pour avoir le nombre de bulletins nécessaire en cas de vote non-concluants, c'est-à-dire si le résultat ne permet pas l'élection du nombre requis d'administrateurs à plus de 50% des voix.

PRÉPARER LES DOCUMENTS POUR LA RÉUNION

Pour votre réunion, vous aurez besoin de certains documents. Voici comment les obtenir :

1) Rendez-vous dans l'onglet DOCUMENTS.

2) Rendez-vous dans la section TENUE DE LA RÉUNION et téléchargez les documents que vous souhaitez avoir en main lors de la réunion.

CALCULER LE QUORUM ET LES VOTES (assemblées seulement) 

Pour faciliter la tenue de votre assemblée, un fichier Excel est disponible pour calculer le quorum et les votes en tenant compte des quotes-parts et des pertes de droits de votes.

1) Rendez-vous dans l'onglet DOCUMENTS.

2) Parmi les documents de la section TENUE DE LA RÉUNION se trouve le fichier nommé Calcul du quorum et des résultats de votes. Téléchargez-le.

3) Prenez connaissance des instructions en haut du fichier.

4) Indiquez si les copropriétaires ou leurs représentants sont présents en apposant un X dans la colonne indiquée. Lorsqu'un copropriétaire a un X dans les colonnes "Peut voter?" et "Présent?", la ligne de ses votes deviendra verte, signifiant que ses votes seront comptabilisés dans le résultat final.

5) Si vous procédez à des votes par scrutin, récupérez les bulletins de vote et inscrivez un X dans la case correspondante si le copropriétaire vote en faveur.

6) Lors du calcul du quorum et des votes, les résultats seront automatiquement mis à jour à droite dans la fiche. Vous pourrez utiliser ces informations dans le procès-verbal.

PROCÈS-VERBAL

Après les réunions, il est nécessaire de produire un procès-verbal.

Pour procéder à toutes les étapes, rendez-vous sous l'onglet PROCÈS-VERBAL de votre réunion.

Ayez en main vos notes d'assemblée afin de compléter ce document. 

Configuration des signataires

1) Dans la section SIGNATAIRES DU PROCÈS-VERBAL, appuyez sur le bouton MODIFIER LES SIGNATAIRES DU PROCÈS-VERBAL.

2) Sélectionnez les signataires (président et secrétaire d'assemblée pour les assemblées, secrétaire de réunion et secrétaire du C.A. pour les réunions) et appuyez sur OK. Il peut s’agir de la même personne pour les deux postes.

Rédaction du procès-verbal

1) Dans la section CONTENU DU PROCÈS-VERBAL, appuyez sur le bouton MODIFIER du sujet pour accéder à l'écran d'édition.

2) Complétez les champs manquants dans le texte. Si vous ne souhaitez pas utiliser le modèle proposé, vous pouvez écrire le sujet à votre façon. S'il s'agit d'une réunion bilingue, assurez-vous de rédiger le texte du sujet dans les deux langues sous leur onglet.

3) Si le sujet nécessite un suivi quelconque (exemple : le conseil d'administration a décidé de contacter le fournisseur en charge d'un projet sur l'immeuble), il est possible de créer une requête de service en appuyant sur ACTIONS, puis sur CRÉER UNE REQUÊTE DE SERVICE.

4) Cochez les cases applicables :

5) Appuyez sur ENREGISTRER. S'il s'agit du seul sujet à rédiger, appuyez sur ENREGISTRER dans le menu. Pour continuer de rédiger le procès-verbal, appuyez sur SUIVANT ou PRÉCÉDENT pour naviguer entre les sujets.

Signature du procès-verbal (électroniquement)

1) Si les signataires sont des copropriétaires ET qu'ils ont un courriel valide dans le portail, rendez-vous dans la section ENVOI DU PROCÈS-VERBAL AUX SIGNATAIRES POUR SIGNATURE et appuyez sur le bouton.

2) Appuyez sur ENVOYER pour faire parvenir le procès-verbal aux signataires.

3) Les signataires recevront un courriel contenant un lien pour signer le document électroniquement.

4) Les signataires devront vérifier le document, puis appuyer sur APPROUVER pour ajouter leur signature électronique.

Exemple de signature électronique :

Note : Toute modification au procès-verbal après son envoi aux signataires annulera les signatures qui y ont été apposées.

Signature du procès-verbal (manuel)

1) Rendez-vous sous l'onglet DOCUMENTS.

2) Rendez-vous dans la section PROCÈS-VERBAL, puis téléchargez-le. Si votre réunion est bilingue, téléchargez-le dans les deux langues pour son approbation.

3) Imprimez le(s) document(s) et faites-le(s) vérifier et signer par les officiers.

4) Sous l'onglet DOCUMENTS, dans la section DOCUMENTS FINAUX - PROCÈS-VERBAL SIGNÉ, appuyez sur AJOUTER LE PROCÈS-VERBAL SIGNÉ et téléversez-le.

5) Appuyez sur le bouton TÉLÉVERSER pour l’ajouter parmi les documents finaux. Si votre réunion était bilingue, vous devrez téléverser un document pour chacune des deux langues. Même si vous n'êtes pas tenu de rédiger le procès-verbal dans les deux langues, vous devrez néanmoins rendre le document disponible pour tous les locuteurs.

Envoi du procès-verbal signé

1) Dans la section ENVOI DU PROCÈS-VERBAL SIGNÉ, appuyez sur le bouton.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur ENVOYER.

3) Les gens concernés recevront un courriel contenant un lien pour télécharger le procès-verbal signé.

4) Faites le suivi des gens ayant téléchargé le document sous PROCÈS-VERBAL LU.

5) Pour préparer les enveloppes et envoyer le procès-verbal par la poste, sélectionnez les copropriétaires à qui l'envoyer (ou appuyez sur SÉLECTIONNER LES NON LUS), puis appuyez sur IMPRESSION D'ENVELOPPES ET LIBELLÉS POUR LES COPORPRIÉTAIRES.

6) Pour obtenir le modèle d'impression, choisissez le format d'enveloppe ou d'étiquettes, puis appuyez sur GÉNÉRER dans le format de votre choix.

7) Rendez-vous sous l'onglet DOCUMENTS. sous la section DOCUMENTS FINAUX - PROCÈS-VERBAL SIGNÉ spour télécharger et imprimer le nombre de copies requises.

FERMETURE DE LA RÉUNION

Pour terminer une réunion, il faut ajouter le procès-verbal ainsi que la liste de présences signée à la réunion.

Ajouter la liste de présence signée

1) Numérisez la liste de présence et sauvegardez-la dans votre ordinateur.

2) Appuyez sur l'onglet DOCUMENTS et rendez-vous en bas de page.

3) Appuyez sur AJOUTER LA LISTE DE PRÉSENCE SIGNÉE et sélectionnez votre liste numérisée dans votre ordinateur.

4) Appuyez sur le bouton TÉLÉVERSER pour l’ajouter parmi les documents finaux.

Terminer la réunion

Une fois toutes les étapes franchies, dans l’onglet ÉTAPES À SUIVRE, appuyez sur le bouton CLIQUER ICI POUR TERMINER LA RÉUNION et confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en appuyant sur OUI.

Note : Une réunion terminée ne peut pas être modifiée. Si vous devez apporter des changements, vous devrez rouvrir la réunion.