Avant de prendre une décision finale, il se peut qu'un conseil d'administration veuille consulter les copropriétaires afin d'avoir leur opinion sur le sujet. Le portail permet aux administrateurs de poser la question aux copropriétaires et de recueillir leurs réponses au moyen de sondages.
AVANT DE COMMENCER
Assurez-vous d'avoir complété le registre des copropriétaires avec le courriel de ces derniers.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet SONDAGES.
| RECAP : Collaboration > Sondages |
CRÉER UN SONDAGE
1) Appuyez sur AJOUTER UN SONDAGE.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Question à poser au copropriétaire. |
| B | Date de fin du sondage. |
| C | Entrez les choix de réponses dans les champs. Minimum 2, maximum 6. |
| D | Pour ajouter d'autres informations supplémentaires à des fins consultatives. Ce qui est inscrit dans cette section sera inclus dans l'envoi aux copropriétaires. |
3) Pour sauvegarder le sondage avant l'envoi, appuyez directement sur ENREGISTRER COMME BROUILLON. Pour diffuser le sondage, appuyez sur la flèche, puis sur l'option ENREGISTRER ET DIFFUSER PAR COURRIEL AUX COPROPRIÉTAIRES.
RÉPONDRE AU SONDAGE
Note : Il n'est pas nécessaire d'être inscrit au portail pour répondre au sondage. Tous les copropriétaires dont l'adresse courriel figure à leur fiche de copropriétaire recevront l'invitation.
1) Une fois un sondage enregistré et diffusé, les copropriétaires recevront dans leur boîte courriel une invitation à répondre au sondage comprenant la question et les informations supplémentaires. Pour effectuer un choix, appuyez sur l'un des deux liens contenus dans le courriel.
Note : Les copropriétaires inscrits au portail pourront également accéder au sondage à partir de la page d'accueil.
2) Dans la nouvelle page web, choisissez l'option désirée, puis appuyez sur ENREGISTRER.
CONSULTER ET INTERPRÉTER LES RÉSULTATS
Graphique
1) Pour le sondage à consulter, appuyez sur l'icône RÉSULTATS.
2) Dans la nouvelle fenêtre, un graphique affichera les résultats du sondage selon la quote-part des membres ayant voté. Entre parenthèses, le nombre de votes pour chacune des options sera affiché.
Graphique et détails
1) Pour le sondage à consulter, appuyez sur l'icône DÉTAIL.
2) Dans la section RÉPONSES, sous le bouton LISTE, les détails suivants seront affichés :
| A | Nom du copropriétaire. |
| B | Fractions appartenant au copropriétaire. |
| C | Pourcentage de quote-part détenu par le copropriétaire. |
| D | Choix de réponse sélectionné par le copropriétaire. |
| E | Pour ajouter ou modifier la réponse du copropriétaire, au besoin. |
3) Dans la section STATISTIQUES, les détails suivants seront affichés :
| A | Répartition des votes par quotes-parts sur graphique. |
| B | Choix de réponse. |
| C | Nombre de votes obtenus par voix. |
| D | Pourcentage du vote obtenu par quotes-parts. |
| E | Pourcentage du vote obtenu par voix. |