Bâtir sa foire aux questions (FAQ)

Modifié le Mer, 3 Janv., 2024 à 3:39 H

La foire aux questions (FAQ) est la section regroupant certaines informations de la propriété pour les résidents, les administrateurs/propriétaires ainsi que les gestionnaires. Cela permet, entre autres :

- la consolidation des informations de base que les résidents pourraient demander par requête de service à un endroit (exemple : "quel est le mot de passe Wi-Fi du lobby?")

- l'ajout des informations importantes concernant la gestion et opération de la propriété (exemple : "où se trouvent les clés des unités pour la tournée d'inspection alarme-incendie?")

- de bâtir une un registre des instructions et procédures particulières (exemple : "comment faire une demande d'approbation de travaux pour mon condo?")

- de faciliter la saisie et la recherche d'informations pertinentes.

Une FAQ bien bâtie peut permettre de réaliser beaucoup d'économies de temps à une équipe de gestion en termes de recherche et de diffusion d'informations cruciales.

TABLE DES MATIÈRES

AVANT DE COMMENCER
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ
EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ
SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR
QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

Ayez en main les informations pertinentes que vous voulez enregistrer dans le portail.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu COLLABORATION, cliquez sur FAQ

AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ

1) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE QUESTION / RÉPONSE

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables avant de cliquez sur ENREGISTRER

1	Question / identifiant de l'information
2	Réponse à la question et autres informations pertinentes liées à la question
3	Catégorie de la question
4	Choisissez s'il s'agit d'une question destinée au conseil d'administration, aux copropriétaires ou aux occupants
5	S'il s'agit d'informations liées à un contrat d'entretien (exemple : numéro d'urgence pour la réparation de l'ascenseur), sélectionnez la catégorie du contrat
6	Ajoutez les documents relatifs à la question

EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ

1) Sélectionnez les questions à exporter.

2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez EXPORTER LES QUESTIONS SÉLECTIONNÉES dans le format désiré.

SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR

1) Rendez-vous dans la question à mettre à jour

2) Cliquez sur le bouton RÉPONSE DÉSUÈTE ?

3) Dans la nouvelle fenêtre, indiquez les éléments à corriger, puis appuyez sur OK

Une requête de service assignée au gestionnaire ou personnes responsables sera ensuite créée.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Qui peut consulter la FAQ?

R: Tout le monde a accès à la FAQ, mais seules certaines catégories de gens auront accès à certaines informations. Il est donc primordial de bien sélectionner le tout au moment de la création d'une FAQ pour éviter la transmission d'informations sensibles.