La foire aux questions (FAQ) est la section regroupant certaines informations du syndicat pour les copropriétaires, les administrateurs et/ou les gestionnaires. Cela permet de :
- Consolider les informations de base que les copropriétaires pourraient demander par requête de service à un endroit (exemple : "quel est le mot de passe Wi-Fi du lobby?")
- Ajouter des informations importantes concernant la gestion et opération du syndicat (exemple : "où se trouvent les clés des unités pour la tournée d'inspection alarme-incendie?")
- Bâtir une sorte de registre des instructions et procédures particulières (exemple : "comment faire une demande d'approbation de travaux pour mon condo?")
- Somme toute, faciliter la saisie et la recherche d'informations pertinentes.
AVANT DE COMMENCER
Ayez en main les informations pertinentes que vous voulez enregistrer dans le portail.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet FAQ.
| RECAP : Collaboration > FAQ |
AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ
1) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE QUESTION / RÉPONSE.
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :
| A | Question / identifiant de l'information. |
| B | Réponse à la question et autres informations pertinentes liées à la question. |
| C | Catégorie de la question. |
| D | Choisissez s'il s'agit d'une question destinée aux copropriétaires, au conseil d'administration ou aux gestionnaires. |
| E | S'il s'agit d'informations liées à un contrat d'entretien (exemple : numéro d'urgence pour la réparation de l'ascenseur), sélectionnez la catégorie du contrat. |
| F | Ajoutez les documents relatifs à la question. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ
1) Sélectionnez les questions à exporter.
2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option EXPORTER LES QUESTIONS SÉLECTIONNÉES dans le format désiré.
SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR
1) Rendez-vous dans la question à mettre à jour
2) Appuyez sur le bouton LA FAQ N'EST PAS À JOUR?.
3) Dans la nouvelle fenêtre, indiquez les éléments à corriger, puis appuyez sur OK. Une requête de service assignée au gestionnaire ou au conseil d'administration sera ensuite créée.
