La foire aux questions (FAQ) est la section regroupant certaines informations de la propriété pour les résidents, les administrateurs/propriétaires ainsi que les gestionnaires. Cela permet, entre autres :
- la consolidation des informations de base que les résidents pourraient demander par requête de service à un endroit (exemple : "quel est le mot de passe Wi-Fi du lobby?")
- l'ajout des informations importantes concernant la gestion et opération de la propriété (exemple : "où se trouvent les clés des unités pour la tournée d'inspection alarme-incendie?")
- de bâtir une un registre des instructions et procédures particulières (exemple : "comment faire une demande d'approbation de travaux pour mon condo?")
- de faciliter la saisie et la recherche d'informations pertinentes.
Une FAQ bien bâtie peut permettre de réaliser beaucoup d'économies de temps à une équipe de gestion en termes de recherche et de diffusion d'informations cruciales.
TABLE DES MATIÈRES
- AVANT DE COMMENCER
- OÙ SE TROUVE LA FONCTION
- AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ
- EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ
- SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR
- QUESTIONS FRÉQUENTES
AVANT DE COMMENCER
Ayez en main les informations pertinentes que vous voulez enregistrer dans le portail.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.
2) Dans le menu COLLABORATION, cliquez sur FAQ
AJOUTER UNE ENTRÉE À LA FAQ
1) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE QUESTION / RÉPONSE
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables avant de cliquez sur ENREGISTRER
| 1 | Question / identifiant de l'information |
| 2 | Réponse à la question et autres informations pertinentes liées à la question |
| 3 | Catégorie de la question |
| 4 | Choisissez s'il s'agit d'une question destinée au conseil d'administration, aux copropriétaires ou aux occupants |
| 5 | S'il s'agit d'informations liées à un contrat d'entretien (exemple : numéro d'urgence pour la réparation de l'ascenseur), sélectionnez la catégorie du contrat |
| 6 | Ajoutez les documents relatifs à la question |
EXPORTER DES ENTRÉES DE LA FAQ
1) Sélectionnez les questions à exporter.
2) Sous le bouton ACTIONS, cliquez EXPORTER LES QUESTIONS SÉLECTIONNÉES dans le format désiré.
SIGNALER QU'UNE RÉPONSE DOIT ÊTRE MISE À JOUR
1) Rendez-vous dans la question à mettre à jour
2) Cliquez sur le bouton RÉPONSE DÉSUÈTE ?
3) Dans la nouvelle fenêtre, indiquez les éléments à corriger, puis appuyez sur OK
- Une requête de service assignée au gestionnaire ou personnes responsables sera ensuite créée.
QUESTIONS FRÉQUENTES
Q: Qui peut consulter la FAQ?
R: Tout le monde a accès à la FAQ, mais seules certaines catégories de gens auront accès à certaines informations. Il est donc primordial de bien sélectionner le tout au moment de la création d'une FAQ pour éviter la transmission d'informations sensibles.