La déclaration de copropriété d'un syndicat exige habituellement des copropriétaires que ceux-ci aient une assurance pour leur condo. Afin de pouvoir faire le suivi de la chose, il est possible de créer un registre des assurances pour votre syndicat dans le portail.
AVANT DE COMMENCER
Assurez-vous d'avoir activé le registre des assurances pour votre syndicat.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
Une fois le registre activé :
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet ASSURANCES.
| RECAP : Registres > Chauffe-eau |
AJOUTER UNE ASSURANCE AU REGISTRE
1) Appuyez sur n'importe quel icône d'ajout sous la colonne ACTIONS de la liste.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Unité de condo. |
| B | Période de couverture de la police d'assurance. |
| C | Compagnie d'assurance. |
| D | Numéro de police d'assurance. |
| E | Montant de la franchise. |
| F | Ajoutez en pièce jointe le certificat d'assurance. |
| G | Pour ajouter les spécificités de la couverture, cochez les cases applicables, puis ajoutez les montants. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
GÉRER LES POLICES D'ASSURANCES SOUMISES PAR LES COPROPRIÉTAIRES
Les informations en lien avec les assurances sont parmi celles que les copropriétaires peuvent ajouter eux-mêmes dans leur profil du portail. Toutefois, un administrateur doit approuver les informations entrées pour que celles-ci soient valides au registre.
1) Pour une information soumise par un copropriétaire, appuyez sur l'icône de changement de statut.
2) Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez choisir d'approuver ou de refuser l'assurance, et ajouter le certificat si nécessaire.
ENVOYER UN COURRIEL DE RAPPEL AUX COPROPRIÉTAIRES
1) Sélectionnez les copropriétaires à notifier.
2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option ÉCRIRE UN COURRIEL DE RAPPEL AUX COPROPRIÉTAIRES.
3) Dans la nouvelle fenêtre, inscrivez les adresses courriel à mettre en copie (optionnel), rédigez le courriel, puis appuyez sur OK.
