Configuration du registre des assurances

La déclaration de copropriété peut exiger des copropriétaires que ceux-ci aient une assurance pour leur condo. Dans le domaine locatif, il peut s'agir d'une réglementation en place à la signature du bail, ou d'une protection que le locataire prend de façon volontaire.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• AJOUTER UNE ASSURANCE AU REGISTRE
• GÉRER LES POLICES D'ASSURANCES SOUMISES PAR LES COPROPRIÉTAIRES
• ENVOYER UN COURRIEL DE RAPPEL AUX COPROPRIÉTAIRES
• QUESTIONS FRÉQUENTES

AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir activé le registre des assurances pour votre propriété. 

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

Une fois le registre activé :

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu REGISTRES > ASSURANCES DES RÉSIDENTS

AJOUTER UNE ASSURANCE AU REGISTRE

1) Appuyez sur n'importe quel icône d'ajout '' + '' 

2) Remplissez les champs suivants :

3) Appuyez sur ENREGISTRER.

GÉRER LES POLICES D'ASSURANCES SOUMISES PAR LES RÉSIDENTS

Les informations en lien avec les assurances sont parmi celles que les résidents peuvent ajouter eux-mêmes dans leur profil du portail. Toutefois, un gestionnaire, administrateur ou propriétaire doit approuver les informations entrées pour que celles-ci soient valides au registre.

1) Pour une information soumise par un résident, appuyez sur l'icône de changement de statut.

2) Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez choisir d'approuver ou de refuser l'assurance, et ajouter le certificat si nécessaire.

3) Dans le cas où la preuve d'assurances est REJETÉE, indiquez la raison dans la nouvelle fenêtre. Cette raison sera communiquée aux résidents afin qu'ils apportent les correctifs nécessaires et soumettent une nouvelle preuve.

ENVOYER UN COURRIEL DE RAPPEL AUX RÉSIDENTS

1) Sélectionnez les résidents à notifier.

2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option ÉCRIRE UN COURRIEL DE RAPPEL AUX COPROPRIÉTAIRES.

3) Dans la nouvelle fenêtre, inscrivez les adresses courriel à mettre en copie (optionnel), rédigez le courriel, puis appuyez sur OK.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Si je suis administrateur, propriétaire ou gestionnaire et que je soumets la preuve d'assurances d'un individu, dois-je approuver la preuve d'assurances par la suite?

R: Non. Lorsque la preuve d'assurances est soumise par une instance supérieure, le système assume que la validation a été faite au moment de la saisie par cette personne. Si vous observez l'invalidité de l'assurance après sa saisie, il sera possible de changer le statut d'approbation et notifier le résident du même coup.

Q: En copropriété, est-ce que l'on peut tenir un registre des assurances locataires?

R: Oui. On peut y tenir un registre pour les copropriétaires et/ou les occupants. Assurez-vous simplement d'avoir choisi la bonne option dans le menu déroulant au moment de l'activation du registre.