MEETING - Gestion de l'assemblée et de la salle virtuelle

Un présentateur devrait toujours avoir deux pages web ouvertes : la salle virtuelle et la configuration de l’assemblée.

Lorsque vous êtes prêts à commencer, une fois le quorum atteint, vous pouvez en faire la sauvegarde en appuyant sur « Enregistrer le quorum ». Une nouvelle feuille s’ajoutera à la fiche Excel avec les présences à l’heure de la sauvegarde.

Lorsque vous octroyez le droit de parole à un individu, appuyez sur son nom, puis sélectionner l’option « Déverrouiller le micro » et « déverrouiller la caméra ». Cela va permettre au participant d’allumer son micro et sa caméra et il pourra interagir. 

ATTENTION! Afin d'éviter les ralentissements ou les pertes de connexions potentielles, il est FORTEMENT recommandé de limiter le nombre de personnes avec le micro et caméra déverrouillés.

Le fait de déverrouiller son micro ou sa caméra n’active pas ces derniers automatiquement, le participant devra lui aussi activer son micro et sa caméra de son côté.

Afin de montrer des documents aux participants, utilisez la fonction « partage d’écran » de l’interface audiovisuelle. Vous pourrez ainsi montrer les documents ouverts sur votre appareil. 

Si vous désirez donner accès aux documents aux participants, ajouter les fichiers dans l’interface d’administration dans l’onglet “Documents”, les documents seront disponibles dans la salle virtuelle.

Les participants voulant poser des questions peuvent se manifester avec le bouton « Lever la main » dans l’encadré de droite. Une fois la question du participant posée, vous pouvez baisser sa main en appuyant sur son « X ». Vous pouvez aussi baisser les mains de tout le monde en même temps en appuyant sur « Baisser tout ».

Lorsqu’un propriétaire doit quitter en cours d’assemblée, n’oubliez pas de leur rappeler d’utiliser le bouton « Quitter la salle » dans le coin supérieur droit de la page. Grâce à cette fonction, ils pourront soumettre une procuration à la personne de leur choix avant de partir, évitant ainsi perte de quorum et les conséquences qui s’en suivent.

Pour démarrer un vote, dirigez-vous dans la configuration de l’assemblée, sous l’onglet « Votes ». Pour le vote à démarrer, appuyez sur « Actions », puis sur « démarrer le vote ». Dans la salle virtuelle, une nouvelle fenêtre s’ouvrira dans laquelle les participants pourront voter. 

Une fois tous les votes enregistrés, dans la configuration de la réunion, vous pourrez terminer le vote. Les résultats seront dès lors disponibles pour tous, sous « Voir les résultats », dans la section du point à l’ordre du jour auquel il se rapporte.

Pour les votes d’élections, pour ajouter facilement les candidatures de dernière minute, invitez les intéressés à se manifester par main levée. Vous pourrez dès lors tous les ajouter comme choix lors du vote sous « Actions – Configurer le vote » puis en appuyant sur « Ajouter les candidats avec la main levée ».

Si un vote est non concluant, par exemple si l’assemblée n’a pas élu le nombre requis d’administrateurs à la suite du vote, vous pouvez démarrer une nouvelle ronde en allant sous « Actions » dans le vote terminé, puis en appuyant sur « Créer une nouvelle ronde ». Une copie de ce vote sera créée et vous pourrez la configurer en ajustant les informations et, par la suite, démarrer cette nouvelle ronde. 

Note : Les résultats de chaque ronde seront disponibles sous « Voir les résultats » dans la salle virtuelle, sous leur propre onglet.

Une fois la réunion clôturée, vous pourrez appuyer sur « Quitter » dans l’interface audiovisuelle, puis choisir l’option « Terminer l’événement », fermant ainsi la salle et le flux audio et vidéo.