Une fois vos paiements saisis dans le système, vous devrez créer des dépôts. Ces dépôts permettront de créditer le compte des copropriétaires pour la somme de leurs paiements et, dans le cas des prélèvements préautorisés, générer (banques canadiennes) ou envoyer (Otonom Solution) les informations nécessaires pour effectuer les prélèvements dans les comptes bancaires.
AVANT DE COMMENCER
Assurez-vous d'avoir saisi tous les paiements reçus.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet DÉPÔTS, dans le sous-onglet DÉPÔTS.
| RECAP : Financier > Dépôts > Dépôts |
CRÉATION DU DÉPÔT
1) Appuyez sur CRÉER UN DÉPÔT.
2) Complétez les champs :
| A | Date du dépôt. Seuls les paiements correspondant à cette date ou avant vous seront présentés pour constituer le dépôt. |
| B | Type de dépôt. Seuls les fonds transmis par cette méthode pourront être encaissés. |
| C | Compte bancaire dans lequel le dépôt est encaissé. |
| D | Si vous avez un paiement en main qui n'est pas comptabilisé dans le système et qui doit être ajouté à ce dépôt, vous pourrez l'ajouter en appuyant sur AJOUTER UN PAIEMENT. |
| E | Sélectionnez les paiements qui seront déposés. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER. S'il s'agit de votre seul dépôt à saisir, appuyez ensuite sur ENREGISTRER SEULEMENT. S'il s'agit d'une série de dépôts (ex. : dépôt de chèque et dépôt de PPA ou argent comptant), choisissez l'option ENREGISTRER ET AJOUTER UN NOUVEAU pour aller vers une nouvelle page de création des dépôts.
4) Une fois le dépôt créé, exporter le bordereau de dépôt, si requis, en appuyant sur l'icône d'export situé dans la colonne Options.
5) Pour obtenir un ou plusieurs bordereaux de dépôt en format PDF, sélectionnez les dépôts, puis appuyez sur EXPORTER LES BORDEREAUX DE DÉPÔT.
Attention! Les institutions financières suivantes n'acceptent pas les bordereaux produits par le système :
Il est toutefois recommandé de s'informer auprès de votre institution financière. |
6) À la date d'échéance du dépôt, le montant du dépôt sera ajouté au compte bancaire et le statut des paiements passera à 'encaissé' dans le compte des copropriétaires.
Dépôt de PPA (Otonom Solution)
Si votre syndicat effectue ses prélèvements bancaires avec Otonom Solution, une fois le dépôt créé, le système envoie les informations nécessaires au prélèvement et aucune autre action additionnelle n'est requise.
Dépôt de PPA (Banques canadiennes)
1) Retournez dans le dépôt.
2) Dans la barre inférieure du dépôt, appuyez sur TÉLÉCHARGER LE FICHIER DE TRANSACTIONS pour télécharger un fichier au format ACP005, le type de fichier exigé par les banques canadiennes afin de traiter les prélèvements dans leur système.
3) Soumettez le fichier téléchargé à votre institution financière selon la méthode prescrite.
Exemple de soumission du fichier (Desjardins)
1) Dans votre compte Accès D Affaires, rendez-vous sous TRANSMISSION DE DONNÉES.
2) Sous l'onglet ENVOYER DES FICHIERS DRD, téléversez le fichier.
GÉRER LES PAIEMENTS RETOURNÉS OU SANS FONDS
Une fois le dépôt encaissé, la banque peut vous signifier que l'un des chèques ou PPA n'a pu être encaissé (exemple : erreur sur le chèque, fonds insuffisants (NSF), arrêt de paiement, etc.). Dans ce cas, vous devrez l'indiquer à la transaction, appliquer les pénalités prévues, si applicable, et le signaler au copropriétaire concerné.
1) Rendez-vous dans le dépôt concerné.
2) Trouvez le chèque ou prélèvement concerné et dans les options de droite, appuyez sur l'icône correspondant s'il s'agit d'un paiement retourné ou annulé (1) ou d'un paiements sans fonds (2).
3) Pour un paiement retourné, indiquez la date du retour, puis appuyez sur OUI. Vous pouvez également ajouter une note pour indiquer pourquoi le chèque a été retourné.
4) Pour un chèque ou prélèvement sans fonds, dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs requis :
| A | Date de la transaction. |
| B | Compte de revenus où attribuer la pénalité. |
| C | Si votre syndicat applique une pénalité pour les chèques et prélèvements sans provision, inscrivez ce montant. Sinon, vous pouvez indiquer 0$. |
| D | Ajoutez une note si nécessaire. |
| E | Cochez cette case pour informer le copropriétaire de la situation. |
| F | Une lettre prédéfinie est proposée pour aviser le copropriétaire de la situation. Vous avez toutefois la possibilité de la modifier si nécessaire. |
5) Appuyez sur OUI.
6) Une fois un paiement retourné, peu importe la raison, une indication se trouvera dans la page sommaire des dépôts vous montrant le montant final du dépôt après les retours / le montant initial du dépôt.
