Ajouter les copropriétaires permet de bâtir le registre légal du syndicat. Une fois bâti, chaque groupe de résidents possède un dossier dans lequel peuvent être conciliées leurs coordonnées et autres informations. De plus, cette étape est essentielle afin de permettre aux copropriétaires de s'enregistrer au portail.
AVANT DE COMMENCER
- Ayez en main le registre des copropriétaires de votre syndicat.
- Excel est requis pour la méthode par import / export.
- Il est aussi préférable d'avoir lié les fractions avant de créer les copropriétaires.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Entrez dans le portail du syndicat
2) Sous le menu REGISTRES, sélectionnez l’onglet RÉSIDENTS.
3) Les options pour procéder se trouvent sous le bouton ACTIONS.
RECAP :
Portail du syndicat ► Registres ► Résidents
Note : Par défaut, les fractions qui ne sont pas assignées à un copropriétaire appartiennent au promoteur.
MÉTHODE PAR IMPORT / EXPORT
Excel requis
1) Sous le bouton ACTIONS, sélectionnez IMPORT / EXPORT DES COPROPRIÉTAIRES.
2) Une fenêtre s’ouvrira. Suivez les étapes indiquées.
Étape 1 : Télécharger le fichier : Appuyez sur le bouton TÉLÉCHARGER, puis ouvrez le fichier.
Étape 2 : Remplir le fichier : Prenez connaissance des instructions dans l’encadré au haut du document.
Entrez au minimum les informations suivantes pour le(s) copropriétaire(s) dans la ligne correspondant à leur(s) fraction(s) :
| Langue | Langue de correspondance du groupe de copropriétaires (fr ou en). |
| Adresse | Adresse postale du copropriétaire. Celle-ci peut être différente de l’adresse du condo. Vous en aurez besoin quand viendra le temps de générer des communications envoyées par la poste. |
| Nom et prénom du ou des copropriétaires | La méthode par import / export ne permet pas de créer des groupes de copropriétaires de plus de deux personnes. Pour ces cas, veuillez vous référer à la méthode de création individuelle des groupes de copropriétaires. |
| Courriel | Requis pour les outils de communication et l'envoi des instructions d'inscription. Pas obligatoire, mais fortement conseillé. |
Si vous n’avez pas en main les autres informations, vous pourrez les ajouter plus tard dans la fiche des résidents.
Une fois les informations saisies, enregistrez le fichier dans votre ordinateur, à un endroit où vous le retrouverez facilement.
Étape 3 : Téléverser le fichier : Retournez dans la fenêtre du portail, puis glissez et déposez le fichier rempli dans l’encadré de l’étape 3, ou appuyez sur le bouton SÉLECTIONNER pour le retrouver dans votre ordinateur.
Le système importera les informations et le registre des résidents sera créé.
Note : Toute fraction sans copropriétaire restera sous la propriété du promoteur.
CRÉATION INDIVIDUELLE DES GROUPES DE COPROPRIÉTAIRES (ou pour les groupes de 3 copropriétaires et plus)
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l’option AJOUTER UN GROUPE DE COPROPRIÉTAIRES.
2) Si les copropriétaires n’existent pas dans le registre, appuyez sur AJOUTER UN NOUVEAU COPROPRIÉTAIRE autant de fois que nécessaire (exemple : 5 fois pour 5 nouveaux copropriétaires).
3) Remplissez les champs d’informations générales.
4) Si un copropriétaire possède plusieurs fractions dans plusieurs groupes (exemple : un copropriétaire achète l'unité 1 avec son épouse, puis est également propriétaire de l'unité 2 avec son frère), appuyez sur AJOUTER UN COPROPRIÉTAIRE EXISTANT, puis sélectionnez-le dans le menu déroulant. Ses informations s'ajouteront dans l'écran.
5) Pour attribuer une unité au groupe, cochez la case INITIER UNE VENTE, puis appuyez sur ENREGISTRER.
Pour continuer le processus de transfert de copropriété, veuillez vous référer à l'article Comment vendre une fraction à un copropriétaire.