Les frais de condo sont la principale source de financement d'un syndicat pour son fonctionnement. Considérant l'importance que peuvent représenter ces fonds, il est primordial pour un administrateur de pouvoir effectuer les suivis nécessaires auprès des copropriétaires et s'assurer que les comptes soient à jouir.
AVANT DE COMMENCER
- Créez et liez les fractions de votre copropriété.
- Complétez le registre des résidents.
- Ayez saisi votre bilan d'ouverture.
- Ayez adopté et facturé un budget.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet FRAIS DE CONDO.
| RECAP : Financier > Frais de condo |
CONSULTER LES COMPTES
1) Appuyez sur le compte à consulter.
2) Voici les informations contenues et/ou pouvant être ajoutées et modifiées dans la première section :
| A | Statut, solde des comptes des fractions et informations générales sur les copropriétaires et les fractions. |
| B | Pour transférer le solde entre les comptes de frais de condo et d'autres frais. Ajoutez le montant à ajouter dans un compte, puis le montant à soustraire de l'autre compte, puis appuyez sur TRANSFÉRER LE SOLDE. |
| C | Pour documenter une communication avec le(s) copropriétaire(s). Choisissez la date, le type de communication, modifiez le titre au besoin, ajoutez les détails de la communication, et appuyez sur ENREGISTRER. |
3) Voici les informations disponibles dans la seconde section :
| A | Historique des charges et des paiements au(x) compte(s). |
| B | Informations du prélèvement préautorisé pour le compte, si configuré. |
| C | Historique des paiements pour la fraction. |
| D | Historique des communications avec le(s) copropriéraire(s) de la fraction. |
ACTIONS SUR LES COMPTES
| A | Pour attribuer un statut de recouvrement au compte, si votre syndicat procède au recouvrement des soldes dus. |
| B | Pour télécharger les états de comptes pour la fraction concernée. |
| C | Pour envoyer les états de compte au(x) copropriétaire(s) par courriel. |
| D | Pour générer le formulaire de prélèvement préautorisé pour ce compte. |
PRODUIRE LES ÉTATS DE COMPTES
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels exporter le document.
2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez le type d'état de compte à produire pour télécharger le document. Un document comprenant tous les états de comptes des fractions sélectionnées sera téléchargé.
ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTES
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes.
2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option ENVOYER LES ÉTATS DE COMPTE PAR COURRIEL.
3) Dans la nouvelle fenêtre, complétez les champs suivants :
| A | Si vous devez faire parvenir le courriel en copie à une autre personne, ajoutez son adresse courriel dans cette case. |
| B | Si les prélèvements préautorisés sont configurés pour votre syndicat, cochez cette case pour inclure le formulaire de prélèvement préautorisé à l'envoi. |
| C | Pour ajouter des pièces jointes à l'envoi. |
| D | Écrivez votre message. Vous pouvez l'écrire dans les deux langues et le courriel parviendra aux copropriétaires dans leurs langues de préférence. |
| E | Pour ajouter des champs prédéfinis au courriel envoyé à chacun des copropriétaires, les codes à écrire sont regroupés |
GÉNÉRER LES FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉS (PPA)
Si vous avez activé les prélèvements préautorisés pour votre syndicat, vous pourrez télécharger les formulaires de prélèvements sur cette page.
1) Sélectionnez le ou les comptes pour lesquels envoyer les états de comptes.
2) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ du format désiré.
3) Pour générer le formulaire pour tous les copropriétaires ne payant pas leur frais de condo par PPA, choisissez l'option FORMULAIRES DE PPA POUR LES NON-INSCRITS du format désiré.
