Que ce soit pour des travaux, de la réparation, des achats ou de l'entretien, un syndicat de copropriété est souvent appelé à avoir recours aux services de différentes compagnies.
Bâtir le registre des fournisseurs est aussi une étape obligatoire pour la saisie de factures et la documentation des contrats d'entretien du syndicat.
AVANT DE COMMENCER
Ayez en main les informations des fournisseurs de services avec lesquels le syndicat fait affaire.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet FOURNISSEURS.
| RECAP : Registres > Fournisseurs |
ENTRER UN FOURNISSEUR
Ajout manuel d'un fournisseur
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN FOURNISSEUR.
2) Dans la catégorie INFORMATIONS GÉNÉRALES, ajoutez obligatoirement le nom de l'entreprise et ajoutez le plus d'information possible dans la fiche du fournisseur. Cochez ensuite la case POSSÈDE UNE ADRESSE pour ajouter l'adresse de L'entreprise.
3) Dans les catégories suivantes, ajoutez les informations :
| A | Le ou les comptes de dépenses auxquels associer les factures du fournisseur. |
| B | Méthode de paiement |
| C | Numéro de compte du syndicat auprès du fournisseur, si applicable. |
| D | Sélectionnez la ou les catégories des services offerts par le fournisseur. |
4) Appuyez sur ENREGISTRER.
À partir du catalogue des fournisseurs
Le catalogue des fournisseurs comporte une liste exhaustive de différents fournisseurs de services enregistrés dans le système. Si vous ajoutez vos fournisseurs à partir du catalogue, advenant un changement dans les coordonnées de la compagnie, les informations seront mises à jour dans votre registre.
1) Appuyez sur CATALOGUE DES FOURNISSEURS.
2) Le catalogue des fournisseurs comprend les éléments suivants :
| A | Nom de l'entreprise. |
| B | Description et catégorie(s) des services du fournisseur. |
| C | Si le fournisseur offre un service d'urgence 24/7. |
| D | S'il s'agit d'un fournisseur pour les copropriétaires. |
| E | S'il s'agit d'un fournisseur pour le syndicat. |
| F | Cote moyenne octroyée par les autres syndicats. |
| G | Pour ajouter le fournisseur à votre registre. |
3) Recherchez parmi les fournisseurs avec le nom d'entreprise ou la description (A), ou cherchez selon les catégories de services offerts (B).
4) Une fois le fournisseur trouvé, sous la colonne OPTIONS, puis appuyez sur l'icône d'ajout.
5) Vous serez redirigés vers l'écran d'ajout d'un fournisseur. Ajoutez ou modifiez les informations au besoin, puis appuyez sur ENREGISTRER.
AUTRES OPTIONS D'UN FOURNISSEUR
Une fois un fournisseur créé, les factures, contrats et communications avec ce dernier seront regroupées dans la fiche du fournisseur.
| Contacts | Lorsque vous faites affaire avec certaines personnes dans l'entreprise du fournisseur, il est possible d'ajouter les informations de ces gens dans le profil du fournisseur. |
| Contrats | En appuyant sur cet onglet, vous serez redirigé vers le registre des contrats, où vous pourrez consulter la liste de tous les contrats répertoriés entre le syndicat et le fournisseur. |
| Factures | Sous cet onglet, vous pourrez consulter l'historique des factures émises par le fournisseur ainsi que leur statut de traitement. |
| Crédit | Toutes les notes de crédit émises par le fournisseur et répertoriées par le syndicat seront regroupées à cet endroit. |
| Requêtes | Si, dans une requête de service, le fournisseur est ajouté dans les informations générales de la requête, celle-ci sera ajoutée à cet endroit. Cela permet de faire le compte-rendu des problèmes de l'immeuble pour lesquels un fournisseur est intervenu. |
| Historique | Les échanges avec un fournisseur, tant ceux faits à travers le portail que ceux répertoriés manuellement dans l'historique des communications, seront regroupés à cet endroit. Il est aussi possible de répertorier et exporter les échanges avec un fournisseur à travers cet onglet. |
MODIFIER, ARCHIVER OU SUPPRIMER UN FOURNISSEUR
1) Appuyez sur l'icône d'édition du fournisseur.
2) Modifiez les informations à mettre à jour. S'il s'agit d'un fournisseur ajouté via le catalogue, vous pourrez aussi restaurer les informations telles qu'inscrites au catalogue en appuyant sur VALEURS PAR DÉFAUT.
3) Pour archiver ou supprimer le fournisseur, sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option appropriée.
Note : Si vous avez fait affaire avec ce fournisseur (associé à un contrat, un entretien ou une facture), il sera impossible de le supprimer.
4) Confirmez votre action en appuyant sur OUI.
ÉVALUER UN FOURNISSEUR
L'évaluation d'un fournisseur permet d'attribuer une note sur la qualité du service rendu par le fournisseur. Cela permet aux conseils d'administration de garder en archive leur expérience avec un fournisseur et passer cette information aux futurs conseils. Ces évaluations sont aussi visibles dans le catalogue des fournisseurs pour les autres syndicats.
1) Pour le fournisseur à évaluer, rendez-vous sous la colonne OPTIONS, puis appuyez sur l'icône d'évaluation.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Soumettez une évaluation sur 5 étoiles pour chacun des critères affichés. |
| B | Inscrivez vos commentaires quant au service rendu par le fournisseur. |
| C | Lisez les termes d'utilisation, puis cochez la case pour les accepter. |
3) appuyez sur SOUMETTRE. Votre évaluation sera visible dans votre registre ainsi que dans le catalogue des fournisseurs si l'entreprise y figure.