Comment gérer le carnet d'adresses du syndicat

Le carnet d'adresses du syndicat comprend les contacts principaux des fournisseurs de la copropriété, en plus d'autres personnes fréquemment contactés dans certains dossiers. Les contacts du carnet d'adresses peuvent être inclus dans les communications du syndicat, soit dans les notes des requêtes de service et les messages envoyés aux copropriétaires.

Le carnet d'adresses est automatiquement rempli par les fournisseurs ajoutés dans le registre des fournisseurs. Toutefois, il est possible d'ajouter un contact externe autre.

AVANT DE COMMENCER

Ayez en main les informations de base (nom, courriel, numéro de téléphone) des contacts de la copropriété.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu REGISTRES, sous l'onglet CARNET D'ADRESSES.

AJOUTER UN CONTACT

1) Appuyez sur le bouton AJOUTER UN CONTACT EXTERNE.

2) Entrez les coordonnées du contact, puis appuyez sur l'icône de confirmation.

MODIFIER UN CONTACT

1) Appuyez sur l'icône de modification.

2) Mettez les informations à jour, puis appuyer sur l'icône de confirmation.

ARCHIVER UN CONTACT

Afin de garder une liste de toutes les personnes précédemment contactées par le conseil d'administration, un contact ajouté dans cette liste ne peut être supprimé. 

1) Appuyez sur l'icône d'archivage du contact.

2) Les contacts archivés ne pourront plus être utilisés dans les modules de communication du portail, mais pourront toujours être consultés dans le carnet d'adresses. Pour y avoir accès, sélectionnez le statut approprié dans les filtres de recherche et, pour réutiliser un contact, appuyez sur l'icône pour rendre le contact actif.