Les charges spéciales correspondent aux montants facturés sporadiquement à un ou plusieurs copropriétaires ne provenant pas des charges communes (frais de condo et cotisation spéciale). Cela peut comprendre, entre autres, les frais de déménagement, les travaux effectués dans un condo à la charge de son propriétaire (exemple : remplacement des détecteurs de fumée) contravention pour infraction, et autres.
AVANT DE COMMENCER
Pour faciliter le processus, configurez les frais ponctuels, soit les charges spéciales les plus fréquentes, dans les paramètres de votre syndicat.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet CHARGES SPÉCIALES.
| RECAP : Financier > Charges spéciales |
Les filtres de recherche vous aideront à trouver les charges spéciales selon plusieurs critères, dont la description, la date de la charge, les comptes et le montant facturé. Il vous sera aussi possible de consulter les charges spéciales que vous aurez annulées, advenant que ce soit le cas.
AJOUTER UNE CHARGE SPÉCIALE
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE CHARGE SPÉCIALE.
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :
| A | S'il s'agit d'un frais ponctuel prédéfini, choisissez-le dans le menu déroulant. Les champs obligatoires seront remplis selon les paramètres prédéfinis. |
| B | Identifiant de la charge spéciale. L'identifiant sera visible dans l'état de compte du ou des copropriétaires |
| C | Date de facturation. Notez qu'il ne vous est pas possible de facturer une charge spéciale dans un exercice financier fermé ou qui n'est pas ouvert. |
| D | Montant facturé |
| E | Description de la charge. Optionnel. |
| F | Pièces jointes. Optionnel. |
| G | Compte dans lequel comptabiliser les revenus à l'état des résultats. |
| H | Appuyez sur ce bouton pour sélectionner les comptes de copropriétaires (autres frais) ou de fournisseurs auxquels appliquer la charge spéciale. Note : Si vous sélectionnez plusieurs copropriétaires, ceux-ci auront la même charge et la même note dans leur état de compte respectif. Si vous devez charger des montants différents à certains comptes, vous devrez créer des charges spéciales différentes. |
| I | Pour notifier le copropriétaire de l'ajout de la charge spéciale à son compte, cochez la case NOTIFIER PAR COURRIEL, puis rédigez la communication. |
3) S'il s'agit de la seule charge spéciale à saisir, appuyez directement sur ENREGISTRER. Pour continuer à ajouter des charges, appuyez sur la flèche, puis sur ENREGISTRER ET AJOUTER NOUVEAU.
CRÉDITER UNE CHARGE SPÉCIALE
Lorsque vous procédez à ces étapes, un crédit sera visible à l'état de compte du copropriétaire et au compte de revenus, permettant ainsi de garder une trace dans les comptes impliqués.
1) Rendez-vous dans la charge spéciale.
2) Sélectionnez le compte à créditer, puis sous ACTIONS, choisissez l'option APPLIQUER UN CRÉDIT.
3) Saisissez le montant à créditer, en totalité ou partiellement, puis appuyez sur OK. Le même crédit sera appliqué au(x) compte(s) sélectionné(s). Un crédit ne peut excéder le montant de la charge. De plus, une fois un montant crédité, il sera impossible de modifier le montant de la charge.
ANNULER UNE CHARGE SPÉCIALE ET LA SUPPRIMER DE TOUS LES COMPTES
Si le conseil d'administration décide d'annuler une charge spéciale sur tous les comptes auxquels elle fut appliquée, il est possible d'annuler la charge complètement. Celle-ci disparaîtra de tous les états de comptes et du compte de revenus, mais sera toujours présente dans la liste des charges spéciales avec le statut "Annulé".
Note : Si la charge spéciale n'est appliquée que sur un seul compte, vous devrez procéder ainsi pour la supprimer de ce compte.
1) Rendez-vous dans la charge spéciale.
2) Sélectionnez les comptes à créditer, puis sous ACTIONS, choisissez l'option ANNULER.
3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en appuyant sur OUI.
SUPPRIMER UNE CHARGE SPÉCIALE DE COMPTES SPÉCIFIQUES
1) Rendez-vous dans la charge spéciale.
2) Appuyez sur l'icône de suppression du compte auquel retirer la charge.
3) Confirmez votre action dans la nouvelle fenêtre en appuyant sur OUI. Une fois un compte supprimé de la charge spéciale, cette charge n'apparaîtra plus dans le compte.
