Gestion des Messages et requêtes - Requêtes

Modifié le Jeu, 21 Mars, 2024 à 10:18 H

Les outils de communication et de gestion des demandes, dont l'outil de MESSAGES ET REQUÊTES sont regroupés dans les portails des propriétés facilitant la communication avec les résidents et les suivis des requêtes et échanges.

TABLE DES MATIÈRES

AVANT DE COMMENCER
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
PRÉSENTATION DE L'INTERFACE - REQUÊTES
CRÉATION D'UNE REQUÊTE
GESTION DES REQUÊTES DE SERVICE
OPTIONS OFFERTES AUX COMPAGNIES DE GESTION

AVANT DE COMMENCER

Vous devez choisir les types de requêtes pertinentes à votre propriété. Activez-les dans le menu CONFIGURATION, sous l’onglet PARAMÈTRES, dans la catégorie REQUÊTES, sous PARAMÈTRES D'AFFICHAGE.

Lisez attentivement le descriptif de chaque type de requête, activez celles qui sont applicables à votre propriété et appuyez sur ENREGISTRER.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet MESSAGES ET REQUÊTES.

RECAP :

Collaboration > Messages et requêtes

PRÉSENTATION DE L'INTERFACE - REQUÊTES

A	Affichage des requêtes selon leur ordre de priorité. Pour afficher toutes les requêtes, appuyez directement sur REQUÊTES. Pour afficher seulement les requêtes d'un certain niveau de priorité, appuyez sur ce niveau de priorité.
B	Filtres de recherche. Par défaut, les requêtes qui apparaîtront sont les requêtes ouvertes et en cours qui vous sont assignées.
C	Numéro de la requête. Appuyez sur le numéro pour accéder à la requête.
D	1) Statut de la requête. 2) L'icône activée indique une requête urgente 3) Provenance de la requête (web VS mobile VS système) 4) État de la requête (cela permet de documenter les dernières étapes de la requête (ex : En attente d'une décision du C.A.)
E	Type et identifiant interne de la requête. Appuyez sur l'identifiant pour voir un condensé de la requête (description et notes) dans une nouvelle fenêtre.
F	Responsable(s) de la requête.
G	Requérant(s).
H	Nombre de jours avant le prochain rappel.
I	Date de création de la requête. Vous pouvez classer les requêtes selon la date de création (plus récente à la plus ancienne ou inversement)
J	Pour accéder à la requête.

CRÉATION D'UNE REQUÊTE

1) Appuyez sur NOUVELLE REQUÊTE.

2) Choisissez le type de requête.

3) Remplissez les champs suivants :

Note : Seuls les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.

4) Une fois la requête remplie, appuyez sur ENREGISTRER et choisissez l’option applicable :

Soumettre et compléter la requête	Permet de documenter un problème réglé et les interventions du dossier. Ces dossiers ne nécessitent normalement plus de suivi.
Soumettre et voir la requête	Utile pour continuer à documenter la requête après sa création, comme pour ajouter une note, compléter le bon de commande, ou ajouter du temps facturable.
Soumettre la requête	Ramène vers l'écran principal des requêtes lorsque la requête est créée.

GESTION DES REQUÊTES DE SERVICE

Version abrégée

1) Appuyez sur l'identifiant de la requête de service.

2) Dans la nouvelle fenêtre, vous aurez accès aux éléments et fonctionnalités suivants :

A	Description de la requête.
B	Historique des notes et réponses
C	Appuyez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle note.
D	Appuyez sur ce bouton pour ouvrir la requête.
E	Appuyez sur ce bouton pour fermer la fenêtre.

Actions groupées sur les requêtes de service

1) Dans l'écran MESSAGES ET REQUÊTES, sélectionnez les requêtes nécessitant une action particulière commune.

2) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez parmi les options suivantes :

A	Pour changer la personne responsable des requêtes sélectionnées.
B	Pour ne faire qu'une requête avec celles sélectionnées.
C	Pour changer le type des requêtes sélectionnées.
D	Pour les compagnies de gestion seulement. Pour transférer les requêtes sélectionnées dans une autre propriété.
E	Pour modifier la date d'échéance des requêtes sélectionnées.
F	Pour modifier la date de rappel des requêtes sélectionnées.
G	Pour créer un groupe afin de rattacher des requêtes de service ayant un lien entre elle sans toutefois les fusionner (exemple : regrouper des requêtes de ventes, emménagement, déménagement et modification à l'intercom). Toutes les requêtes du groupe apparaîtront dans la même page de requête, sous différents onglets dès la consultation de n'importe quelle requête du groupe.
H	Pour télécharger une version PDF des requêtes sélectionnées.
I	Pour télécharger une version PDF des requêtes sélectionnées comprenant les notes et réponses publiques.
J	Pour télécharger une fiche Excel comprenant toutes les requêtes affichées à l'écran, selon les filtres sélectionnés.
K	Pour télécharger une fiche Excel comprenant toutes les requêtes soumises lors d'une période déterminée.

Version complète

1) Appuyez sur le numéro de la requête ou sur son icône de loupe pour y accéder et voir toutes les fonctions.

Naviguer entre les requêtes

Pour naviguer entre les requêtes à partir d'une requête, utilisez les flèches dans le coin supérieur droit de la requête.

Note : Vous pourrez naviguer entre les requêtes apparaissant dans la page des requêtes, selon les filtres précédemment choisis.

Modifier la requête

1) Pour modifier les champs de la requête, appuyez sur le bouton de modification de la section souhaitée.

A) Pour l'identifiant, modifiez le nom, puis appuyez sur l'icône de sauvegarde.

Note : Vous pouvez aussi modifier l'identifiant d'une requête de service en tout temps dans la barre supérieure apparaissant lors de votre navigation dans la requête. Nul besoin d'enregistrer puisque cela se fait automatiquement.

B) Dans la seconde section, vous pouvez modifier les informations suivantes et appuyez ensuite sur l'icône de sauvegarde :

A	Type de requête.
B	Responsable(s) de la requête. Vous pouvez aussi vous assigner la requête en appuyant sur PRENDRE EN CHARGE CETTE REQUÊTE.
C	Requérant(s).
D	Intervenants externes de la requête.

C) Dans la troisième section, vous pouvez modifier les informations suivantes et appuyez ensuite sur l'icône de sauvegarde :

A	Utilisez ces boutons si la requête doit être traitée en urgenceou si une inspection sur les lieux est nécessaire.
B	Date de rappel de traitement de la requête. Vous pouvez sélectionner une date spécifique, ou choisir dans combien de jours vous voulez recevoir le rappel.
C	Date d'échéance de traitement de la requête. Vous pouvez sélectionner une date spécifique, ou choisir dans combien de jours cette requête doit être complétée.
D	État de la requête, si applicable (l'état permet de mentionner les dernières étapes de la requête (ex : En attente d'une décision du C.A).
E	Fournisseur de services impliqué dans la requête, si applicable.
F	Date à laquelle le fournisseur a été contacté.
G	Condo impliqué dans la requête.

D) Pour la section de la demande, modifiez le champ de texte, puis appuyez sur l'icône de sauvegarde (exemple de modification : Un résident crée une requête et indique le mauvais numéro de condo. Il est toujours préférable de le modifier question de pouvoir plus facilement retrouver la requête avec les outils de recherche mis à votre disposition).

Note : Les modifications apportées aux personnes impliquées et aux informations générales seront enregistrées dans la section NOTES / RÉPONSES en bas de page.

Envoyer une note

1) Appuyez sur l’onglet NOUVELLE NOTE.

2) Appuyez sur le type de note que vous souhaitez envoyer.

ATTENTION ! Le type de note détermine qui la voit alors que le destinataire détermine qui la reçoit. Il est donc important de choisir celle adaptée à la situation.

Note publique	Visible par tous les requérants et responsables de la requête.
Note privée	Visible par le conseil d'administration et l'équipe de gestion, le cas échéant.
Note restreinte	Visible uniquement par les destinataires et l'équipe de gestion, le cas échéant. C'est avec ce type de note qu'il vous est possible de communiquer avec les contacts externes.
Note de gestion	Visible par les gestionnaires de la compagnie.

3) Choisissez vos destinataires et les récipiendaires d'une copie conforme. Ceux-ci recevront une notification par courriel à l’envoi de la note. Ajoutez ensuite le contenu du message et les pièces jointes.

À NOTER : Lorsqu'un destinataire reçoit une note via une requête, il n'a qu'à répondre au courriel pour que sa réponse se retrouve dans la requête, avec le même type de note choisi initialement (ex : vous envoyez une note privée au conseil d'administration, la réponse par sa boîte courriel sera également une note privée dans la requête.).

4) Pour changer la date de rappel lors de l'envoi de la note, appuyez sur CHANGER LA DATE et effectuez les changements nécessaires.

5) Pour envoyer la note, appuyez sur AJOUTER LA NOTE SEULEMENT. Pour fermer ou annuler la requête dès l'envoi, cochez l'option applicable, puis appuyez sur AJOUTER LA NOTE + ACTION.

Annuler la requête	Utile lorsque la demande a été annulée
Fermer définitivement la requête	Pour fermer une requête immédiatement après l'envoi de la note. Cette option n'envoie pas de sondage de satisfaction au(x) requérant(s), lorsqu’activée. Il sera également impossible pour le requérant de rouvrir la requête.
Fermer la requête	Option à utiliser si le problème est résolu. D'abord, la note sera envoyée aux destinataires. Ensuite, au bout de 3 jours, le requérant sera avisé que la requête est fermée. Comme mentionné dans le message de fermeture, il aura 7 jours pour inscrire une note dans la requête et la rouvrir. Un gestionnaire ou le conseil d’administration peuvent rouvrir les requêtes à leur guise.

6) La nouvelle note sera envoyée aux destinataires, puis sera ajoutée dans la section NOTES / RÉPONSES en bas de page. Il est aussi possible d'en modifier la visibilité dans la requête, répondre à la note, ou la supprimer.

Options sur les notes existantes

Recherche

Un outil de recherche est disponible dans les notes. Il vous suffit de taper un mot clé pour filtrer les notes dans lequel est contenu ce même mot clé.

Changer le type de note

Il vous est possible de changer le type de note, c'est-à-dire les gens qui peuvent la voir dans la requête. Notez toutefois que le changement de type de la note n'annule pas la notification par courriel qui a été envoyé au(x) destinataire(s).

Répondre à une note
Cliquez sur l'icône de la note de votre choix pour répondre à une note. Les personnes impliquées par cette même note seront automatiquement copiées dans les destinataires.

En utilisant cette option, il vous sera possible de suivre le fil de la discussion en cliquant sur le lien dans la note pour laquelle des réponses ont été fournies.

Ajouter un contact externe

1) Appuyez sur l’onglet CONTACTS EXTERNES, puis appuyez sur l’option d’ajout applicable.

2) Pour ajouter un contact externe qui ne provient pas du carnet d’adresses, complétez les champs, puis appuyez sur le crochet pour enregistrer.

3) Pour ajouter un ou plusieurs contacts externes déjà enregistrés dans le carnet d'adresses, sélectionnez-les dans le menu déroulant, puis appuyez sur OK.

4) Un contact externe pourra être sélectionné parmi les destinataires d'une note restreinte.

Options de la requête de service

Dans le coin supérieur droit de la requête, appuyez sur le bouton ACTIONS pour afficher les options disponibles.

A	Pour fermer ou annuler une requête sans envoyer de note. Dans la nouvelle fenêtre, cochez l'option correspondante, puis appuyez sur OK. Utile lorsque la fermeture d'une requête n'est pas liée à l'envoi d'une note.
B	Pour fusionner la requête de service à une autre requête existante. Utile dans les cas où plusieurs résidents soulèvent le même problème puisque cela vous permet de regroupe les demandes en une seule et de faire le suivi à un seul endroit. Notez que la présente requête sera fermée et les notes et requérants seront incorporés à la requête principale que vous aurez choisie.
C	Pour les compagnies de gestion seulement. Pour transférer une requête dans un autre propriété.
	Pour copier l'adresse courriel de la requête. Tout courriel envoyé à cette adresse sera ajouté en note. Utile pour transférer des communications d'une boîte courriel vers une requête.
E	Pour suivre l'évolution d'une requête sans en être le requérant, responsable ou contact externe. Vous serez alors notifiés lorsqu'il y aura de l'activité dans la requête.
F	Pour télécharger une version PDF de la requête.
G	Pour télécharger une version PDF de la requête comprenant les notes et réponses publiques.
H	Pour télécharger une version PDF de la requête comprenant toutes les notes et réponses ainsi que les modifications apportées à la requête.
I	Condo seulement. Pour envoyer la requête dans l'outil de DISCUSSION ET VOTES se trouvant sous le menu C.A.
J	Pour créer un groupe afin de rattacher des requêtes de service ayant un lien entre elles sans toutefois les fusionner (exemple : regrouper des requêtes de ventes, emménagement, déménagement et modification à l'intercom). Toutes les requêtes du groupe apparaîtront dans la même page de requête, sous différents onglets dès la consultation de n'importe quelle requête du groupe.

OPTIONS OFFERTES AUX COMPAGNIES DE GESTION

Activer la facturation d'une requête

Référez-vous au guide de gestion des honoraires extracontractuels pour plus de détails sur cette fonction.

Ajouter une liste de tâches pour la requête

Sous l'onglet TÂCHES, vous pouvez sélectionner une liste de tâches prédéfinie pour le traitement de la requête, ou créer une liste personnalisée. (Article d'aide à venir)

Ajouter un bon de commande (compagnies de gestion)

Sous l'onglet BONS DE COMMANDE, vous pouvez remplir les bons de commandes en lien avec la requête de service. (Article d'aide à venir)