Les outils de communication et de gestion des demandes, dont l'outil de MÉMOS, MESSAGERIE et de REQUÊTES sont regroupés dans l'intranet des syndicats facilitant la communication avec les copropriétaires et les suivis des requêtes et échanges.

AVANT DE COMMENCER

Vous devez choisir les types de requêtes pertinentes à votre syndicat. Activez-les dans le menu CONFIGURATION, sous l’onglet PARAMÈTRES, dans la catégorie REQUÊTES, sous PARAMÈTRES D'AFFICHAGE.

Lisez attentivement le descriptif de chaque type de requête, activez celles qui sont applicables à votre syndicat et appuyez sur ENREGISTRER.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet MESSAGES ET REQUÊTES.

PRÉSENTATION DE L'INTERFACE - REQUÊTES

CRÉATION D'UNE REQUÊTE

1) Appuyez sur NOUVELLE REQUÊTE.

2) Choisissez le type de requête.

3) Remplissez les champs suivants :

Note : Seuls les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.

A	Choisissez le requérant de la requête. Si vous remplissez une requête pour une demande d'une autre personne, c'est cette autre personne qui devrait être requérante afin qu'elle puisse recevoir les suivis du traitement de la requête.
B	Choisissez les intervenants externes à la requête auxquels vous voulez donner accès à la requête. Un intervenant externe peut être un fournisseur du syndicat qui doit avoir accès à tous les détails et suivis de la requête.
C	Personne ou groupe qui s’occupe du suivi de la requête. C’est elle qui sera notifiée lorsque de nouvelles notes seront ajoutées. Notez qu’il peut y avoir plusieurs responsables.
D	Titre à la requête  (ex : unité de condo - résumé du problème = 103 - Thermos dans la cuisine embué)
E	Seuls un administrateur ou un gestionnaire peut désigner une requête comme urgente. Quand une requête est urgente, l'icône de feuapparaît vis-à-vis la requête et la rend plus facilement visible.
F	Date limite pour résoudre le problème / traiter la requête.
G	Descriptif de la requête
H	Ajoutez des pièces jointes à la requête à cet endroit.
I	Pour compagnies de gestion seulement. S'il s'agit d'une requête pour laquelle sa gestion est facturable, activez la facturation sous cet onglet.
J	Pour compagnies de gestion seulement. S'il existe un processus prédéfini pour le traitement de ce type de requêtes, vous pouvez le sélectionner sous cet onglet, ou y créer la liste.
K	Permet par exemple d’ajouter un fournisseur de service parmi les contacts de la requête après la création de celle-ci. Ces contacts externes pourront être ajoutés aux destinataires des notes de la requête.
L	Pour compagnies de gestion seulement. S'il s'agit d'une requête pour laquelle un fournisseur de service doit être impliqué, activez la fonction pour créer un bon de commande sous cet onglet.

4) Une fois la requête remplie, appuyez sur ENREGISTRER et choisissez l’option applicable :

GESTION DES REQUÊTES DE SERVICE

Version abrégée

1) Appuyez sur l'identifiant de la requête de service.

2) Dans la nouvelle fenêtre, vous aurez accès aux éléments et fonctionnalités suivants :

ACTIONS GROUPÉES SUR LES REQUÊTES DE SERVICE

1) Dans l'écran MESSAGES ET REQUÊTES, sélectionnez les requêtes nécessitant une action particulière commune.

2) Appuyez sur la flèche du bouton NOUVELLE REQUÊTE, puis choisissez parmi les options suivantes :

Version complète

1) Appuyez sur le numéro de la requête ou sur son icône de loupe pour y accéder et voir toutes les fonctions.

Naviguer entre les requêtes

Pour naviguer entre les requêtes à partir d'une requête, utilisez les flèches dans le coin supérieur droit de la requête.

Note : Vous pourrez naviguer entre les requêtes apparaissant dans la page des requêtes, selon les filtres précédemment choisis.

Modifier la requête

1) Pour modifier les champs de la requête, appuyez sur le bouton de modification de la section souhaitée.

A) Pour l'identifiant, modifiez le nom, puis appuyez sur l'icône de sauvegarde.

Note : Vous pouvez aussi modifier l'identifiant d'une requête de service en tout temps dans la barre supérieure apparaissant lors de votre navigation dans la requête. Nul besoin d'enregistrer puisque cela se fait automatiquement.

B) Dans la seconde section, vous pouvez modifier les informations suivantes et appuyez ensuite sur l'icône de sauvegarde :

C) Dans la troisième section, vous pouvez modifier les informations suivantes et appuyez ensuite sur l'icône de sauvegarde :

A	Utilisez ces boutons si la requête doit être traitée en urgenceou si une inspection sur les lieux est nécessaire.
B	Date de rappel de traitement de la requête. Vous pouvez sélectionner une date spécifique, ou choisir dans combien de jours vous voulez recevoir le rappel.
C	Date d'échéance de traitement de la requête. Vous pouvez sélectionner une date spécifique, ou choisir dans combien de jours cette requête doit être complétée.
D	État de la requête, si applicable (l'état permet de mentionner les dernières étapes de la requête (ex : En attente d'une décision du C.A).
E	Fournisseur de services impliqué dans la requête, si applicable.
F	Date à laquelle le fournisseur a été contacté.
G	Condo impliqué dans la requête.

D) Pour la section de la demande, modifiez le champ de texte, puis appuyez sur l'icône de sauvegarde (exemple de modification : Un copropriétaire crée une requête et indique le mauvais numéro de condo. Il est toujours préférable de le modifier question de pouvoir plus facilement retrouver la requête avec les outils de recherche mis à votre disposition).

Note : Les modifications apportées aux personnes impliquées et aux informations générales seront enregistrées dans la section NOTES / RÉPONSES en bas de page.

Envoyer une note

1) Appuyez sur l’onglet NOUVELLE NOTE.

2) Appuyez sur le type de note que vous souhaitez envoyer.

ATTENTION ! Le type de note détermine qui la voit alors que le destinataire détermine qui la reçoit. Il est donc important de choisir celle adaptée à la situation.

3) Choisissez vos destinataires et les récipiendaires d'une copie conforme. Ceux-ci recevront une notification par courriel à l’envoi de la note.  Ajoutez ensuite le contenu du message et les pièces jointes.

À NOTER : Lorsqu'un destinataire reçoit une note via une requête, il n'a qu'à répondre au courriel pour que sa réponse se retrouve dans la requête, avec le même type de note choisi initialement (ex : vous envoyez une note privée au conseil d'administration, la réponse par sa boîte courriel sera également une note privée dans la requête.).

4) Pour changer la date de rappel lors de l'envoi de la note, appuyez sur CHANGER LA DATE et effectuez les changements nécessaires.

5) Pour envoyer la note, appuyez sur AJOUTER LA NOTE SEULEMENT. Pour fermer ou annuler la requête dès l'envoi, cochez l'option applicable, puis appuyez sur AJOUTER LA NOTE + ACTION.

6) La nouvelle note sera envoyée aux destinataires, puis sera ajoutée dans la section NOTES / RÉPONSES en bas de page. Il est aussi possible d'en modifier la visibilité dans la requête, répondre à la note, ou la supprimer.

Options sur les notes existantes

Recherche

Un outil de recherche est disponible dans les notes. Il vous suffit de taper un mot clé pour filtrer les notes dans lequel est contenu ce même mot clé.

Changer le type de note

Il vous est possible de changer le type de note, c'est-à-dire les gens qui peuvent la voir dans la requête. Notez toutefois que le changement de type de la note n'annule pas la notification par courriel qui a été envoyé au(x) destinataire(s).

Répondre à une note
Cliquez sur l'icône  de la note de votre choix pour répondre à une note. Les personnes impliquées par cette même note seront automatiquement copiées dans les destinataires.

En utilisant cette option, il vous sera possible de suivre le fil de la discussion en cliquant sur le lien dans la note pour laquelle des réponses ont été fournies.

Ajouter un contact externe

1) Appuyez sur l’onglet CONTACTS EXTERNES, puis appuyez sur l’option d’ajout applicable.

2) Pour ajouter un contact externe qui ne provient pas du carnet d’adresses, complétez les champs, puis appuyez sur le crochet pour enregistrer.

3) Pour ajouter un ou plusieurs contacts externes déjà enregistrés dans le carnet d'adresses, sélectionnez-les dans le menu déroulant, puis appuyez sur OK.

4) Un contact externe pourra être sélectionné parmi les destinataires d'une note restreinte.

Options de la requête de service

Dans le coin supérieur droit de la requête, appuyez sur le bouton ACTIONS pour afficher les options disponibles.

OPTIONS OFFERTES AUX COMPAGNIES DE GESTION

Activer la facturation d'une requête

Référez-vous au guide de gestion des honoraires extracontractuels pour plus de détails sur cette fonction.

Ajouter une liste de tâches pour la requête

Sous l'onglet TÂCHES, vous pouvez sélectionner une liste de tâches prédéfinie pour le traitement de la requête, ou créer une liste personnalisée. (Article d'aide à venir)

Ajouter un bon de commande (compagnies de gestion)

Sous l'onglet BONS DE COMMANDE, vous pouvez remplir les bons de commandes en lien avec la requête de service. (Article d'aide à venir)

MESSAGES

Messages reçus

Tous les messages provenant du portail qui vous sont envoyés par courriel sont disponibles dans cette section.

Messages envoyés

Tous les messages envoyés dans un syndicat se retrouvent dans cette section. Cela est applicable autant aux messages envoyés par cet outil qu'à ceux qui pourraient l'être par d'autres outils comme les convocations aux réunions, l'envoi des états de compte dans le module des frais de condo de même que les courriels aux copropriétaires par le biais de la page des charges spéciales.

Messages brouillons

Tous les messages non-envoyés ou en préparation se retrouveront dans cette section. Les messages en rédaction sont automatiquement sauvegardés en brouillon et envoyés dans cette section.

ENVOYER UN MESSAGE

1) Appuyez sur NOUVEAU MESSAGE.

2) Sélectionnez s'il s'agit d'un message courriel (accepte les réponses des copropriétaires) ou d'un avis courriel (les copropriétaires ne pourront pas répondre au courriel).

3) Sélectionnez les destinataires. Cliquez sur l'option disponible pour sélectionner les récipiendaires d'une copie conforme, si requis.

4) Ajoutez l'objet de votre message (obligatoire) suivi d'une ou plusieurs pièces jointes (facultatif).

5) Dans les options avancées, activez l'icône REQUÊTE DE SUIVI pour que les réponses des copropriétaires créent de nouvelles requêtes. Choisissez le type de requête créé par une réponse au message que vous enverrez ainsi que le responsable de cette même requête (ex : vous ou un collègue). Vous pouvez aussi regrouper les réponses en une seule requête ce qui vous permet également de la créer dès l'envoi du message en cochant ces options. Autrement, la/les requêtes sera/seront créées dès réception des réponses.

6) Pour programmer des renvois du message, activez le bouton de l'option RAPPELS. Appuyez sur AJOUTER UN RAPPEL autant de fois que nécessaire, et entrez les dates dans les cases prévues à cet effet. Pour effacer un rappel, approchez votre curseur de sa case, puis appuyez sur l'icône de poubelle qui apparaît.

7) POUR LES COMPAGNIES DE GESTION : Pour les communications d'urgence, appuyez sur l'icône MODULE D'URGENCES et ajoutez une date d'expiration. Le message s'ajoutera au module d'urgence de la compagnie jusqu'à la date d'expiration choisie, afin d'en informer les personnes responsables en cas de réactions des copropriétaires.

8) Rédigez votre message.

9) Choisissez parmi les options suivantes :

10) Une fois un message envoyé à un copropriétaire, celui-ci en recevra une copie par courriel, en plus de pouvoir le consulter dans le portail, dans la section MESSAGES ET REQUÊTES de la page d'accueil, sous le bouton VOIR.