Publipostage | Réaliser un publipostage

Modifié le Jeu, 21 Mars à 10:09 H

Ce texte fait partie de la série de procédures sur l'outil de publipostage. Cliquez ici pour accéder à l'introduction et aux liens menant aux autres articles d'aide sur le sujet.

1) Rendez-vous dans l'outil de publipostage sous le menu COLLABORATION puis l'onglet PUBLIPOSTAGE.

2) Cliquez sur le bouton ACTIONS de la page principale du publipostage.

3) Choisissez l'option +NOUVEAU PUBLIPOSTAGE

4) Complétez les informations de paramètres en ajoutant un titre et en sélectionnant les budgets applicables.

5) Téléchargez les fichiers externes que vous souhaitez ajouter au publipostage et sélectionnez les documents provenant du portail que vous souhaitez joindre.

6) Sélectionnez ensuite le/les modèles de lettre que vous souhaitez utiliser pour votre publipostage et cliquez sur le bouton SUIVANT.

7) La liste des copropriétaires apparaîtra. Sélectionnez tous les destinataires de votre envoi et cliquez sur SUIVANT. À cette étape, vous pouvez en sélectionnez un seul, plusieurs ou tous les copropriétaires.

8) Si vous avez inséré des champs personnalisés dans votre modèle de lettre (WORD uniquement), vous serez redirigé vers l'écran pour définir le texte qui doit remplacer vos champs personnalisés.

a) Pour ajouter la même valeur à tous : Écrivez la valeur dans la case au haut de la colonne et cliquez sur la flèche; ou
b) Pour ajouter des valeurs différentes : Écrivez la valeur de votre choix dans la case correspondant aux copropriétaires.

9) Dans la section FICHIER du sommaire de votre publipostage, ordonnez les fichiers précédemment sélectionnés en les numérotant. Cliquez ensuite sur l'option souhaitée pour générer les envois. L'option AVEC CODE-BARRES est utile pour ceux qui sont munis d'une 'plieuse-inséreuse'. Si c'est votre cas, contactez le support pour en apprendre plus au [email protected].

10) Une fois le publipostage généré, vous aurez plusieurs actions possibles et vous pourrez retrouver ces mêmes informations et options lorsque vous êtes dans le sommaire de tous les publipostages que vous avez réalisés simplement en cliquant sur le nom du publipostage.

A	Permet de télécharger les lettres incluant tous les fichiers annexés. Ainsi, un fichier PDF sera téléchargé et pourra être imprimé pour envoi postal ou pour être remis en main propre.
B	Envoie les lettres et les fichiers annexés par courriel à tous les destinataires (voir note 1 ci-dessous). La date de l'envoi sera alors automatiquement inscrite dans la colonne ENVOYÉ LE de la section des destinataires et sous la colonne LU LE se trouvera la date à laquelle le destinataire a consulté le courriel. ATTENTION ! Si l'un vos destinataires arborent une enveloppe rouge dans la section des destinataires, cela indique qu'il n'y a pas de courriel dans son dossier et qu'il ne recevra donc pas l'envoie par courriel. Dans une pareille situation, vous pouvez procéder aux actions E ou F.
C	Si une erreur a été commise dans le publipostage (manque des destinataires, correction de modèle requise, ajout ou retrait de fichiers annexés), vous pouvez recommencer votre publipostage en gardant plusieurs de vos sélections lorsque vous choisissez cette option.
D	Choisissez des destinataires et cliquez sur cette option pour télécharger les lettres et les fichiers annexés uniquement de ces destinataires dans un fichier PDF unique qui pourra être imprimé et posté ou remis en main propre. Cette option est également utile pour
E	Choisissez des destinataires et cliquez sur cette option pour envoyer par courriel le publipostage uniquement à votre sélection (voir note 1 ci-dessous). Cette fonction est utile si vous souhaitez renvoyer le courriel à une personne qui ne l'a pas reçu ou à une personne pour qui vous venez d'ajouter un courriel au dossier.

Note 1 : Lorsque vous procédez à l'envoi par courriel, les documents du publipostage sont envoyés en pièce jointe. Le système vous demande donc un titre à l'envoi et aussi d'écrire quelques lignes (en Anglais et en Français) qui correspondront au corps du courriel afin d'inviter les destinataires à consulter les documents que vous leur envoyez. Vous pourrez également choisir la catégorie de l'historique de communication dans lequel la trace sera laissée dans les dossiers et les règlements applicables le cas échéant. Cliquez sur le bouton ENVOYER lorsque vous êtes satisfait du message.