Publipostage | Présentation de l'outil

Le publipostage permet de rédiger des lettres et d'y joindre des documents en les personnalisant en fonction des informations relatives à chacun des groupes de copropriétaires dans le but de les envoyer par courriel et/ou par courrier aux copropriétaires.

Grâce à cet outil, vous pourrez créer des communications officielles à l'attention des copropriétaires ou même des fournisseurs en un rien de temps.

Vous pourrez utiliser des « champs de fusion » qui permettent de personnaliser les communications sans devoir repasser lettre par lettre et utiliser des documents qui pourront s'annexer à votre communication, comme :

- Budget

- Formulaire d'inscription au PPA

- États de compte

- Procès-verbaux des assemblées

Puisque cet outil est très flexible, il vous sera même possible d'y ajouter les documents PDF de votre choix.

AVANT DE COMMENCER

> Cette fonction requiert que l'adresse des copropriétaires soit documentée dans leur dossier. Pour valider que c'est le cas :

1) Rendez-vous dans le menu REGISTRE sous l'onglet RÉSIDENTS dans le portail de votre syndicat.

2) Dans la colonne ADRESSE POSTALE ?, assurez-vous que toutes les icônes de maison sont vertes. Une maison rouge signifie que l'adresse postale manque au dossier. Vous devez alors en ajouter une en entrant dans le dossier du groupe de copropriétaires.

> La fonction d'envoi de publipostage par courriel requiert la présence d'une adresse courriel dans le dossier du groupe de copropriétaires.

> Pour utiliser la fonctionnalité de modèle de fichier, le logiciel WORD est nécessaire. Si vous n'avez pas ce logiciel, vous pourrez utiliser la fonction de modèle HTML qui ne requiert aucun logiciel externe.

> Pour ajouter certains règlements de votre copropriété dans la liste des champs de fusion, vous devez les avoir préalablement documentés dans le registre des règlements. Cliquez ici pour la marche à suivre.

OÙ TROUVER LA FONCTION 

La fonction se trouve dans le menu COLLABORATION sous l'onglet PUBLIPOSTAGE.

En arrivant sur cette page, vous pourrez consulter les publipostages qui sont en cours de préparation, de même que ceux qui ont été réalisés.

Vous êtes libres d'écrire le texte qui vous plaît et, de surcroît, vous avez accès à une multitude de « champs de fusion » (merge field) prédéfinis. Voici la liste des champs de fusion disponibles : 

Comme vous le constaterez, un onglet vous permettant d'utiliser les règlements que vous avez documentés dans le registre des règlements s'y trouve également. Voir les prérequis ci-haut pour la marche à suivre afin de vous assurer que les règlements de votre syndicat s'y retrouvent.

PROCÉDURES D'UTILISATION

Afin d'améliorer la compréhension de cet outil, la procédure d'utilisation a été segmentée. Cliquez sur les liens ci-dessous pour accéder à la procédure à suivre de chacune des fonctions :

Personnaliser les modèles HTML

Personnaliser les modèles de fichier (avec WORD)

Créer un modèle HTML

Créer un modèle de fichier (avec WORD)

Réaliser un publipostage