Publipostage | Personnaliser un modèle de fichier (word)

Ce texte fait partie de la série de procédures sur l'outil de publipostage

ACCÉDER À L'ÉCRAN DE GESTION DES MODÈLES

Certains modèles de lettres et communications ont été mis à votre disposition. Il vous est possible de les personnaliser afin qu'ils soient plus adaptés à votre régie interne. Afin de vous rendre dans la fonction :

1) Rendez-vous dans l'outil de publipostage sous le menu COLLABORATION puis l'onglet PUBLIPOSTAGE.

2) Cliquez sur ACTIONS, puis sur GÉRER LES MODÈLES

LÉGENDE :

	Se trouve à gauche de la ligne d'un modèle afin de préciser qu'il s'agit d'un modèle de texte de type HTML
	Se trouve à gauche de la ligne d'un modèle afin de préciser qu'il s'agit d'un modèle de fichier de type Word
	Se trouve au centre de la ligne d'un modèle afin de préciser qu'il s'agit d'un modèle du système
	Se trouve au centre de la ligne d'un modèle afin de préciser qu'il s'agit  d'un modèle personnalisé du gestionnaire
	Se trouve au centre de la ligne d'un modèle afin de préciser qu'il s'agit  d'un modèle personnalisé du portail
	Se trouve à droite de la ligne dans la colonne des options permettant d'éditer le titre d'un modèle et son contenu
	Se trouve à droite de la ligne dans la colonne des options permettant de supprimer un modèle. ATTENTION ! Il s'agit d'une action définitive. Un modèle supprimé ne peut en aucun cas être restauré.
	Se trouve à droite de la ligne dans la colonne des options permettant de dupliquer le modèle pour en créer une nouvelle version
	Se trouve à droite de la ligne dans la colonne des options pour permettre de visualiser le contenu d'un modèle sans le télécharger ni entrer dans l'écran d'édition

4) Pour personnaliser un modèle du système  (S), vous devez le dupliquer en cliquant sur l'icône correspondant dans la colonne des options. Il deviendra alors un modèle personnalisé du portail (P) que vous pourrez modifier.

5) Appuyez sur le crayon se trouvant dans la colonne des options ce qui permettra l'édition du modèle.

6) Rendez-vous sous la liste des CHAMPS DISPONIBLES pour télécharger le document dans la langue de votre choix et modifier le texte selon vos besoins. Dans l'écran du portail, vous pourrez également modifier le titre en Français et en Anglais, le cas échéant.

7) Si vous souhaitez supprimer le modèle dans une des langues, vous devez cliquer sur la poubelle correspondante.

8) Une fois le document téléchargé, vous pouvez :

• Écrire le texte à votre guise autant le contenu que la police, le style et même la couleur, comme bon vous semble. 
• Ajouter des tableaux, des lignes, des formes et des images,...
• N'oubliez pas de faire votre rédaction en Anglais dans un fichier distinct, si requis.

9) Pour ajouter un champ prédéfini dans votre texte, mettez votre curseur à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ dans votre texte et :

1. Rendrez-vous dans l'onglet INSERTION du logiciel Word (en Anglais, c'est INSERT)
2. Cliquez sur l'option QuickPart
   
   
3. Dans la fenêtre qui apparaîtra, choisissez l'option ChampFusion dans la liste de gauche (anglais = MergeField)
4. Dans la boîte de texte NOM DU CHAMP (anglais = Field name), transcrivez le libellé du champ que vous souhaitez inscrire, comme il est indiqué dans la liste des champs disponibles dans le portail web, sans mettre les :: au début et à la fin du nom du champ.
   
5. Cliquez ensuite sur le bouton OK de la fenêtre dans Word pour enregistrer l'ajout.

10) Une fois vos votre rédaction terminée, enregistrez le fichier sur votre ordinateur.

11) Retournez dans le portail web, au même endroit que vous avez initialement téléchargé le modèle initialement, soit dans l'écran d'édition du modèle dans l'écran de gestion des modèles.

12) Donnez un titre à votre modèle puis cliquez sur le bouton SÉLECTIONNEZ UN FICHIER... et choisissez le fichier que vous avez enregistré sur votre ordinateur à l'étape 10.

12) Pour ajouter une version anglaise, cliquez sur le bouton correspondant et reprenez de l'étape 9 pour votre version anglaise.

13) Faites-le pour toutes les langues requises, puis cliquez sur le bouton ENREGISTRER.