Les entrées de fonds correspondent aux paiements quel qu'en soit la nature (chèque, prélèvement bancaire, comptant, virement bancaire, etc.) que le syndicat a reçu, et ce, qu'ils les aient ou non déposés.
Avant d'effectuer un dépôt, vous devez saisir les paiements présents dans ce dernier. Vous pouvez aussi saisir les paiements d'avance dans les cas où, par exemple, vous recevez une série de chèques de la part d'un copropriétaire.
AVANT DE COMMENCER
Ayez d'abord publié un bilan d'ouverture.
Ayez en main le détail des entrées de fonds (chèques, relevés bancaires pour les virements, etc.).
Pour les paiements par prélèvement bancaire, ayez configuré et saisi les informations bancaires des copropriétaires.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet DÉPÔTS, dans le sous-onglet CHÈQUES ET PRÉLÈVEMENTS.
| RECAP : Financier > Dépôts > Chèques et prélèvements |
ACTIVATION DES PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉS (PPA)
Les prélèvements préautorisés (PPA) peuvent être activés dans la configuration du syndicat. Cet article décrit le fonctionnement pour activer le service et le programmer. Une fois cette étape complétée, vous serez en mesure de produire des dépôts de PPA.
SAISIE DES ENTRÉES DE FONDS
1) Choisissez l'option AJOUTER UN PAIEMENT.
2) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le type de paiement.
Ajout de chèques
1) Dans la section PARAMÈTRES DES CHÈQUES, remplissez les informations requises. À partir de ces informations, les chèques seront générés dans la section LISTE DE CHÈQUES plus bas.
Note : Les montants, dates inscrites et numéros de chèque pourront être ajustés individuellement sur les chèques générés dans la section LISTE DE CHÈQUES.
| A | Inscrivez le montant de la série de chèques. Si les chèques sont à des montants différents, inscrivez le montant qui revient le plus souvent. Autrement, inscrivez simplement l'un des montants et vous pourrez les ajuster ensuite. |
| B | Inscrivez la date du premier chèque. |
| C | Fréquence de paiement (mensuel, bimensuel, trimestriel, etc.) |
| D | Numéro du premier chèque de la série. |
| E | Nombre de chèques reçus. |
| F | Si les chèques sont applicables aux comptes de copropriétaires, choisissez le groupe de copropriétaires auquel allouer le(s) chèque(s). Si les chèques sont applicables à plus d'un groupe de copropriétaires (exemple : un copropriétaire et sa compagnie appartiennent chacun un condo, et les frais sont couverts dans un paiement unique), sélectionnez l'un des groupes de copropriétaires puis l'autre ensuite. Les comptes associés à ces groupes s'ajouteront dans la section ALLOCATION DES CHÈQUES. |
| G | Si les chèques sont applicables à des comptes de bilan, choisissez le compte auquel allouer le(s) chèque(s). Si les chèques sont applicables à plus d'un compte de bilan, sélectionnez-les dans le menu déroulant. Les comptes s'ajouteront dans la section ALLOCATION DES CHÈQUES. |
| H | Vous permet d'ajouter une pièce jointe à l'entrée (ex : numérisation des paiements). |
2) Rendez-vous dans la section ALLOCATION DES CHÈQUES et répartissez le montant total des chèques entre les comptes sur lesquels ils sont appliqués. Sous l'option RÉPARTITION DU MONTANT TOTAL, vous pouvez répartir le montant des chèques selon des règles prédéfinies (frais de condo, soldes dus, quotes-parts ou également entre les comptes).
Note : Le total réparti doit correspondre au montant inscrit pour la série de chèques.
3) Dans la section LISTE DES CHÈQUES, vous pouvez ajuster les informations suivantes au besoin :
| A | Numéro du chèque. |
| B | Date du chèque. |
| C | Note spécifique au chèque (exemple : "Pour cotisation spéciale"). Cette note sera visible dans l'état de compte. |
| D | Montant inscrit au chèque. |
4) Appuyez sur ENREGISTRER. S'il s'agit de la seule série de chèques à saisir, choisissez l'option ENREGISTRER SEULEMENT. Si vous avez d'autres séries de chèques à enregistrer, choisissez l'option ENREGISTRER ET AJOUTER UN NOUVEAU.
Les chèques entrés dans le portail apparaîtront dans la liste des chèques et prélèvements, et s'afficheront lors de la création de dépôts lorsqu'ils seront encaissables.
Saisie de paiements par carte de crédit, virement bancaire ou comptant
1) Remplissez les informations :
| A | Indiquez le type de paiement. |
| B | Indiquez le montant du paiement. |
| C | Indiquez la date à laquelle vous avez reçu le paiement. |
| D | Ajoutez les informations pertinentes en lien avec le paiement (optionnel). Cette note sera inscrite à l'état de compte. |
| E | S'il s'agit des paiements d'un copropriétaire, choisissez-le dans le premier menu déroulant. Si le paiement s'applique à un compte spécifique (exemple : remboursement d'assurances), choisissez le compte auquel appliquer le paiement. |
| F | Répartition du paiement. Si, par exemple, le paiement couvre les frais de condo et les frais de déménagement, vous pouvez choisir comment répartir le montant versé entre les comptes de frais de condo et d'autres frais. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER. Le paiement saisi apparaîtra dans la liste des chèques et prélèvements, et s'affichera lors de la création de dépôts lorsqu'il sera encaissable.
Options de saisie de paiements par prélèvement préautorisé (PPA)
Note : Pour procéder aux prélèvements préautorisés (PPA), vous devez avoir configuré les options de PPA pour votre syndicat.
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option applicable :
| A | Pour saisir un paiement unique par PPA. |
| B | Pour récupérer les soldes des copropriétaires par PPA (ex : après l'adoption d'un budget qui augmente les frais de condo). |
| C | Pour créer des PPA en lien avec un budget spécial. |
| D | Pour imprimer les formulaires d'adhésion aux PPA pour les non-inscrits en format PDF. |
| E | Pour imprimer les formulaires d'adhésion aux PPA pour les non-inscrits en format Word. |
2) Pour un paiement unique par PPA, remplissez les champs suivants :
| A | Montant à prélever. |
| B | Date du prélèvement. |
| C | Note à ajouter au prélèvement, si nécessaire. |
| D | Groupe de copropriétaires auquel faire le prélèvement. |
| E | Pièce(s) jointe(s), si nécessaire. |
| F | Si le copropriétaire ou groupe de copropriétaires détient plusieurs fractions, utilisez cette option pour répartir le montant total entre les comptes en proportion des frais de condo, en proportion des soldes dus, en proportion des quotes-parts des unités ou également entre les comptes. |
| G | Si vous n'avez pas utilisé l'une des options de répartition, indiquez le montant du prélèvement à attribuer pour chacun des comptes. |
| H | Indiquez le numéro de transit, d'institution et de compte dans lequel faire le prélèvement. Si le copropriétaire est inscrit pour le prélèvement préautorisé de ses frais de condo, ses informations bancaires seront retranscrites dans cette section. |
3) S'il s'agit du seul prélèvement à saisir, appuyez directement sur ENREGISTRER. Si vous devez saisir d'autres prélèvements, appuyez sur la flèche, puis sur ENREGISTRER ET AJOUTER UN NOUVEAU.
4) Pour la récupération des soldes dus, remplissez les champs suivants, puis appuyez sur GÉNÉRER LES PRÉLÈVEMENTS :
| A | Date à laquelle effectuer le prélèvement. |
| B | Note en lien avec le prélèvement. Vous pouvez ajouter une note dans l'encadré du haut, puis appuyer sur la flèche pour l'appliquer à tous les prélèvements. |
| C | Montant du prélèvement. Par défaut, le montant dû par les copropriétaires vous seront proposés. |
5) Pour les PPA de budgets spéciaux, dans la nouvelle fenêtre, choisissez le budget spécial pour lequel vous voulez générer les PPA.
6) Dans la nouvelle page, ajoutez une note aux prélèvements si nécessaire. Vous pouvez ajouter une note dans l'encadré du haut, puis appuyer sur la flèche pour l'appliquer à tous les prélèvements. Appuyez ensuite sur GÉNÉRER LES PRÉLÈVEMENTS en bas de page.
Une fois les chèques et prélèvements saisis, vous pourrez effectuer les dépôts.
Lien connexe : Préparer les dépôts
Préparer les dépôts à partir de l'application web : Support UpperBee