Les états financiers permettent de porter un jugement sur la situation financière d'un syndicat de copropriété en fournissant de l'information sur sa performance. Une fois un exercice financier complété, vous pourrez le clôturer, prévenant ainsi toute modification à celle-ci.
AVANT DE COMMENCER
Pour permettre au portail de générer les états financiers, vous devez :
- Publier un bilan d'ouverture
- Adopter et facturer un budget
- Comptabiliser vos factures dans le portail
- Comptabiliser et déposer vos entrées de fonds (chèques, PPA ainsi que virements bancaires ou argent comptant reçus) dans le portail.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet ÉTATS FINANCIERS.
| RECAP : Financier > États financiers |
INTERFACE
État des résultats
L’état des résultats fournit le détail des revenus et dépenses du syndicat de copropriété pour l'exercice financier ou la date sélectionnée.
| A | Comptes comptables affectés par des transitions ou pour lesquels des sommes ont été budgétées. Les comptes sont rassemblés selon les groupements prédéfinis. |
| B | Dépenses engagées et revenus comptabilisés par comptes, pour chacun des fonds prédéfinis. |
| C | Total réel des dépenses et revenus de chaque compte. |
| D | Dépenses et revenus budgétés pour les mois écoulés en fonction de la période observée. |
| E | Dépenses et revenus budgétés à pareille date pour l'exercice précédent |
| F | Excédent/(Déficit) des produits sur les charges pour l'exercice financier observé. |
État de l'évolution de l'actif net
Les actifs nets représentent l'accumulation des surplus et déficits survenus depuis la création du syndicat pour chacun des fonds.
L'évolution de l'actif net permet de suivre l'impact de l'état des résultats sur les avoirs (ressources financières) du syndicat.
Les actifs nets non-affectés représentent le solde du fonds d'opération de la copropriété. Si le solde est en négatif, cela veut dire qu'il est déficitaire et le mieux est de prévoir un plan de remboursement.
Bilan
Le bilan est une synthèse de la situation financière à une date donnée. Il présente les actifs (avoirs) ainsi que les passifs (dettes) du syndicat.
| A | Détail des avoirs du syndicat et des sommes qui lui sont dues (comptes à recevoir; souvent des montants impayés par les copropriétaires) |
| B | Détail des sommes payables par le syndicat et des contributions perçues d'avance (trop payés des copropriétaires en date du bilan), et l'apport reporté au fonds de prévoyance (somme totale amassée par le syndicat). |
| C | Les ressources financières du syndicat en date du bilan. |
| D | Actifs et passifs des comptes pour chacun des fonds de la copropriété en date du bilan. |
| E | Total des actifs et passifs en date du bilan. |
| F | Actifs et passifs à la même date lors du dernier exercice financier. |
Note 1 : Puisque les états financiers fonctionnent avec la méthode par apport reporté, le fonds de prévoyance est reporté au bilan pour indiquer que des sommes de l'actif sont affectés à une compte spécifique. Cela veut dire que ce que vous voyez comme montant dans les passifs (GL 2900 dans l'exemple ci-haut) représente ce que vous avez amassé moins (-) ce que vous avez dépensé pour le fonds de prévoyance. C'est donc la valeur de fonds de prévoyance. Cet argent ce trouve toutefois à l'actif, normalement dans vos comptes bancaires. Dans les bonnes pratiques d'administration, nous pouvons viser que la valeur du/des compte(s) épargne(s) et placement(s) totalise le même montant que celui qui se trouve au bilan. Cette explication est également applicable au fonds d'autoassurance.
Notes aux états financiers
Il s'agit de notes comptables usuelles accompagnant normalement les états financiers. Ces notes peuvent être modifiées (voir section ACTIONS ci-après).
ACTIONS
A) Pour exporter les états financiers. Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le format de l'export (Excel ou PDF) ainsi que les éléments à inclure dans le document, puis appuyez sur OK.
B) Permet de téléverser une version corrige, auditée ou reformatée des états financiers. Cette version deviendra la version officielle pouvant être consultée par les copropriétaires. Téléversez le document, puis appuyez sur ENREGISTRER. Notez que les administrateurs et gestionnaires, le cas échéant, auront toujours la possibilité de consulter les états financiers de l'intranet malgré l'ajout d'une autre version.
C) Pour ajouter les états financiers du syndicat pour des périodes antérieures à l'utilisation du portail pour la tenir la comptabilité du syndicat. Sélectionnez la période couverte par les états financiers, téléversez le fichier, puis appuyez sur ENREGISTRER.
D) Pour ajouter, modifier, réordonner ou retirer les notes des états financiers.
Lors de l'ajout d'une note, ajoutez un titre, le contenu, sélectionner sa position (ordre) dans la présentation des notes, puis appuyez sur ENREGISTRER.
E) Pour les syndicats en gestion professionnelle, s'il s'agit des états financiers d'un exercice passé, vous pouvez leur attribuer un statut afin de savoir où en est le processus de révision, mais également pour bloquer les transactions qui pourraient les affecter. Un statut autre qu'ouvert rendra impossible d'enregistrer d'autres transactions pour cette année financière dans le portail.
CLÔTURER L'EXERCICE FINANCIER
Une fois toutes les données financières inscrites dans le portail pour votre exercice financier, la dernière étape est de fermer l'exercice financier en question. Il s'agit d'une action qui doit être faite annuellement. Il s'agit d'une étape à préparer minutieusement car la fermeture de l'exercice est une action irréversible après quoi il sera impossible d'ajouter d'autres données financières pour cet exercice.
Dès la fin d'un exercice financier, le portail en ouvre automatiquement un autre. Toutefois, le portail ne garde pas plus de deux années financières ouvertes à la fois. Si vous n'avez pas fermé votre exercice financier précédent, les fonctions financières seront bloquées dès la fin de l'exercice financier courant.
Note : Assurez-vous que les actions suivantes ont été complétées pour l'année financière à fermer :
- Avoir validé les sommes inscrites au bilan et aux états financiers. Si votre actif net est négatif, assurez-vous aussi de prendre action pour redresser la situation si nécessaire.
- Avoir vérifié que toutes les dépenses ont été inscrites dans les bons comptes de dépenses.
- Avoir entré toutes les factures et notes de crédit de l'année financière.
- Avoir terminé les conciliations bancaires pour tous les comptes du syndicat.
- Avoir ajouté et facturé toutes les charges (ex : frais de déménagement) aux copropriétaires.
- Avoir saisi tous les paiements reçus (frais de condo, charges spéciales, remboursements d'assurances, etc.) et enregistré les dépôts associés.
- Avoir effectué vos écritures de journal de fin d'année, incluant les transferts de revenus au fonds de prévoyance si votre syndicat procède ainsi.
- Si vous avez des écritures de journal avec une récurrence mensuelle, assurez-vous de leur inscrire une date de fin, sans quoi il vous sera impossible de le faire par la suite. Si ces écritures sont toujours applicables pour l'exercice financier suivant, dupliquez l'écriture de journal.
ATTENTION! Cette action est irréversible, donc assurez-vous que TOUTES les informations énumérées plus haut soient entrées pour l'année financière à clore avant de procéder.
1) Sous ACTIONS, choisissez l'option VOIR L'EXERCICE FINANCIER.
2) Dans la nouvelle page, dans la section PIÈCES JOINTES, téléversez les éléments suivants :
- Déclaration de revenus
- Avis de cotisation provincial
- Avis de cotisation fédéral
3) Une fois un élément ajouté, cochez sa case correspondante dans la section OPTIONS.
Note : Si vous n'avez pas encore tous les documents, vous pourrez revenir dans l'exercice financier et les ajouter plus tard, avant de clôturer l'exercice.
4) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option CLÔTURER L'EXERCICE.
