Comment créer les fonds ou projets de votre propriété et en définir le contenu

Modifié le  Sat, 06 Jan 2024 sur 04:33 PM

Les fonds ou projets d'une propriété permettent de comptabiliser les revenus et dépenses des différents fonds de la propriété (fonds d'administration, fonds de prévoyance, fonds d'autoassurance, les immeubles individuels d'une société, etc.).


Une fois le tout créé, il sera possible d'ajouter les revenus et dépenses des différents comptes dans le budget, ainsi que de catégoriser les revenus et dépenses par fonds dans les états financiers.


TABLE DES MATIÈRES


AVANT DE COMMENCER

- (Optionnel) Afin de pouvoir ajouter les comptes dans les différents fonds/projets, assurez-vous d'avoir crée la charte de comptes. Vous pourrez toutefois revenir dans les fonds/projets pour y ajouter les comptes une fois ceux-ci créés. 


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de votre propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ., cliquez sur GESTION DES COMPTES, puis sur l'onglet FONDS ou PROJETS.

CRÉER UN FONDS/PROJET

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN FONDS/PROJET

2) Dans la nouvelle page, remplissez les champs suivants avant de cliquer sur ENREGISTRER

1
  • Donnez un nom à votre fonds/projet, dans au moins une des deux langues
2

  • Fonds d'administration : Fonds pour les dépenses courantes
  • Fonds de prévoyance : Fonds de réserve pour des projets majeurs, option valide pour le fonds d'autoassurance.
3
  • Utilisez les filtres de recherche pour trouver les comptes désirés selon leur numéro de GL ou leur identifiant
4
  • Sélectionnez tous les comptes à inclure dans le fonds/projet afin qu'il soit possible d'y ajouter des dépenses au budget
  • Un compte peut apparaître dans plusieurs fonds. Lorsque vous comptabiliserez des factures, par exemple, il vous sera possible de choisir le compte de dépenses auquel elle est affectée, ainsi que le fonds/projet dans lequel comptabiliser la dépense.


MODIFIER UN FONDS/PROJET

  • Une fois un fonds/projet créé, il est possible de modifier le nom, en changer le type, ou ajouter et retirer des comptes du fonds en question.

1) Dans la liste des fonds/projet, appuyez sur l'icône de modification.

2) Dans la nouvelle page, vous pourrez modifier le nom du fonds, son type, ainsi que la sélection de comptes qui apparaissent dans celui-ci. Une fois les modifications apportées, cliquez sur ENREGISTRER 


ARCHIVER UN FONDS/PROJET

  • Lorsqu'un fond n'est plus utilisé par une propriété, il est possible de l'archiver afin qu'il n'apparaisse plus aux budgets et états financiers subséquents de la propriété.


1) Dans la liste des fonds/projets, appuyez sur l'icône de modification du fonds/projet à archiver.

2) Sous ACTIONS, cliquez sur ARCHIVER

3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en cliquant sur OUI

  •  Le fonds/projet archivé ne sera plus visible dans les budgets et les états financiers. 
  • Il sera toutefois possible de consulter ce fonds dans cette section en appliquant le filtre de recherche INACTIFS 

  • Il vous sera aussi possible de le réactiver en allant dans ce fonds/projet puis, sous ACTIONS, cliquez sur RENDRE ACTIF



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