Introduction

La vie est ainsi faite, nous avons tous des factures à payer, les syndicats de copropriété ne sont pas sans reste. Plusieurs des copropriétés sous gestion chez votre gestionnaire ont une formule de gestion partielle, c'est-à-dire que la tâche de gestion est divisée entre le conseil d'administration et le gestionnaire. Par exemple, dans le cas d'une gestion financière, le conseil d'administration s'occupe de son assemblée, du respect des règlements, des opérations, de leurs fournisseurs, etc. Votre gestionnaire de son côté, s'occupe de tenir à jour les livres comptables, s'occupe de payer les factures de nos clients qui nous sont envoyées.

Méthodologie

Afin de faciliter l'échange d'information entre le conseil d'administration et le département comptable, nous avons donc créé un module de soumission de documents qui permet au conseil d'administration de soumettre directement à la comptabilité les factures que vous avez reçues de fournisseurs. Certains de nos clients font envoyer directement les factures de fournisseur chez nous, le tout va continuer à fonctionner tel quel. Par contre, tous nos clients qui nous envoient des factures à payer par courriel, que ce soit à un gestionnaire ou directement à un employé de la comptabilité ceux-ci devront dorénavant obligatoirement utiliser le nouveau module de soumission de documents. 

Fonctionnement

Soumettre une facture

Pour soumettre une facture, vous n'avez qu'à vous diriger dans la section conseil d'administration => Soumission de documents. Vous n'avez alors qu'à saisir le numéro de facture, donner les instructions de paiement à la comptabilité, sélectionner le fournisseur (s'il y a lieu, sinon choisissez l'option fournisseur inconnu), à joindre votre fichier et à appuyer sur le bouton soumettre. N'hésitez pas à inscrire suffisamment de détails dans les instructions de paiement pour permettre à la comptabilité de comprendre ce que vous voulez faire. Par exemple:

• Est-ce que le montant est à refacturer à un copropriétaire. Si oui est-ce que vous voulez que nous lui envoyions une copie de la facture avec un état de compte?
• Est-ce que vous voulez payer seulement un montant partiel, si oui indiquez-le;
• Quelle est la nature de la dépense? Cette information va pouvoir être inscrite dans le déboursé afin de vous donnant ainsi de l'information financière de qualité;
• Dans quel compte de dépense voulez-vous comptabiliser la dépense?
• Toute autre information que vous jugerez pertinente.

Voici un exemple :

Consulter les factures soumises

Par défaut l'écran vous affiche les factures en traitement. Par cet écran, vous avez la possibilité d'ajouter une note qui sera envoyée au service de comptabilité. Vous pouvez également télécharger la copie de la facture ou consulter la facture informatisée.

Voici un exemple:

Actions à prendre

Il peut arriver parfois que le service de comptabilité ne soit pas en mesure de traiter votre demande de paiement pour diverses raisons par exemple, le fichier soumis est illisible, ils n'ont aucune idée dans quel compte la dépense doit être comptabilisée, etc. Dans ces cas, le service comptable à la possibilité de vous écrire une note que vous recevrez par courriel. Vous devrez fournir l'information manquante au service de comptabilité en ajoutant une note à la soumission ou en en soumettant une nouvelle facture si dans le cas où la facture originale était illisible.