En copropriété, le processus de discussions et de prise de décisions est une partie intégrante de la vie d'un administrateur. Afin de rendre le processus moins fastidieux, il est possible de tenir le fil de discussion et les votes dans le portail. Cela a pour avantage de :
- Consolider le fil de discussion à un endroit et donner une vue d'ensemble des échanges,
- Garder une archive des votes et discussions des conseils d'administration antérieurs,
- Fournir des explications aux futurs conseils d'administration quant à la nature de certaines décisions.
Les discussions et votes peuvent être démarrés à partir de requêtes de service soumises par les copropriétaires, mais peuvent aussi être créées directement dans le module.
AVANT DE COMMENCER
Assurez-vous d'avoir enregistré tous les membres de votre conseil d'administration.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu C.A., sous l'onglet DISCUSSION & VOTES.
| RECAP : C.A. > Discussion & Votes |
DÉMARRER UNE DISCUSSION
1) Appuyez sur AJOUTER UNE DISCUSSION.
2) Remplissez les champs suivants :
| A | Catégorie de la discussion. |
| B | Sujet de la discussion. |
| C | Description du sujet à discuter. |
| D | Cochez cette case pour recevoir une mise à jour quotidienne de l'évolution de la discussion. |
| E | Ajoutez des pièces jointes, au besoin. |
| F | Si la discussion requiert un vote, cochez la case à cet effet et ajoutez au moins deux choix. |
| G | Si la discussion requiert un vote, réglez le nombres d'heures d'inactivité avant la clôture d'un vote, si les administrateurs peuvent voter pour plus d'une option et si vous voulez être notifié dès qu'un vote est enregistré. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
OPTIONS DE DISCUSSION
| A | Pour ajouter un commentaire à la discussion. Une nouvelle section apparaîtra dans laquelle vous pouvez écrire et envoyer un commentaire par rapport à la discussion. |
| B | Pour clore le vote et la discussion. La discussion et le vote seront disponibles à des fins de consultation. |
| C | Pour notifier les administrateurs qu'un vote est requis sur le sujet. |
| D | Pour recommencer le vote. |
| E | Pour modifier les champs entrés au préalable lors de la création de la discussion. |
RÉSULTATS DES VOTES
1) Dans la discussion, sous les choix de vote, appuyez sur CLIQUEZ ICI POUR CONSULTER LE RÉSULTAT DU VOTE.
2) Les résultats des votes ainsi que les votes de chacun des administrateurs seront affichés à cet endroit.
