MEETING - Guide du présentateur

Modifié le Ven, 27 Nov., 2020 à 12:24 H

Dans le présent document, le masculin est utilisé afin d'alléger le texte et comprend le féminin lorsque le contexte l'indique. Le même principe est applicable à l’utilisation du singulier et du pluriel

Toutes les marques et logos cités dans le présent document appartiennent à leurs propriétaires respectifs.

TABLE DES MATIÈRES

Configurations supportées
Étapes de création d’un portail de gestion de réunions MEETING
Créez, configurez et tenez vos réunions

Configurations supportées

Navigateurs web et systèmes d’exploitation

MEETING supporte les plus récents et populaires systèmes d’exploitation et navigateurs en utilisation aujourd’hui.

Ordinateurs

En version ordinateur, MEETING supporte Google Chrome, Mozilla Firefox, Micrisoft Edge et Safari d’Apple, et ce, selon l’ordinateur utilisé. Le navigateur Microsoft Internet Explorer n’est pas supporté.

Appareils mobiles iOS^MD

Sur iPhone ou iPad, seul Safari d’Apple est supporté.

Appareils mobiles Android^MD

À partir d’un téléphone intelligent ou d’une tablette Android, Chrome de Google est supporté.

Si vous accédez à la réunion à partir d’un appareil mobile ou d’une tablette, assurez-vous d’accéder à ClickMeeting^MD, outil de téléconférence intégré à Meeting, en mode « Navigateur » (« Browser »). Seul le mode « Navigateur » (« Browser ») vous donnera accès à la vidéo de la réunion.

Si par erreur vous accédez à ClickMeeting à parti de l’« APPLI », vous serez dirigé vers l’application Android de ClickMeeting et vous perdrez l’accès à la salle de réunion Meeting. Vous serez alors incapable de voter. Si vous faites cette erreur, simplement :

fermez l’application ClickMeeting;
accédez à votre courriel d’invitation à la réunion; et
ré-accédez à la réunion en prenant soin de sélectionner l’option « Navigateur » (« Browser ») cette fois.

Il est recommandé d’éviter d’ouvrir d’autres logiciels en même temps que vous avez une session de réunion MEETING active, surtout des logiciels qui pourraient demander d’utiliser des ressources telles que votre microphone ou webcam. Il est également important de ne pas lancer un autre logiciel de téléconférence lorsqu’une session de réunion MEETING est active puisque cela risque d’occasionner des conflits et d’entraîner l’interruption du son et/ou de la vidéo.

Également, veuillez noter que certaines mises à jour système peuvent bloquer la caméra et le microphone dans les paramètres système. Dans ce cas, ces périphériques ne s’activent pas, même si tous les autres paramètres sont corrects. Voici comment débloquer la caméra et le microphone (source).

Tester le son, le micro et la caméra

Nous vous invitons fortement à tester vos composantes technologiques avant la réunion.

Pour le faire, vous pouvez cliquer sur le lien suivant: https://bit.ly/2AS1Fnq

Si vous avez des enjeux, suivez les instructions indiquées sur la page de test pour corriger la situation.
Si vous pensez avoir des problématiques et que vous êtes incapable de les résoudre, nous vous invitons à vous connecter à la réunion 15 minutes avant le début et nous pourrons tenter de vous aider via le ''chat'' ou en vous guidant verbalement.

IMPORTANT : Pour retourner à la page vous permettant d’entrer votre code d’accès privé, vous devez cliquer sur le bouton ‘’Retour’’ qui se situe dans le haut de l’écran. Ne pas utiliser le bouton ‘’nous rejoindre maintenant’’, car il ne vous permettra pas d’accéder à la réunion.

Étapes de création d’un portail de gestion de réunions MEETING

Le portail de gestion est l’endroit à partir duquel vous pourrez gérer les réunions de votre(vos) syndicat(s) de copropriété. Ce portail vous permettra de créer des utilisateurs qui pourront ensuite, eux-mêmes, créer un nombre illimité de réunions. Une fois votre portail de gestion de réunion créé, vous n’aurez plus à répéter les étapes suivantes.

Créer votre compte MEETING

Il est de la responsabilité de la personne infectée d’aviser les personnes avec qui elle habite, ses proches ou les gens avec qui elle a directement été en contact dans les 14 derniers jours afin que ceux-ci puissent également se mettre en confinement.

1) La première étape de création de votre portail de gestion de réunion MEETING est d’accéder à la page https://virtualcondomeeting.com/ puis sélectionner « Créer un nouveau portail ».

2) Complétez ensuite le formulaire d'inscription en choisissant un nom pour votre portail et appuyez sur le bouton « Soumettre ». Veuillez noter que le nom que vous sélectionnerez sera celui visible dans l'URL que les participants à la réunion devront parcourir.

Pour un syndicat : le nom de votre copropriété est généralement préférable.
Pour une société de gestion : Utilisez le nom de votre entreprise

Si le nom que vous avez sélectionné est déjà utilisé, nous vous suggérons d'ajouter soit votre état, province, ou votre ville au nom retenu lorsque vous nommerez votre portail.

Créer les utilisateurs

1) Le créateur du portail de gestion sera par défaut un utilisateur de type ‘’admin’’ et c’est lui qui pourra créer les autres utilisateurs du portail et gérer les accès. Il s’agit en quelque sorte d’un « super-utilisateur ».

2) Créez ensuite les autres utilisateurs de votre portail, en les ajoutant un à un. Pour se faire, cliquer sur « Créer un nouvel utilisateur ». Vous pouvez également importer en lot vos utilisateurs en important vos informations à partir d’Excel.

Pour un syndicat : un utilisateur sera généralement un administrateur
Pour une société de gestion : les utilisateurs seront vos employés

Octroyer/modifier les accès

Par défaut votre portail comprendra 2 types de rôles :

Admin : possède tous les accès
User : possède tous les accès, sauf celui permettant de créer de nouveaux utilisateurs et créer de nouveaux rôles.

À titre d’administrateur du portail, vous pourrez créer de nouveaux rôles avec des accès différents.

Tous vos nouveaux utilisateurs seront par défaut créé avec un rôle « user », mais vous pourrez aller changer les accès d’un utilisateur en cliquant sur « Actions » vis-à-vis son nom, puis sur « permissions » et ensuite en décochant les accès que vous ne voulez pas lui octroyer.

Modifier le texte par défaut d’invitation à une réunion

Il est possible de modifier le texte par défaut de l’invitation utilisée par Meeting pour inviter les participants à vos réunions.

Ce texte pourra tout de même être modifié à l’intérieur de chacune de vos réunions, et ce, afin de vous offrir un maximum de flexibilité. Tous les champs entre les accolades { } sont des champs qui seront remplacés par les informations de la base de données au moment de l’envoi à vos copropriétaires et il ne faut donc pas les modifier directement dans le modèle.

Nous vous invitons notamment à ajuster la procédure par laquelle vous souhaitez que les copropriétaires vous transmettent les procurations.

Substituer au logo Meeting celui de votre entreprise ou de votre copropriété

Sous la section « Administration » puis « Paramètres », aller sur l’onglet « Apparence ». Il vous sera alors possible de modifier le logo Meeting affiché par défaut dans votre portail de réunion et également situé dans le coin supérieur gauche du message d’invitation envoyé à tous vos participants.

Afin de personnaliser votre portail et ses communications, simplement importer une image de votre logo contenue dans un fichier JPG/JPEG/PNG ou GIF d’une taille maximale de 30KB et d’une résolution maximale de 139x35 pixel.

Créez, configurez et tenez vos réunions

Créer une réunion

1) Pour créer et configurer une réunion, vous devez accéder à la section « Réunion » et ensuite appuyer sur le bouton « Créer une réunion ».

2) Une fenêtre ouvrira vous demandant d’inscrire les informations clés de votre réunion :

Propriété : inscrire le nom du syndicat de copropriété
Combien d’unité y a-t-il dans votre propriété : inscrire le nombre d’unités privatives (exception faite des stationnements à moins qu’une personne soit uniquement propriétaire d’un stationnement ; lorsqu’une personne est propriétaire d’un condo et d’un stationnement, alors la quote-part de son stationnement sera ajoutée à la quote-part du condo)
Nom : il s’agit du nom de la réunion (p.ex. : Assemblée annuelle 2020). Si vous adressez à un auditoire multilingue, il est recommandé de traduire le nom de la réunion de la manière suivante : Assemblée annuelle 2020 / 2020 Annual Meeting
Date et heure : choisir la même date et heure que sur votre avis de convocation transmis aux copropriétaires.
Case à cocher : si dans votre juridiction, un indivisaire présent peut voter la quote-part d’un indivisaire absent, comme c’est le cas au Québec, ne pas décocher la case situer au bas de la fenêtre à cet effet.

Finalement, le nombre d’unités indiqué pour fin de facturation doit correspondre, ou être supérieur, au nombre total d’unités (appartements/condos) que compte votre propriété, puisque Meeting ne vous permettra pas de créer un nombre supérieur d’unités à celui que vous avez indiqué à ladite fin de facturation. Pour minimiser les coûts, nous vous invitons à regrouper les stationnements privatifs ayant une quote-part avec le condo lorsqu’il s’agit des mêmes propriétaires.

Configurer votre réunion

Pour configurer la réunion que vous venez de créer, simplement appuyer sur le bouton « Actions » et ensuite sélectionner l’option « Configurer ».

Cela ouvrira la page de configuration de votre réunion ou vous pourrez :

créer vos unités, vos participants et ajouter les procurations reçues,
ensuite inviter vos participants,
puis, lors de la réunion, gérer le quorum et les votes.

Importer (créer) vos unités et participants

Chaque unité (ou fraction) de votre propriété ayant une quote-part doit être créée dans MEETING afin que le total des quotes-parts totalise 100 %. Omettre une ou plusieurs unités ou fractions ayant une quote-part compromettra l’intégrité de votre quorum et de vos votes.

Dans MEETING, le registre des unités remplit à la fois 2 fonctions :

celle de registre des fractions et quote-part et
celle du registre des propriétaires.

Pour ajouter ces informations dans Meeting, vous avez 2 options :

Option 1 : Importer une configuration d’UpperBee
Option 2 : Importer un registre EXCEL pour vos unités et vos propriétaires.

Option 1 : Importer une configuration d’UpperBee

1) Cliquer sur « Importer une configuration d’UpperBee » qui est dans le coin supérieur droit de l’onglet « Unités ».

2) Une fenêtre « Importer la configuration de la réunion » va apparaître et vous devrez inscrire vos identifiants (nom d’utilisateur et mot de passe) d’UpperBee afin de faire le lien vers UpperBee.

3) Ensuite une seconde fenêtre « Importer la configuration de la réunion » va apparaître, vous demandant de choisir votre syndicat et la réunion que vous souhaitez importer.

Cette démarche va importer :

L’ordre du jour et les votes programmés
Votre registre de fraction
Vos copropriétaires

Option 2 : Importer un registre EXCEL pour vos unités et vos propriétaires

1) Exporter le fichier EXCEL (.xls) de configuration et le sauvegarder sur votre ordinateur

Sous l’onglet « Unités », appuyez sur le bouton « Opérations Excel » et sélectionnez l’option « Exporter vers Excel ».

Cela générera un fichier de configuration Excel que vous devrez sauvegarder temporairement dans un dossier sur votre ordinateur. Prenez note du dossier dans lequel vous avez sauvegardé le fichier de configuration, car il vous sera nécessaire de récupérer ledit fichier afin de le compléter et de l’importer dans MEETING une fois complété.

2) Compléter le fichier EXCEL de configuration avec les informations de votre propriété

Voici comment compléter les colonnes :

Nom de l’unité : inscrire le numéro de l’appartement. Si vous avez des stationnements cadastrés (comprenant une quote-part), pour éviter de payer plus cher pour votre réunion, nous vous suggérons de les ajouter avec l’appartement avec lequel ils sont associés et donc l’indiquer clairement dans le « nom de l’unité ».
Quote-part du participant dans l’unité (%):
1. il faut indiquer la quote-part de l’unité, pondérée par le droit de propriété de chacun des copropriétaires qui détient la fraction (p.ex : Si 2 conjoints possèdent 50% chacun et que le condo à 10% de quote-part, alors chacun détiendra 5% des quotes-parts.)
2. vous devez omettre le symbole de « % », en utilisant par exemple le format de chiffre « Général ».
Nom du participant : prénom et nom du propriétaire tel qu’indiqué à l'acte de vente
Courriel du participant :
1. Il faut indiquer un courriel valide pour chacun des propriétaires d’une fraction ou du moins, minimalement pour au moins un des propriétaires d’une même unité.
2. Si vous avez des fractions qui sont détenues par une personne morale (ex : société, fiducie, etc.), nous vous invitons à préciser dans votre courriel d’invitation qu’ils devront remettre une procuration, et ce, même s’ils reçoivent l’invitation parce que vous avez un courriel au dossier pour le mandataire de la personne morale qui est propriétaire de la fraction.
Participant a perdu droit vote ? : Si un copropriétaire n’a pas payé depuis plus de 3 moins ses charges communes, alors il aura perdu son droit de vote lors de l’assemblée et donc il faut écrire « Oui » afin qu’il ne soit pas comptabilisé dans le calcul du quorum.

Il est important de ne pas modifier la structure du fichier de configuration (p.ex. : ajouter, retirer ou renommer une colonne). Modifier la structure du fichier de configuration ou inclure le symbole de « % » fera en sorte que votre fichier de configuration sera rejeté par MEETING lors de son import. Une fois le fichier complété, simplement le sauvegarder.

Finalement, puisque MEETING permet de classer en ordre alphanumérique les noms des unités, il est suggéré d’utiliser la convention de nomenclature suivante afin de faciliter vos recherches aux besoins.

Si votre immeuble compte seulement une adresse civique :

Le numéro de l’appartement devrait être écrit en ayant recours au plus grand numéro d’appartement de la propriété, p.ex. : si le plus grand numéro d’appartement est 3101 (typiquement pour un immeuble de 31 étages), les appartements des niveaux inférieurs devraient être numérotés de la manière suivante : Apt. 0101, Apt.0102, Apt. 0201, Apt. 0202, etc. Cela permettra un classement ordonné de vos unités dans MEETING.

Stationnements intérieurs, extérieurs et casiers de rangement devraient suivre la même logique de numérotation que les appartements. Toutefois, vous devriez précéder le numéro du stationnement par son type. P.ex. : le stationnement intérieur #3 dans un immeuble comptant plus de 100 places intérieures de stationnement pourrait être « STAT INT 003 ». De cette façon, dans MEETING tous les stationnements intérieurs seront regroupés ensemble et seront classés en ordre numérique.

Si votre immeuble compte plus d’une adresse civique :

Généralement, nous comprenons qu’il est plus simple de débuter par le numéro civique, suivi du nom de la rue et finalement le numéro de l’unité (condo/appartement, stationnement ou casier de rangement).

3) Importer le fichier EXCEL de configuration complété dans MEETING

Toujours sous l’onglet « Unités », appuyez sur le bouton « Opérations Excel » et sélectionnez l’option « Importer à partir d’Excel ». Une fenêtre ouvrira afin que vous puissiez naviguer vers le dossier et le fichier de configuration que vous avez précédemment sauvegardé sur votre ordinateur. Sélectionnez votre fichier et, sous Windows^MD de Microsoft, appuyez sur le bouton « Ouvrir » et le fichier s’importera dans MEETING. Si l’opération réussit, un message à cet effet s’affichera dans le coin inférieur droit de votre écran. Si après avoir reçu le message d’import réussi vous ne voyez pas la liste de vos unités, simplement appuyer sur la loupe (indiquer dans le cercle ci-dessous) afin de rafraîchir la page de votre fureteur et la liste de vos unités s’affichera.

Que faire si je veux inviter une personne qui n’est pas un propriétaire ?

Sous l’onglet « Participant » appuyez sur le bouton « Créer un participant ». Une fois le participant créé, vous pouvez simplement ne pas lui attribuer d’unité, et il sera à même de participer à la réunion, et ce, sans avoir d’impact sur votre quorum ou le résultat de vos votes.

Que faire si un propriétaire est une personne morale (p.ex. : une compagnie) ?

La personne morale doit remettre une procuration à un individu qui sera créé comme un participant dans MEETING. Une fois le participant créé, utiliser l’onglet « Procuration » pour lui assigner la procuration donnée par la personne morale.

Attention : si lors de l’import des fractions, vous avez mis un courriel pour une fraction détenue par une personne morale, assurez-vous d’avoir en main cette procuration pour vos registres. Toutefois, vous n’aurez pas à faire le processus de transfert des quotes-parts de l’unité vers un participant via l’onglet de procuration puisque le participant a déjà reçu son invitation. Cela sera nécessaire uniquement si le représentant de la société s’avère être une autre personne que celle initialement invitée.

Qu’arrive-t-il si un participant (propriétaire) détient plus d’une unité ?

MEETING regroupera les unités détenues par un même participant et cumulera simplement les quotes-parts de chaque unité. Par conséquent, lors du calcul du quorum, ou lors d’un vote, uniquement le cumul des quotes-parts dudit participant sera considéré.

La gestion des procurations

Les procurations vous permettent (le mandant) de donner un mandat de représentation à la personne physique de votre choix (un mandataire).

Il est important de savoir qu’il est impossible pour une personne d’attribuer à une autre personne physique des procurations qu’elle a elle-même reçues de tiers (p.ex. : des procurations reçues par M. Tremblay ne peuvent pas être transférées à un mandataire qu’il aurait lui-même mandaté pour sa propre fraction et quote-part).

1) Pour assigner une procuration à un participant, sous l’onglet « Procuration », appuyez sur le bouton « Créer une procuration ». Une fenêtre s’ouvrira vous demandant d’indiquer qui a donné la procuration « Donnée par * » et qui a reçu la procuration « Donné à * ». Ensuite enregistrer votre opération et la procuration sera automatiquement assigné à l’individu choisi.

2) Si la procuration est remise à un nouveau participant et que vous aviez déjà transmis les invitations à la réunion, veuillez noter que vous devrez renvoyer les invitations. Pour éviter de les renvoyer à tout le monde, veuillez simplement cliquer sur la case à cocher indiquant « Envoyez l’invitation seulement à ceux qui ne l’ont pas déjà reçue ». Toutefois, si vous avez traité les procurations avant d’envoyer les invitations, alors les mandataires recevront leur invitation en même temps que les copropriétaires.

Finalement, il est généralement souhaitable d’indiquer une heure limite d’acceptation des procurations (p.ex. : 1 heure avant le début de la réunion) afin de permettre aux représentants de la copropriété ou au gestionnaire de les inclure dans MEETING, et que chacun des mandataires puisse être invité à la réunion et reçoivent son code d’accès unique, surtout lorsque la procuration n’est pas donnée à un copropriétaire. Toutefois, sachez que vous pouvez entrer des procurations dans MEETING même pendant la réunion (sauf durant la tenue d’un vote) et qu’elles seront immédiatement prises en compte.

Personnalisez votre courriel d’invitation et inviter les participants

Personnalisez le modèle d’invitation général

Vous pouvez personnaliser le courriel d’invitation en allant dans la section « Administration », puis en cliquant sur « Paramètre » et en sélectionnant l’onglet « Général ». Ce modèle deviendra le modèle par défaut dans toutes vos réunions.

Personnaliser l’invitation pour une réunion spécifique

Avant d’inviter les participants à votre réunion, vous pouvez personnaliser le courriel d’invitation par défaut. Sous l’onglet « Invitation » vous trouverez une boîte de texte éditable dans laquelle se trouve le message d’invitation par défaut généré par MEETING. Cela peut être utile pour retirer la version anglaise de votre texte si vos participants parlent uniquement en français par exemple.

Une attention particulière doit être apportée au processus de remise de procuration, puisqu’il vous sera nécessaire de recueillir l’adresse courriel de chaque mandataire afin d’être en mesure de les inviter à votre réunion.

L’invitation initiale des participants

Une fois vos modifications complétées, simplement appuyez sur le bouton « Envoyer » et tous les participants recevront votre courriel d’invitation.

ATTENTION – s’il s’agit de votre premier envoie à partir de MEETING, il peut être opportun de faire suivre le courriel d’invitation de MEETING par un courriel provenant d’une adresse connue de vos résidents les informant de la véracité du courriel reçu de MEETING (donc qu’il ne s’agit pas de « spam » ou d’une tactique « d’hameçonnage ». De plus, vous devriez inviter vos résidents à vérifier leurs pourriels s’ils n’ont pas reçu le courriel d’invitation MEETING.

L’invitation subséquente de participants

Option 1 : Il est possible d’envoyer un courriel d’invitation à un groupe de participants qui ne l'ont pas déjà reçu (puisqu’ils ont été ajoutés après l’invitation initiale p.ex. dans le cas de l’octroi d’une procuration) en cochant dans l’onglet « Invitation », la case « Envoyer l’invitation seulement à ceux qui ne l’ont pas déjà reçu » située sous la boîte de texte éditable.

Option 2 : Il est également possible d’inviter une seule personne en sélectionnant sous l’onglet « Participants » l’option « Envoyer le code d’accès » accessible en appuyant sur le bouton « Actions » situé à gauche du nom du participant que vous désirez inviter à la réunion

Déterminer qui seront les animateurs de la réunion

Vous devez au minimum désigner un minimum d'un animateur de la réunion et jusqu’à un maximum de trois (5).

Les animateurs sont ceux qui contrôlent le portail MEETING. Voici les droits additionnels qu’ils ont par rapport aux participants :

octroyer le droit de parole en débloquant le micro et la caméra d’un participant. Le participant doit accepter que son microphone ou sa caméra soit activé, sinon ils resteront fermés.
gérer les mains levées et les abaisser au besoin.
Gestion de leur propre micro et vidéo, lesquels sont débloqués dès l’entrée dans la salle virtuelle.

Avoir trop d’animateur peut créer de la confusion au niveau des prises de parole durant la réunion. Par conséquent, nous suggérons de limiter les animateurs au président d’assemblée, au secrétaire et parfois à une personne de soutien. Il n’est pas requis ni souhaitable de désigner tous les administrateurs d’une copropriété comme étant des animateurs. Ceux-ci pourront lever la main pour prendre la parole et l’animateur de la réunion pourra alors débloquer leur micro et caméra.