Dans la charte de comptes de votre copropriété, les fractions ont, par défaut, deux comptes qui leurs sont associés, soit un compte de frais de condo pour les charges communes (frais de condo et cotisations spéciale) et un compte d'autres frais dans lequel sont facturées les charges qui ne font pas partie d'un budget (exemple : refacturation d'une dépense du syndicat, frais de déménagement, pénalités, etc.).

Cette fonctionnalité vous permet de créer des types de comptes additionnels pour chacune des fractions et ainsi, isoler et suivre certaines facturations ou certains revenus provenant des copropriétaires distinctement.

Ça pourrait être le cas d'un compte de « Dépôts » dans lequel il vous serait possible de comptabiliser les dépôts exigés aux copropriétaires qui louent leur unité de condo ou qui réserve une salle commune ou un compte de « Sinistres » pour isoler les montants (franchises et autres) qu'un copropriétaire doit rembourser au syndicat.

AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir créé et lié les fractions de votre copropriété.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de votre syndicat.

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet COMPTES, dans la catégorie À RECEVOIR.

CRÉER UN COMPTE CLIENT

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN COMPTE CLIENT.

2) Dans la nouvelle page, remplissez les champs suivants :

A	Donnez un nom à votre compte, dans au moins une des deux langues.
B	Choisissez de quel type de compte il s'agit : Principal : Compte pour les frais courants (exemple : frais de condo) Frais : Comptes pour les frais spéciaux (exemple : frais de déménagement, refacturation, pénalités, etc.) Dépôt de sécurité : Pour comptabiliser un dépôt de sécurité (exemple : un copropriétaire doit faire un dépôt de 100$ pour réserver la salle commune) Dépôt autre : Pour comptabiliser tout autre type de dépôt de la copropriété Autre : Pour comptabiliser tout autre type de frais associés aux copropriétaires (exemple : frais liés à un sinistre en attente de remboursement de l'assureur)
C	Cochez cette case, si le compte à recevoir sert, par exemple, à comptabiliser un dépôt de sécurité et que vous voulez exclure ces sommes du solde total des fractions impliquées.
D	Utilisez la barre de recherche pour trouver les fractions pour lesquelles créer ces comptes à recevoir.
E	Sélectionnez les fractions pour lesquelles vous souhaitez créer ce compte à recevoir.

3) Dans la bande inférieure, appuyez sur ENREGISTRER.

MODIFIER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT

Une fois les comptes clients créés, il est possible de modifier le nom, en changer le type, ou ajouter et retirer des comptes.

1) Dans la liste des comptes clients, appuyez sur l'icône de modification.

2) Dans l'écran suivant, vous pourrez en modifier le nom, son type, s'il est comptabilisé dans le solde total de la fraction ainsi que les fractions pour lesquels il s'applique. Une fois les modifications apportées, appuyez sur ENREGISTRER dans la barre inférieure de l'écran.

Note : Si un compte a été utilisé dans cette catégorie depuis sa création, il sera alors impossible de le retirer de cette catégorie.

SUPPRIMER UNE CATÉGORIE DE COMPTE CLIENT

Lorsqu'une catégorie de comptes à recevoir n'est pas utilisée par un syndicat, il est possible de la supprimer afin qu'elle n'apparaisse plus dans les comptes à recevoir.

Note : S'il y a eu des transactions dans les comptes clients ou s'il s'agit de l'une des catégories par défaut du syndicat (soit frais de condo et autres frais), il sera impossible de supprimer cette catégorie de comptes.

1) Dans la liste des fonds, appuyez sur l'icône de modification du compte à archiver.

2) Rendez-vous sous ACTIONS, puis sélectionnez l'option SUPPRIMER.

3) Dans la nouvelle fenêtre, confirmez votre action en appuyant sur OUI.