Comment mettre en place les prélèvements bancaires

Le système permet de gérer les prélèvements bancaires, tant avec les banques canadiennes (en préparant le fichier de transaction utilisé par les institutions financières pour procéder aux prélèvements), ou par la plate-forme d'Otonom Solution qui communique avec le portail. Une fois les étapes de mise en place complétées, les prélèvements seront générés automatiquement à la fréquence choisie, prêts à être utilisés lors de la création des dépôts.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA CONFIGURATION
• AJOUT DES PRÉLÈVEMENTS RÉCURRENTS
  • Par import/export
  • Individuellement
• MODIFIER LES MONTANTS PRÉLEVÉS
  • Lien connexe : Comment comptabiliser les paiements reçus par la propriété
  • Comment comptabiliser les paiements reçus par la propriété: Support UpperBee

AVANT DE COMMENCER

- Activez les prélèvements bancaires et choisissez la plateforme applicable. Si vous n'êtes pas souscrit à un système de prélèvement et que vous êtes en mode préparatoire, sélectionnez le mode "test".

- Excel est requis pour la configuration par méthode d'import/export.

- Ayez en main les coordonnées bancaires des résidents. Si vous ne les avez pas, le portail contient un formulaire de consentement que vous pouvez faire parvenir aux résidents :

    - Prérequis : Ayez adopté et facturé un budget, puis ayez complété les étapes d'activation des prélèvements bancaires dans la configuration du portail de la propriété.

    - Note : Une fois le processus de prélèvements enclenché, il vous sera possible de produire le formulaire uniquement pour les résidents ne payant par par prélèvement bancaire en sélectionnant l'option FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT BANCAIRE POUR LES NON-INSCRITS

1) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur RECEVABLES

 2) Sélectionnez les résidents pour lesquels générer le formulaire puis, cliquez sur ACTIONS, choisissez l'option FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT BANCAIRE. Pour les non-inscrits, cliquez sur ACTIONS, choisissez l'option FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT BANCAIRE POUR LES NON-INSCRITS

OÙ SE TROUVE LA CONFIGURATION

1) Rendez-vous dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur DÉPÔTS

2) Dans la nouvelle page, choisissez l'onglet CONFIGURATION DES PRÉLÈVEMENTS

AJOUT DES PRÉLÈVEMENTS RÉCURRENTS

• Lorsque vous configurez les prélèvements préautorisés (PPA) récurrents, ils seront générés automatiquement aux récurrences choisies (ex : mensuel, trimestriel, etc.), prêts à être encaissés.

Par import/export

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option IMPORTER/EXPORTER LES CONFIGURATIONS DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ.

2) Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur TÉLÉCHARGER

3) Dans la fiche Excel, prenez note des instructions, puis remplissez tous les champs pour chacun des résidents réglant ses frais de condo par PPA. Si un résident paie d'une autre façon, laissez les champs vides.

• Note : Si vous ne mettez aucune date dans la colonne DÉBUT, le système comblera le champ par le premier jour du mois suivant au moment de la création des prélèvements récurrents.
• Note : Si vous ne mettez aucune somme dans la colonne MONTANT, la somme prélevée sera automatiquement les frais de condo facturés selon le budget en cours. À défaut d'avoir déjà adopté votre budget, assurez-vous d'indiquer le montant des prélèvements.

4) Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur, puis téléversez-le dans le portail.

Individuellement

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN PRÉLÈVEMENT BANCAIRE RÉCURRENT

2) Remplissez les informations applicables avant de cliquer sur ENREGISTRER 

• Note : Pour un résident détenant plusieurs fractions, il est possible d'entrer des informations bancaires différentes pour chacune des fractions.

MODIFIER LES MONTANTS PRÉLEVÉS

Lorsqu'un nouveau budget est adopté et que de les frais de condo doivent être ajustés en conséquence, il est possible de le faire pour tous les résidents dans un même écran.

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur MODIFIER LES MONTANTS DE PRÉLÈVEMENTS BANCAIRE EN LOT

2) Par défaut, le système proposera d'ajuster le montant prélevé en concordance avec les frais de condo facturés par le budget aux différents comptes. Si le montant est exact, appuyez sur ENREGISTRER. Sinon, inscrivez les montants à prélever pour chacun des comptes, puis appuyez sur ENREGISTRER.

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