Préparer les dépôts à partir de l'application web

Une fois vos paiements saisis dans le système, vous devrez créer des dépôts. Ces dépôts permettront de créditer le compte des résidents pour la somme de leurs paiements et, dans le cas des prélèvements bancaires, générer ou envoyer les informations nécessaires pour effectuer les prélèvements dans les comptes bancaires.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• CRÉATION DU DÉPÔT
  • Dépôt de PPA (système de prélèvement automatisé)
  • Dépôt de PPA (Banques canadiennes)
    • Exemple de soumission du fichier (Desjardins)
• GÉRER LES PAIEMENTS RETOURNÉS OU SANS FONDS
  • Paiement retourné
  • Paiement sans provision

AVANT DE COMMENCER

- Assurez-vous d'avoir saisi tous les paiements reçus.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu COMPTABILITÉ, cliquez sur DÉPÔTS, puis dans le sous-onglet DÉPÔTS.

CRÉATION DU DÉPÔT

1) Cliquez sur CRÉER UN DÉPÔT

2) Remplir les champs applicables

3) Appuyez sur ENREGISTRER

• S'il s'agit de votre seul dépôt à saisir, cliquez ensuite sur ENREGISTRER SEULEMENT
• S'il s'agit d'une série de dépôts (ex. : dépôt de chèque et dépôt de PPA ou argent comptant), choisissez l'option ENREGISTRER ET AJOUTER UN NOUVEAU pour aller vers une nouvelle page de création des dépôts.

4) Une fois le dépôt créé, exporter le bordereau de dépôt, si requis, en cliquant sur l'icône d'export.

5) Pour obtenir un ou plusieurs bordereaux de dépôt en format PDF, sélectionnez les dépôts, puis appuyez sur EXPORTER LES BORDEREAUX DE DÉPÔT

6) À la date d'échéance du dépôt, le montant du dépôt sera ajouté au compte bancaire et le statut des paiements passera à 'encaissé' dans le compte des résidents.

Dépôt de PPA (système de prélèvement automatisé)

Si votre propriété effectue ses prélèvements bancaires avec un système connecté tel qu'UpperBee Pay, une fois le dépôt créé, le système envoie les informations nécessaires au prélèvement et aucune autre action additionnelle n'est requise.

Dépôt de PPA (Banques canadiennes)

1) Retournez dans le dépôt.

2) Dans la barre inférieure du dépôt, appuyez sur TÉLÉCHARGER LE FICHIER DE TRANSACTIONS pour télécharger un fichier au format ACP005, le type de fichier exigé par les banques canadiennes afin de traiter les prélèvements dans leur système.

3) Soumettez le fichier téléchargé à votre institution financière selon la méthode prescrite.

Exemple de soumission du fichier (Desjardins)

1) Dans votre compte Accès D Affaires, rendez-vous sous TRANSMISSION DE DONNÉES.

2) Sous l'onglet ENVOYER DES FICHIERS DRD, téléversez le fichier.

GÉRER LES PAIEMENTS RETOURNÉS OU SANS FONDS

Une fois le dépôt encaissé, la banque peut vous signifier que l'un des chèques ou PPA n'a pu être encaissé (exemple : erreur sur le chèque, fonds insuffisants (NSF), arrêt de paiement, etc.). Dans ce cas, vous devrez l'indiquer à la transaction, appliquer les pénalités prévues, si applicable, et le signaler au résident  concerné.

1) Rendez-vous dans le dépôt concerné.

2) Trouvez le chèque ou prélèvement concerné et dans les options de droite, appuyez sur l'icône correspondant s'il s'agit d'un paiement retourné ou annulé (1) ou d'un paiements sans fonds (2).

Paiement retourné

- Remplissez les champs applicables puis cliquez sur OUI

• Vous pouvez ajouter une note pour indiquer les raisons de cette situation

Paiement sans provision

- Remplissez les champs applicables puis cliquez sur OUI

Note : Si vous avez configuré le montant d'une pénalité pour dépôt sans fonds dans la section des FRAIS PONCTUELS dans la configuration de la propriété, les champs 2 et 3 seront automatiquement remplis pour vous des informations.

3) Une fois un paiement retourné, peu importe la raison, une indication se trouvera dans la page sommaire des dépôts vous montrant le montant final du dépôt après les retours / le montant initial du dépôt.