TABLE DES MATIÈRES


Introduction

Les écritures de journal permettent d'effectuer une multitude d'opérations comptables dans le portail. Même si plusieurs opérations peuvent être complétées avec les outils disponibles dans le portail, certaines nécessitent toutefois une intervention manuelle.


Avant de commencer

Prenez connaissance du guide des écritures de journal.


Où se trouve la fonction

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet ÉCRITURES DE JOURNAL.

RECAP :

Financier > Écritures de journal


Opérations

Écriture de fin d'année - Dépenses courues

Pour clore votre exercice financier, vous devriez normalement comptabiliser toutes les factures reçues qui se rapportent à l'exercice en question. Qu'en est-il des factures que vous n'avez pas encore reçues, comme par exemple votre facture d'électricité ou un travail effectué par un fournisseur pour lequel vous n'avez toujours pas reçu la facture?


Note : Avant de faire cette opération, assurez-vous d'avoir un compte PASSIF nommé "Comptes à payer" dans votre charte de comptes.


1) Faites la liste des factures à recevoir, ainsi qu'un estimé des coûts reliés à chacune d'entre elles.


2) Ajoutez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description de la manœuvre au besoin.
BAjoutez la date du dernier jour de votre exercice financier.
CAjoutez la date du premier jour de votre prochain exercice financier. Vous pouvez aussi appuyer sur ÉCRITURE DE FIN D'ANNÉE.
DAjoutez tous les comptes de dépenses reliés aux factures à payer, puis débitez-les des montants dus ou estimés.
ECréditez le compte Comptes à payer pour le montant total débité.


Une fois l'écriture créée, les dépenses prévues seront inscrites dans la section appropriée du bilan, puis renvoyées dans leurs comptes respectifs dès le début du nouvel exercice financier.


Écriture de fin d'année - Frais payés d'avance

Pour clore votre exercice financier, vous devriez normalement comptabiliser toutes les factures reçues qui se rapportent à l'exercice en question. Par contre, il peut arriver que certaines factures ont été réglées d'avance, comme par exemple une prime annuelle d'assurance payée en septembre, alors que l'exercice financier se termine en décembre.


Note : Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte d'ACTIFS nommé "Frais payés d'avance" dans votre charte de comptes.


1) Identifiez les comptes de dépenses auxquels sont associés vos factures s'étalant sur plus d'un exercice financier.


2) Ajoutez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description de la manœuvre au besoin.
BAjoutez la date du paiement de la facture.
CAjoutez la date du premier jour de votre prochain exercice financier. Vous pouvez aussi appuyer sur ÉCRITURE DE FIN D'ANNÉE.
DAjoutez tous les comptes de dépenses reliés aux factures payées, puis créditez-les pour le montant servant à couvrir le prochain exercice financier.
EDébitez le compte Frais payés d'avance pour le montant total crédité.


Une fois l'écriture créée, les dépenses couvertes seront inscrites dans la section appropriée du bilan, puis renvoyées dans leurs comptes respectifs dès le début du nouvel exercice financier.


Gestion des comptes à payer au démarrage

Lorsque vous avez saisi des sommes à payer à vos fournisseurs dans votre bilan d'ouverture, vous devez vous assurer de payer vos dus tout en évitant que la dépense ne soit reflétée deux fois dans votre état des résultats, ou dans deux états financiers différents.


1) Saisissez la facture du fournisseur et notez le compte de dépenses auquel vous associez la facture.


2) Créez une écriture de journal dans laquelle vous débitez le compte de payables du fournisseur pour le montant de la facture, et créditez le compte de dépenses auquel vous avez associé la facture.


De cette façon, vous pourrez traiter la facture normalement dans le système et cette dernière n'aura pas de double impact dans vos états financiers.


Publication des résultats en date du jour lors d'un démarrage en cours d'exercice

Si votre transition vers UpperBee s'effectue en cours d'exercice, deux choix s'offrent à vous. Soit vous entrez la totalité de votre exercice depuis le début, ou vous débutez à partir d'un moment spécifique. Si vous décidez de partir d'un moment spécifique lors de votre exercice, afin que la totalité de votre exercice financier soit présent dans votre état des résultats, vous devrez publier une écriture créditant vos comptes de revenus et débitant vos comptes de dépenses à ce jour.


Note : Avant de procéder, assurez-vous que votre charte de comptes ait été créée en entier.


1) Dans votre écriture de journal, appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE autant de fois que nécessaire, puis ajoutez tous les comptes apparaissant à votre état des résultats en date du jour ainsi que votre compte d'actif net (habituellement libellé "3000" si vous utilisez la charte de comptes prédéfinie du système)


2) Entrez les crédits dans vos comptes de revenus, et vos débits dans vos comptes de dépenses.


3) Une fois les montants entrés, inscrivez la différence, au débit ou au crédit, dans votre actif net. Vous devez saisir le montant qui apparaît dans la colonne avec le total le plus bas pour que l'écriture de journal balance et puisse être publiée. 


Le surplus ou déficit causé par les précédents débits et crédits vont annuler l'impact de cette portion de l'écriture, n'affectant pas votre surplus accumulé au fonds. Au final, les résultats datant d'avant l'utilisation d'UpperBee pour l'année courante apparaîtront dans vos états financiers, brossant un portrait complet de votre année financière.