Les écritures de journal permettent d'effectuer une multitude d'opérations comptables dans le portail. Même si plusieurs opérations peuvent être complétées avec les outils disponibles dans le portail, certaines nécessitent toutefois une intervention manuelle.


AVANT DE COMMENCER

Prenez connaissance du guide des écritures de journal.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet ÉCRITURES DE JOURNAL.

RECAP :

Financier > Écritures de journal


ÉCRITURES DE JOURNAL

1) Écriture de fin d'année - Dépenses courues

2) Écriture de fin d'année - Frais payés d'avance

3) Affecter un surplus d'opérations au fonds de prévoyance

4) Radier les comptes à recevoir prescrits ou de fournisseurs en faillite

5) Renverser les comptes à payer prescrits ou de fournisseurs en faillite


Écriture de fin d'année - Dépenses courues

Pour clore votre exercice financier, vous devriez normalement comptabiliser toutes les factures reçues qui se rapportent à l'exercice en question. Qu'en est-il des factures que vous n'avez pas encore reçues, comme par exemple votre facture d'électricité ou un travail effectué par un fournisseur pour lequel vous n'avez toujours pas reçu la facture?


Note : Avant de faire cette opération, assurez-vous d'avoir un compte PASSIF nommé "Comptes à payer" dans votre charte de comptes.


1) Faites la liste des factures à recevoir, ainsi qu'un estimé des coûts reliés à chacune d'entre elles.


2) Ajoutez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description de la manœuvre au besoin.
BAjoutez la date du dernier jour de votre exercice financier.
CAjoutez la date du premier jour de votre prochain exercice financier. Vous pouvez aussi appuyer sur ÉCRITURE DE FIN D'ANNÉE.
DAjoutez tous les comptes de dépenses reliés aux factures à payer, puis débitez-les des montants dus ou estimés.
ECréditez le compte Comptes à payer pour le montant total débité.


Une fois l'écriture créée, les dépenses prévues seront inscrites dans la section appropriée du bilan, puis renvoyées dans leurs comptes respectifs dès le début du nouvel exercice financier.


Écriture de fin d'année - Frais payés d'avance

Pour clore votre exercice financier, vous devriez normalement comptabiliser toutes les factures reçues qui se rapportent à l'exercice en question. Par contre, il peut arriver que certaines factures ont été réglées d'avance, comme par exemple une prime annuelle d'assurance payée en septembre, alors que l'exercice financier se termine en décembre.


Note : Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte d'ACTIFS nommé "Frais payés d'avance" dans votre charte de comptes.


1) Identifiez les comptes de dépenses auxquels sont associés vos factures s'étalant sur plus d'un exercice financier.


2) Ajoutez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description de la manœuvre au besoin.
BAjoutez la date du paiement de la facture.
CAjoutez la date du premier jour de votre prochain exercice financier. Vous pouvez aussi appuyer sur ÉCRITURE DE FIN D'ANNÉE.
DAjoutez tous les comptes de dépenses reliés aux factures payées, puis créditez-les pour le montant servant à couvrir le prochain exercice financier.
EDébitez le compte Frais payés d'avance pour le montant total crédité.


Une fois l'écriture créée, les dépenses couvertes seront inscrites dans la section appropriée du bilan, puis renvoyées dans leurs comptes respectifs dès le début du nouvel exercice financier.


Affecter un surplus d'opérations au fonds de prévoyance

Si, à la fin de votre exercice financier, vous avez réalisé un surplus, vous pouvez faire deux choses avec ce montant en fin d'exercice financier : le garder comme somme dite "non affectée" pour financer un projet ou éponger un déficit potentiel lors des années subséquentes, ou l'affecter au fonds de prévoyance.


Si vous choisissez d'affecter la somme à votre fonds de prévoyance, vous pourrez faire le tout à l'aide d'une écriture de journal.


Note : Avant de commencer, assurez-vous d'avoir un compte de type ACTIFS NET, de sous-type RÉINITIALISÉS ANNUELLEMENT, dédié spécifiquement à l'affectation du surplus d'opérations, dans votre charte de compte. Exemple :


1) Dans l'écriture de journal, saisissez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description au besoin.
BDatez l'opération de la fin de l'exercice financier.
CSi vous avez un compte bancaire où déposer votre fonds de prévoyance, créditez votre compte d'opérations courantes de la somme à affecter au fonds de prévoyance. Si vous n'avez pas de compte bancaire 
DSi vous avez un compte bancaire où déposer votre fonds de prévoyance, débitez ce compte de la somme à affecter au fonds de prévoyance.
EDébitez votre compte d'affectations pour la somme prévue.
FCréditez le compte de l'apport lié au fonds de prévoyance pour la somme prévue.


Au final, la somme prévue sera ajoutée au fonds de prévoyance et, si applicable, l'opération de virement bancaire sera inscrite dans le portail.


Radier les comptes à recevoir prescrits ou de fournisseurs en faillite

Suite à la fermeture ou la faillite d'un fournisseur, afin d'éviter que les sommes qui vous sont dues restent au bilan à perpétuité, vous pouvez radier le tout à l'aide d'une écriture de journal.


Note : Dans votre charte de comptes, assurez-vous d'avoir un compte de dépenses dédié à la radiation des comptes à recevoir.


1) Dans l'écriture de journal, saisissez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description au besoin.
BDate de la radiation.
CDébitez le compte à recevoir de l'entreprise.
DCrédites le compte de dépenses de radiation des comptes à recevoir


Une fois le compte à recevoir du fournisseur à zéro, il peut être archivé dans la liste de comptes du syndicat, et l'opération est inscrite à l'état des résultats des états financiers.


Renverser les comptes à payer prescrits ou de fournisseurs en faillite

Suite à la fermeture ou la faillite d'un fournisseur, afin d'éviter que les sommes à payer restent au bilan à perpétuité, vous pouvez radier le tout à l'aide d'une écriture de journal.


Note : Dans votre charte de comptes, assurez-vous d'avoir un compte de dépenses dédié au renversement des comptes à payer.


1) Dans l'écriture de journal, saisissez les informations suivantes :

ANommez votre écriture de journal. Ajoutez une description au besoin.
BDate de la radiation.
CCréditez le compte à payer de l'entreprise.
DDébitez le compte de revenu de radiation des comptes à payer.


Une fois le compte à payer du fournisseur à zéro, il peut être archivé dans la liste de comptes du syndicat, et l'opération est inscrite à l'état des résultats des états financiers.