TABLE DES MATIÈRES
- Introduction
- Avant de commencer
- Où trouver la fonction
- Appliquer les pénalités
- Créditer ou supprimer une pénalité
- Questions fréquentes
Introduction
Lorsqu'un copropriétaire accuse un retard de paiement de ses charges communes, les pénalités et les intérêts peuvent être appliqués, comme indiqué dans les règlements de l'immeuble ou dans la déclaration de la copropriété de votre syndicat.
Avant de commencer
Pour appliquer des pénalités sur les frais de condo, vous devez d'abord avoir adopté et facturé un budget dans le portail.
Assurez-vous aussi d'avoir configuré les pénalités et/ou intérêts, comme que prévu par vos règlements.
Où trouver la fonction
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet SOMMAIRE.
3) Dans la catégorie COMPTABILITÉ, l'option PÉNALITÉS.
L'interface des pénalités de retard vous permet de consulter l'historique des pénalités et les comptes dans lesquels elles ont été ont été appliquées.
Appliquer les pénalités
Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER DES PÉNALITÉS.
Interface d'ajout des pénalités
L'écran comprend les éléments suivants :
| A | Choisissez le mois pour lequel appliquer les pénalités. Pour envoyer l'état de compte aux copropriétaires fautifs dès l'application des pénalités, cochez la case à cet effet. Note : Puisque le portail propose les comptes ayant des impayés à la FIN d'un mois, il ne vous permettra pas d'appliquer des pénalités pour le mois en cours. Donc si un copropriétaire n'a pas payé ses frais de condo en date du 15 juin, il faudra attendre le 1er juillet pour appliquer les pénalités prévues. pour le mois de juin, s'il a toujours un solde au 30 juin. Cela permet à un copropriétaire en défaut de remédier à son défaut dans un délai raisonnable. |
| B | Vous y verrez les particularités que vous avez ajoutées dans la configuration du portail (voir avant de commencer). |
| C | La liste des comptes en défaut de paiement pour le mois choisi. |
La liste des comptes en défaut de paiement comprend les informations suivantes :
| A | Propriétaire(s) du compte en défaut. |
| B | Compte (frais de condo et/ou autres frais) en défaut. |
| C | Montant des frais de condo. |
| D | Étape du recouvrement, statut du compte et date de la dernière mise à jour. Voir le guide des suivis des frais de condo pour de plus amples informations. |
| E | Solde du compte au dernier jour du mois sélectionné |
| F | Solde du compte en date du jour. |
| G | Montant suggéré par le portail selon les paramètres prédéfinis. |
| H | Champ de saisi pour entrer un montant de pénalité spécifique et une note en lien avec cette dernière (cette note apparaîtra dans l'état de compte) |
| I | Options pour appliquer ou retirer les pénalités telles que suggérées ou inscrites au préalable. |
Appliquer les pénalités
1) Prenez connaissance des pénalités suggérées pour chacun des comptes en défaut de paiement. S'il y a des modifications à apporter, inscrivez le montant réel de la pénalité à appliquer dans la colonne PÉNALITÉ À APPLIQUER, et une note justificative au besoin. La note sera ajouté à la pénalité dans l'état de compte du copropriétaire. Si le champ est laissé vide, seul la règle de a pénalité apparaîtra au dossier.
2) Pour appliquer les pénalité à tous les comptes, appuyez sur l'icône d'ajout en haut. Pour appliquer les pénalités à des comptes spécifiques, appuyez sur les icônes d'ajout de chacun des comptes où les pénalités sont applicables.
3) Pour supprimer toutes les pénalités appliquées, appuyez sur l'icône de suppression en haut. Pour supprimer les pénalités à des comptes spécifiques, appuyez sur les icônes de suppression de chacun des comptes où les pénalités ne sont pas applicables.
4) Appuyez sur APPLIQUER LES PÉNALITÉS.
Créditer ou supprimer une pénalité
Pour plusieurs raisons (ex : contestation, entente avec le propriétaire, etc.), une pénalité peut être retirée d'un compte par le conseil d'administration . Si le conseil d'administration décide de retirer la pénalité, il est possible de la créditer ou de la supprimer.
Note : Lorsqu'une pénalité est supprimée, celle-ci disparaît du compte de revenus dans lequel elle est attribuée, ainsi que dans l'état de compte du copropriétaire. Préférable pour retirer une pénalité inscrite par erreur.
Lorsqu'une pénalité est créditée, celle-ci est renversée dans le compte de revenus dans lequel elle est attribuée, ainsi que dans l'état de compte du copropriétaire. Préférable pour documenter et justifier les transactions financières de la copropriété.
1) Trouvez la pénalité, puis appuyez sur l'icône d'édition.
2) Sous ACTIONS, choisissez l'option applicable.
3) Pour une pénalité créditée, ajoutez le montant crédité, la date d'application et une note justificative au besoin, puis appuyez sur OK. La note apparaîtra dans l'état de compte visé de même que dans le compte de revenus des pénalités.
4) Pour une pénalité annulée, dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur OK pour confirmer l'annulation.
Questions fréquentes
Q: Je suis un gestionnaire. J'ai supprimé des pénalités, mais celles-ci sont réapparues lors de l'ouverture d'un dossier en recouvrement. Pourquoi?
R: L'ouverture d'un dossier en recouvrement applique les pénalités de retard sur les soldes à la fin des trois derniers mois précédent l'ouverture du dossier. Si une pénalité est supprimée, aucune trace des pénalités ne sont gardées, donc c'est comme si elles n'avaient jamais existées et le système a appliqué sa méthodologie lorsqu'il n'y a pas de pénalités. Une pénalité créditée ne sera pas appliquée à nouveau à l'état de compte d'un résident.