L'écriture de journal permettant d'effectuer des transactions comptables sur des comptes sans passer par des fonctions d'entrée de fonds ou de paiement de facture. On peut dire qu'il s'agit d'opérations manuelles. Elle peut être utilisée tant pour les opérations les plus courantes (exemple : comptabiliser des intérêts ou des frais bancaires) que pour les ajustements ponctuels ou de fin d'année (exemple : courus et frais payés d'avance) que les autres fonctionnalités du portail ne permettent pas de faire.
QUELQUES NOTIONS COMPTABLES
Le système comptable comporte deux types de comptes : des comptes de bilan et des comptes de résultat. Les comptes de bilan sont des comptes d'actifs et de passifs, et les comptes de résultats sont des comptes de revenus et de dépenses.
Pour augmenter ou diminuer les sommes aux comptes, voici un tableau explicatif :
| Bilan | |
| Actif | Augmente au débit |
| Passif | Augmente au crédit |
Résultat | |
| Revenu | Augmente au crédit |
| Dépense | Augmente au débit |
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu FINANCIER, sous l'onglet ÉCRITURES DE JOURNAL.
| RECAP : Financier > Écritures de journal |
AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL.
2) Dans la section INFORMATIONS GÉNÉRALES, remplissez les champs suivants :
| A | Nom de l'écriture de journal. Ce nom sera utilisé comme libellé de la transaction dans les comptes impliqués si aucun libellé spécifique ne leur est attribué (voir 3. B ci-dessous) |
| B | Descriptif de la transaction. Facultatif, mais utile pour comprendre le contexte de la transaction. |
| C | Date à laquelle effectuer la transaction dans la comptabilité. Notez qu'il n'est pas possible faire une écriture sur un compte bancaire à une date pour laquelle la conciliation a été fermée. |
| D | Date à laquelle renverser l'opération, si nécessaire. Utile lors des écritures de fins d'année. |
| E | Ajouter tout document pertinent en lien avec l'opération. |
| F | S'il s'agit d'une transaction mensuelle (exemple : virement mensuel préprogrammé entre le compte chèque et le compte du fonds de prévoyance), vous pouvez planifier une récurrence à l'opération et l'écriture sera copiée à tous les mois. ATTENTION! Il est recommandé d'éviter de créer des écritures de journal qui touchent plus d'un exercice financier puisqu'il sera impossible de modifier celles-ci une fois l'année financière clôturée. |
3) Dans la section OPÉRATION, remplissez les champs suivants :
| A | Comptes impliqués dans l'opération. |
| B | Libellé de transaction. Si laissé vide, le libellé sera l'identifiant de l'écriture inscrit dans la section INFORMATIONS GÉNÉRALES. |
| C | Montant(s) débité(s) |
| D | Montant(s) crédité(s) |
| E | Options avancées de l'écriture de journal. Pour inverser les débits et les crédits saisis dans l'écriture, ou créditer les comptes de frais de condo sélectionnés dans l'opération. |
| F | Appuyez sur ce bouton autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres lignes (comptes) à l'opération. |
| G | Appuyez sur le lien pour ajouter des comptes de copropriétaires et/ou de fournisseurs en lot. |
Note : Pour que l'opération soit valide, le total des montants débités doit être égal au total des montants crédités. Ainsi, le montant de la ligne « Différence » doit égaler 0.00 $ pour que l'écriture puisse être enregistrée.
4) Appuyez sur ENREGISTRER.
OPTIONS ADDITIONNELLES
| A | Pour exporter l'écriture en format Excel. Pour vous permettre d'ajouter les montant crédités et débités dans un fichier Excel plutôt qu'à l'écran. |
| B | Pour importer une écriture en format Excel. |
| C | Pour utiliser une écriture de journal prédéfinie (voir rubrique suivante pour la liste des écritures prédéfinies) |
Écriture de journal prédéfinie - Suppression des soldes
1) Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le type de compte duquel les sommes sont â supprimer, puis définissez les valeurs entre lesquels les sommes doivent se situer pour être radiées.
2) Appuyez sur OK. Dans la section OPÉRATION, tous les comptes ayant un solde situé entre les valeurs prédéfinies seront présents, avec la somme à débiter ou créditer pour que leur solde soit de 0$. Si, après le calcul, il reste une somme à débiter ou créditer pour que la différence soit de 0$, vous devrez sélectionner un compte auquel débiter ou créditer cette balance. Une fois le compte sélectionné, appuyez sur ENREGISTRER.
