Écritures de journal, comment faire des opérations manuelles sur vos comptes

Modifié le Sam, 6 Janv., 2024 à 4:40 H

L'écriture de journal permettant d'effectuer des transactions comptables sur des comptes sans passer par des fonctions d'entrée de fonds ou de paiement de facture. On peut dire qu'il s'agit d'opérations manuelles.

Elle peut être utilisée tant pour les opérations les plus courantes (exemple : comptabiliser des intérêts ou des frais bancaires) que pour les ajustements ponctuels ou de fin d'année (exemple : courus et frais payés d'avance) que les autres fonctionnalités du portail ne permettent pas de faire.

TABLE DES MATIÈRES

QUELQUES NOTIONS COMPTABLES
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL
OPTIONS ADDITIONNELLES
- Écriture de journal prédéfinie - Suppression des soldes

QUELQUES NOTIONS COMPTABLES

Le système comptable comporte deux types de comptes : des comptes de bilan et des comptes de résultat.
Les comptes de bilan sont des comptes d'actifs et de passifs,
Les comptes de résultats sont des comptes de revenus et de dépenses.

Pour augmenter ou diminuer les sommes aux comptes, voici un tableau explicatif :

BILAN
Actif	Augmente au débit
Passif	Augmente au crédit
RÉSULTAT
Revenu	Augmente au crédit
Dépense	Augmente au débit

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété.

2) Dans le menu COMPTAIBILITÉ, cliquez sur ÉCRITURES DE JOURNAL

AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UNE ÉCRITURE DE JOURNAL

2) Dans la première section de la page, remplissez les champs applicables :

1	Nom de l'écriture de journal Ce nom sera utilisé comme libellé de la transaction dans les comptes impliqués si aucun libellé spécifique ne leur est attribué (voir 3. 3 ci-dessous)
2	Descriptif de la transaction Facultatif, mais utile pour comprendre le contexte de la transaction
3	Date à laquelle effectuer la transaction dans la comptabilité Notez qu'il n'est pas possible faire une écriture sur un compte bancaire à une date pour laquelle la conciliation a été fermée.
4	Date à laquelle renverser l'opération, si nécessaire Utile lors des écritures de fins d'année
5	Ajouter tout document pertinent en lien avec l'opération
6	Planifier une récurrence mensuelle Exemple : virement mensuel préprogrammé entre le compte chèque et le compte du fonds de prévoyance, vous pouvez planifier une récurrence à l'opération et l'écriture sera copiée tous les mois ATTENTION ! Il est recommandé d'éviter de créer des écritures de journal qui touchent plus d'un exercice financier puisqu'il sera impossible de modifier celles-ci une fois l'année financière clôturée.

3) Dans la section OPÉRATION, remplissez les champs applicables

Pour que l'opération soit valide, le total des montants débités doit être égal au total des montants crédités. Ainsi, le montant de la ligne « Différence » doit égaler 0.00 $ pour que l'écriture puisse être enregistrée.

1	Comptes impliqués dans l'opération
2	Libellé de transaction Si laissé vide, le libellé sera l'identifiant de l'écriture inscrit dans la section INFORMATIONS GÉNÉRALES
3	Montant(s) débité(s)
4	Montant(s) crédité(s)
5	Options avancées de l'écriture de journal Inverser les débits et les crédits saisis dans l'écriture Créditer les comptes de frais de condo sélectionnés dans l'opération.
6	Cliquez sur ce bouton autant de fois que nécessaire pour ajouter d'autres lignes (comptes) à l'opération
7	Cliquez sur le lien pour ajouter des comptes de résidents et/ou de fournisseurs en lot

OPTIONS ADDITIONNELLES

1	Exporter l'écriture en format Excel Pour vous permettre d'ajouter les montant crédités et débités dans un fichier Excel plutôt qu'à l'écran.
2	Importer une écriture en format Excel
3	Utiliser une écriture de journal prédéfinie (voir rubrique suivante pour la liste des écritures prédéfinies)

Écriture de journal prédéfinie - Suppression des soldes

Dans la nouvelle fenêtre, choisissez le type de compte duquel les sommes sont â supprimer, puis définissez les valeurs entre lesquels les sommes doivent se situer pour être radiées avant de cliquer sur OK
Dans la section OPÉRATION, tous les comptes ayant un solde situé entre les valeurs prédéfinies seront présents, avec la somme à débiter ou créditer pour que leur solde soit de 0$.
Si, après le calcul, il reste une somme à débiter ou créditer pour que la différence soit de 0$, vous devrez sélectionner un compte auquel débiter ou créditer cette balance.
Une fois le compte sélectionné, cliquez sur ENREGISTRER.