Guide de démarrage Track&Fix

Ce guide couvre les étapes nécessaires à la mise en place du portail d'un promoteur fonctionnel. Pour quelconques informations supplémentaires non couvertes par ce guide, veuillez vous référer à la FAQ.

Étape 1: Inscription au portail

1. Veuillez vous rendre à l'adresse https://app.TrackNFix.com.

2. Cliquez sur S'inscrire.

3. Vous serez maintenant dans la section Nouvelle inscription

4. L'inscription se divise en deux sections - la création d'un nouveau compte et d'un nouveau portail. 

Les informations de compte nous permettent de vous identifier et vous permettent de vous connecter à l'application. Veuillez prendre note que c'est l'adresse courriel qui est utilisée pour se connecter à l'application. De plus, nous vous enverrons un courriel de vérification une fois votre inscription terminée. Il est donc important de fournir une adresse courriel valide.

Les informations du portail sont représentées par son nom ainsi que son nombre maximal d'unités. Veuillez prendre note que le prix de votre abonnement sera influencé par le nombre d'unités sélectionnées. 

5. Une fois toutes les informations entrées, il suffit d'accepter la Licence d'utilisation et de cliquez sur s'inscrire et créer le portail.

6. Une fois votre inscription terminée, vous devrez vérifier votre courriel afin d'activer votre compte. Cela fait, retournez à l'écran de connexion afin de vous connecter.

7. Connecté, vous serez redirigé au tableau de bord. Pour plus d'informations concernant le tableau de bord, cliquez ici.

Étape 2: Création d'un projet

1. Avant toute chose, il est important de se créer un projet sans quoi rien n'est possible. Pour ce faire, repérez l'engrenage au haut de la page et cliquez dessus. Une liste d'options vous sera alors affichée avec l'une d'elles étant la gestion des projets. Cliquez dessus.

2. Vous serez alors redirigés dans la section des projets où il vous sera possible d'y en ajouter un. Cliquez sur Ajouter un projet.

3. Vous serez redirigé sur une page possédant plusieurs champs à remplir. Sachez que ce ne sont pas tous des champs obligatoires. Seul le nom, l'adresse, la ville et le code postal le sont. Si jamais vous ne possédez pas les informations des champs optionnels pour ce tutoriel, il vous sera possible de les ajouter plus tard. 

Vous remarquerez outre les informations évidentes qu'il y a en a une du nom de comporte plusieurs phases. Celle-ci permet de spécifier s'il s'agit d'un projet parent pouvant comporter un ou plusieurs sous-projets ou simplement un sous-projet. Un projet parent ne peut comporter qu'une unité de base nommée Espaces communs gérée par le système. Il est donc nécessaire de vous créer au moins un sous-projet si vous prévoyez ajouter des unités au cours de ce tutoriel.

De plus, il est possible de sélectionner une photo. Celle-ci sera de taille 50px/50px et affichée à coté de votre projet permettant de l'identifier plus facilement et rapidement. 

Une fois toutes les informations entrées, il suffit de cliquer sur Enregistrer.

4. Vous pouvez alors retourner à la gestion de projet pour consulter votre nouveau projet et en modifier les informations au besoin.

IMPORTANT: Une fois cette étape terminé, il est important de sélectionné le ou les projets que vous venez de créer en cliquant sur sélection de projets comme indiqué ci-dessous, sans quoi vous ne serez pas en mesure de voir vos ajouts dans les étapes qui suivent.

Cette option permet de sélectionner tous les projets dont vous voulez l'affichage. Par exemple, Si vous sélectionné un projet x mais pas un projet y, vous serez en mesure de visionné toutes les unités et appels de service du projet x mais pas du projet y. Il vous est possible de changer en tout temps la sélection des projets à afficher.

Étape 3: Création et gestion des catégories d'appel de service

1. Toujours à partir de l'engrenage au haut de la page, cliquez sur Gestion des catégories d'appel de service. Vous tomberez sur la page des catégories d'appel de service où plusieurs catégories sont déjà présentent. Si vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie ne faisant pas parti de la liste déjà fournie, il suffit de cliquer sur Ajouter une catégorie.

2. Vous remarquerez l'option Configurer les catégories d'appel de service suivant l'ajout d'une catégorie. Cette option permet d'associer une catégorie à un appel de service pour un élément à corriger lors de l'import d'une inspection qui provient de l'application mobile. Pour de plus amples informations concernant les inspections et l'application mobile, veuillez vous référez à ce guide. 

3. Prenez note qu'il est possible et conseiller de modifier ou de supprimer les catégories selon vos besoins.

Étape 4: Création d'une unité

1. Il est maintenant temps de se créer une unité. Pour ce faire cliquez sur la section Unités dans la liste d'options situées à gauche. Comme je l'ai mentionné plus haut lors de la création d'un projet, vous serez en mesure d'en ajouté une qu'une fois un sous-projet créé. Créez en un si ce n'est pas déjà fait et cliquez ensuite sur Ajouter une unité.

2. Vous serez redirigé à la page d'ajout d'unité où seul le nom et le projet de l'unité sont obligatoires. Il vous est cependant aussi possible d'ajouter une note la concernant ainsi qu'un ou plusieurs contacts. 

4. Prenez le temps d'ajouter toutes les unités dont vous avez besoin pour chacun de vos projets sans toutefois oublier que vous possédez un nombre maximal d'unités.

5. Vous avez sans doute remarqué les options Importer et Exporter sur la page d'affichage. Comme leurs noms l'indiquent, il vous est possible d'importer et d'exporter des unités à l'aide de fichiers Excel. Pour en apprendre d'avantage sur l'importation et l'exportation au sein de l'application, veuillez vous référer à ce guide.

Étape 5: Création d'un appel de service

1. Une fois vos projets, unités et catégories ajustés à votre goût, il est temps d'ajouter un appel de service en vous rendant dans l'onglet y faisant référence dans la même liste que les unités. Pou débuter l'ajout, cliquez sur Ajouter un appel de service.

2. Une fois redirigé à la page d'ajout d'appels de service, remplissez les champs obligatoires en sélectionnant le projet de votre choix, son unité (il est possible de sélectionner l'unité de base Espaces Communs) sa source (vous avez le choix entre trois options prédéfinies), la catégorie la représentant ainsi qu'une description. Le reste des informations peuvent être ajoutées ou modifiées dans le future.

3. L'option pièces jointes vous permet de lié autant de pièces jointes du type que vous voulez (pdf, xls, doc, etc.) en autant que chaque document ne dépasse pas 10MB.

4. Une fois toutes les informations remplies à votre goût, simplement cliquer sur Enregistrer. Un appel de service reste actif temps et aussi longtemps que vous ne le fermé pas. Cette option est disponible lorsque vous visionné la fiche d'un appel de service une fois créé.

5. Comme pour les unités, plusieurs options s'offrent à vous que soit à l'affichage des appels de service ou au visionnement d'un appel en particulier - envoie par courriel et exportation d'une fiche d'appel de service ou de plusieurs d'entres elles. Un tutoriel sur l'utilisation de ces options est disponible ici.

Étape 6: Création et gestion des agents

1. Maintenant que vous avez mis en place votre portail, il est temps d'ajouter les agents qui vous aideront à la gestion. Pour ce faire, accédez à la gestion des utilisateurs à partir de l'engrenage au haut de la page. 

2. Vous servez alors en mesure d'ajouter autant d'utilisateur que vous le souhaiter. Avant de pouvoir se connecter, votre agent devra confirmer son adresse courriel où il recevra toutes les informations nécessaires pour se connecter. Il est possible en tout temps de désactiver ou activer le compte de vos agents.

Conclusion

Ceci met un terme au guide de démarrage permettant la mise en place du portail d'un promoteur. Si vous avez des questions ou des problèmes, n'hésitez pas à ouvrir un billet. Si vous avez des commentaires, suggestions ou des idées, vous pouvez les écrire ici.

Pour toute information générale, n'hésitez pas à consulter notre FAQ.