Le registre des fractions est l'une des composantes essentielles d'un syndicat. Elle comprend toutes les fractions du syndicat (condo, stationnements, casiers et autres), leurs quotes-parts et les numéros de cadastre, entre autres.
AVANT DE COMMENCER
Pour la méthode par import/export, une licence Excel est requise.
Assurez-vous aussi d'avoir en main les éléments suivants :
- Tableau des parties privatives de la déclaration de copropriété (incluant les cadastres, quotes-parts, etc.)
- Registre des parties communes à usage restreint, le cas échéant (incluant notamment les stationnements intérieurs et/ou extérieurs, casiers, terrasses, celliers, etc.)
- Registre des assignations des parties communes à usage restreint (quel condo a quels stationnements, casiers, etc.)
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat
2) Dans le menu REGISTRES, choisissez l'onglet FRACTIONS.
RECAP :
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MÉTHODE PAR IMPORT/EXPORT
Licence Excel requise
1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option IMPORT / EXPORT DES FRACTIONS.
2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur TÉLÉCHARGER pour obtenir une fiche Excel à remplir.
3) Prenez connaissance des instructions de l'encadré, puis remplissez le fichier.
| Type |
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| Quote-Part % | Pourcentage de quote-part de la fraction. Pour utiliser la plupart des fonctions du portail, le total des quotes-parts doit être de 100. |
| Identifiant | Nom de la fraction. Les fractions sont classées en ordre alphanumérique, donc pour que, par exemple, le condo #20 apparaisse avant le condo #100, vous devrez le nommer "020". |
| Numéro de cadastre | Applicable aux fractions de condos. |
| Type de stationnement | Intérieur ou extérieur, applicable aux fractions de stationnement uniquement. |
3) Une fois la feuille remplie, sauvegardez-la dans votre ordinateur.
4) De retour au portail, téléversez le fichier Excel.
5) Une fois que le fichier est téléversé et que les fractions sont créées dans le registre, appuyez sur CLIQUEZ ICI pour lier les fractions.
MÉTHODE DE CRÉATION INDIVIDUELLE
1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE FRACTION.
2) Remplissez les informations pour la fraction.
| Type |
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| Quote-Part % | Pourcentage de quote-part de la fraction. Pour utiliser la plupart des fonctions du portail, le total des quotes-parts doit être de 100. |
| Identifiant | Nom de la fraction. Les fractions sont classées en ordre alphanumérique, donc pour que, par exemple, le condo #20 apparaisse avant le condo #100, vous devrez le nommer "020". |
| Numéro de cadastre | Requis pour fractions de condos. |
| Type de stationnement | Intérieur ou extérieur, applicable aux fractions de stationnement uniquement. |
3) Si vous avez déjà votre registre des copropriétaires dans le portail et que cette fraction appartient à un groupe, cochez la case ASSIGNER CETTE FRACTION À UN GROUPE DE COPROPRIÉTAIRES, puis choisissez le groupe dans la liste déroulante qui apparaît. Dans le cas d'une fraction autre qu'un condo, liez la fraction à un condo si nécessaire.
4) Appuyez sur AJOUTER, puis répétez le processus pour toutes les fractions de votre syndicat.
LIER LES FRACTIONS
Lier les fractions permet d'associer des casiers, stationnements ou des fractions autres à un condo, facilitant entre autres la répartition des charges liées à leur utilisation et le transfert de toutes les fractions lors d'une vente.
Liaison en lot
1) Une fois l'import/export complété, appuyez sur le bouton CLIQUEZ ICI de l'étape 4.
2) Pour chacune des fractions de condo, entrez les stationnements, casiers et autres fractions qui lui sont associés, ou sélectionnez-les dans la liste déroulante. Si vous avez un grand nombre unités ou que l'ordre dans vos registres varie de celle présentée à l'écran, utilisez la barre de recherche sous "Condo" pour faciliter le processus.
Liaison individuelle
1) Dans le registre des résidents, appuyez sur l'unité de condo à laquelle associer des fractions.
2) Dans la case FRACTIONS LIÉES, entrez les stationnements, casiers et autres fractions qui lui sont associés, ou sélectionnez-les dans la liste déroulante.
3) Une fois la sélection complétée, appuyez sur ENREGISTRER.
