Gestion des Messages et requêtes - Messages

Modifié le Thu, 21 Mar 2024 sur 10:03 AM

Les outils de communication et de gestion des demandes, dont l'outil de MESSAGES ET REQUÊTES sont regroupés dans l'intranet des syndicats facilitant la communication avec les copropriétaires et les suivis des requêtes et échanges.

TABLE DES MATIÈRES

OÙ SE TROUVE LA FONCTION
MESSAGES
ENVOYER UN MESSAGE
QUESTIONS FRÉQUENTES

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet MESSAGES ET REQUÊTES.

RECAP :

Collaboration > Messages et requêtes

MESSAGES

Messages reçus

Tous les messages provenant du portail qui vous sont envoyés par courriel sont disponibles dans cette section.

A	Filtres de recherche. Par défaut, tous les messages vous étant destinés apparaîtront.
B	État de lecture du message. Si vous avez ouvert le message dans votre boîte courriel, il sera marqué comme lu dans cette section.
C	1) Indique si le message est un avis (autrefois appelé "Mémo"). 2) Indique si le message est lié à une requête de service. 3) Indique si un rappel est programmé pour le renvoi du message.
D	Aperçu du message.
E	Date d'envoi du message. Vous pouvez classer les messages selon la date d'envoi.

Messages envoyés

Tous les messages envoyés dans un syndicat se retrouvent dans cette section. Cela est applicable autant aux messages envoyés par cet outil qu'à ceux qui pourraient l'être par d'autres outils comme les convocations aux réunions, l'envoi des états de compte dans le module des frais de condo de même que les courriels aux copropriétaires par le biais de la page des charges spéciales.

A	Filtres de recherche. Par défaut, les messages que vous avez envoyés apparaîtront.
B	Accusé de réception.
C	1) Indique si le message est aun avis (autrefois appelé "Mémo"). 2) Indique si le message est lié à une requête de service. 3) Indique si un rappel est programmé pour le renvoi du message.
D	Contenu du message.
E	Date d'envoi du message. Vous pouvez classer les messages selon la date d'envoi.

Messages brouillons

Tous les messages non-envoyés ou en préparation se retrouveront dans cette section. Les messages en rédaction sont automatiquement sauvegardés en brouillon et envoyés dans cette section.

A	Filtres de recherche. Par défaut, tous les messages créés par vous apparaîtront.
B	1) Indique si le message est un avis (autrefois appelé "Mémo"). 2) Indique si le message sera lié à une requête de service. 3) Indique si un rappel sera programmé pour le renvoi du message.
C	Aperçu du message.
D	Date de la dernière sauvegarde du message. Vous pouvez classer les messages selon leur dernière sauvegarde.

ENVOYER UN MESSAGE

1) Appuyez sur NOUVEAU MESSAGE.

2) Sélectionnez s'il s'agit d'un message courriel (accepte les réponses des copropriétaires) ou d'un avis courriel (les copropriétaires ne pourront pas répondre au courriel).

3) Sélectionnez les destinataires. Cliquez sur l'option disponible pour sélectionner les récipiendaires d'une copie conforme, si requis.

4) Ajoutez l'objet de votre message (obligatoire) suivi d'une ou plusieurs pièces jointes (facultatif).

5) Dans les options avancées, activez l'icône REQUÊTE DE SUIVI pour que les réponses des copropriétaires créent de nouvelles requêtes. Choisissez le type de requête créé par une réponse au message que vous enverrez ainsi que le responsable de cette même requête (ex : vous ou un collègue). Vous pouvez aussi regrouper les réponses en une seule requête ce qui vous permet également de la créer dès l'envoi du message en cochant ces options. Autrement, la/les requêtes sera/seront créées dès réception des réponses. Si cette option est DÉSACTIVÉE, les messages seront envoyés d'une adresse "noreply" et les interactions avec ce message seront impossibles.

6) Pour programmer des renvois du message, activez le bouton de l'option RAPPELS. Appuyez sur AJOUTER UN RAPPEL autant de fois que nécessaire, et entrez les dates dans les cases prévues à cet effet. Pour effacer un rappel, approchez votre curseur de sa case, puis appuyez sur l'icône de poubelle qui apparaît.

7) POUR LES COMPAGNIES DE GESTION : Pour les communications d'urgence, appuyez sur l'icône MODULE D'URGENCES et ajoutez une date d'expiration. Le message s'ajoutera au module d'urgence de la compagnie jusqu'à la date d'expiration choisie, afin d'en informer les personnes responsables en cas de réactions des copropriétaires.

8) Rédigez votre message.

9) Choisissez parmi les options suivantes :

A	Pour enregistrer le brouillon du mémo manuellement bien qu'un brouillon est enregistré automatiquement après chaque modification au message.
B	Pour recevoir un aperçu par courriel du message avant l'envoi.
C	Pour envoyer le message.
D	Pour supprimer le brouillon.

10) Une fois un message envoyé à un copropriétaire, celui-ci en recevra une copie par courriel, en plus de pouvoir le consulter dans le portail, dans la section MESSAGES ET REQUÊTES de la page d'accueil, sous le bouton VOIR.

QUESTIONS FRÉQUENTES

Q: Les messages peuvent-ils être personnalisés par des champs fusion?

R: Malheureusement non. Pour envoyer un message unique avec ds informations particulières, il est plutôt recommandé d'opter pour le publipostage.