Le carnet d'entretien, nouvellement obligatoire pour les syndicats, permet de documenter les équipements (échangeur d'air, ascenseurs, système d'alarme-incendie, etc.) et les composantes (fenêtres, revêtement, etc.) de votre immeuble, d'ajouter les événements (entretien, inspection, etc.) en lien avec ces derniers, et prévoir une récurrence pour les différents entretiens de ces composantes.
AVANT DE COMMENCER
Ayez en main la liste des composantes de l'immeuble gérées par le syndicat.
OÙ SE TROUVE LA FONCTION
1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.
2) Dans le menu TECHNIQUE, sous l'onglet CARNET D'ENTRETIEN.
| RECAP : Technique > Carnet d'entretien |
AJOUTER UNE COMPOSANTE/ÉQUIPEMENT
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE CATÉGORIE DE COMPOSANTES.
2) Nommez la composante ou l'équipement, puis appuyez sur OK.
3) Répétez pour toutes les composantes et équipements.
AJOUTER UN ÉVÉNEMENT
Les événements servent à documenter les différents entretiens et inspections sur les composantes.
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN ÉVÉNEMENT.
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :
| A | Date de l'événement. |
| B | Type d'événement (remplacement, maintenance, réparation, défaillance, ou inspection) |
| C | Choisissez la composante pour laquelle l'événement a lieu parmi celles préalablement créées. |
| D | Titre de l'événement. |
| E | Description, détails, informations pertinentes. |
| F | Fournisseur en charge de l'événement. |
| G | Pièces jointes (ex : certificat d'inspection, reçu, bon de travail, etc.) Maximum 5 pièces jointes. Note : Si vous gérez le projet à partir d'une requête de service, il vous est possible de documenter le tout dans la requête, l'exporter en format PDF, puis l'ajouter comme pièce jointe à l'événement. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ
Les entretiens planifiés permettent d'établir une récurrence pour certaines tâches en lien avec les composantes et équipements. Sans créer les événements, l'entretien permet de programmer des rappels à une période donnée et de générer automatiquement une requête de service en lien avec l'entretien.
1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ.
2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants :
| A | Nom de la tâche à effectuer de façon récurrente. |
| B | Composante impliquée. |
| C | Détail, descriptif de la tâche. |
| D | Date de début de la tâche récurrente. |
| E | Récurrence de la tâche (jamais, hebdomadaire, mensuelle, annuelle) |
| F | Cochez cette case pour générer automatiquement une requête de service pour la tâche. |
| G | Délai en jours entre la création de la requête et la date prévue de la tâche. |
3) Appuyez sur ENREGISTRER.
CONSULTER ET MODIFIER LES ENTRETIENS DES COMPOSANTES
1) Appuyez sur le nom de la composante à consulter.
2) Dans la page, les événements et entretiens planifiés de la composante seront répertoriés. De plus, les actions suivantes pourront être prises sur les éléments catégorisés.
| A | Pour ajouter un événement à partir de l'entretien planifié. Les informations de l'entretien seront utilisés dans les champs de l'événement. |
| B | Pour modifier l'entretien planifié. |
| C | Pour supprimer l'entretien planifié. |
| D | Pour modifier l'événement. |
| E | Pour supprimer l'événement. |
3) Sous le bouton ACTIONS, les options suivantes sont disponibles :
| A | Pour ajouter un événement pour la composante. |
| B | Pour ajouter un entretien planifié pour la composante. |
| C | Pour télécharger une liste des événements de la composante en format Excel. |
| D | Pour renommer la composante. |
| E | Pour supprimer la composante. |
AUTRES ACTIONS DU CARNET D'ENTRETIEN
| A | Pour exporter les événements passés de toutes les composantes. |
| B | Pour exporter les événements à venir de toutes les composantes. |