Création et maintien un carnet d'entretien

 

Création et maintien un carnet d'entretien

Modifié le  Mar, 16 Avr., 2024 à 11:13 H

Le carnet d'entretien, nouvellement obligatoire pour les propriétés, permet de documenter les équipements (échangeur d'air, ascenseurs, système d'alarme-incendie, etc.) et les composantes (fenêtres, revêtement, etc.) de votre immeuble, d'ajouter les événements (entretien, inspection, etc.) en lien avec ces derniers, et prévoir une récurrence pour les différents entretiens de ces composantes.

TABLE DES MATIÈRES

• AVANT DE COMMENCER
• OÙ SE TROUVE LA FONCTION
• AJOUTER UNE COMPOSANTE/ÉQUIPEMENT
• AJOUTER UN ÉVÉNEMENT
• AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ
• AUTRES ACTIONS DU CARNET D'ENTRETIEN
• CONSULTER ET MODIFIER LES ENTRETIENS DES COMPOSANTES

AVANT DE COMMENCER

- Ayez en main la liste des composantes de l'immeuble 

- Licence Excel est requise

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail de la propriété

2) Dans le menu TECHNIQUE, cliquez sur GÉNÉRAL

AJOUTER UNE COMPOSANTE/ÉQUIPEMENT

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquer sur AJOUTER UNE CATÉGORIE DE COMPOSANTES

2) Nommez la composante ou l'équipement, puis cliquez sur OK

• Répétez pour toutes les composantes et équipements 

AJOUTER UN ÉVÉNEMENT

• Documenter toutes les informations et y ajouter des pièces jointes
• Exemples : entretiens, réparations, inspections, rempacements,...

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN ÉVÉNEMENT

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables avant de cliquer sur ENREGISTRER 

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1

• Date de l'événement

2

• Type d'événement

3

• Choisissez la composante pour laquelle l'événement a lieu

4

• Titre de l'événement

5

• Description
• Détails
• Informations pertinentes

6

• Fournisseur en charge de l'événement

7

• Pièces jointes 
• Maximum 5 pièces jointes
• Si vous gérez le projet à partir d'une requête de service, il vous est possible de documenter le tout dans la requête, l'exporter en format PDF, puis l'ajouter comme pièce jointe à l'événement.

AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ

• Possibilité d'établir une récurrence pour certaines tâches en lien avec les composantes et équipements
• Permet de programmer des rappels à une période donnée et de générer une requête de service en lien avec l'entretien

1) Sous le bouton ACTIONS, cliquez sur AJOUTER UN ENTRETIEN PLANIFIÉ

2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs applicables avant de cliquer sur ENREGISTRER 

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1

• Nom de la tâche à effectuer de façon récurrente

2

• Composante impliquée

3

• Détail
• Descriptif de la tâche

4

• Date de début de la tâche récurrente

5

• Récurrence de la tâche

6

• Cochez cette case pour générer automatiquement une requête de service pour la tâche

7

• Délai en jours entre la création de la requête et la date prévue de la tâche
• 60 jours maximum

AUTRES ACTIONS DU CARNET D'ENTRETIEN

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1

• Exporter les événements passés de toutes les composantes

2

• Exporter les événements à venir de toutes les composantes

CONSULTER ET MODIFIER LES ENTRETIENS DES COMPOSANTES

1) Appuyez sur le nom de la composante à consulter.

2) Dans la page, les événements et entretiens planifiés de la composante seront répertoriés. De plus, les actions suivantes pourront être prises sur les éléments catégorisés.

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1

• Pour ajouter un événement à partir de l'entretien planifié
• Les informations de l'entretien seront utilisés dans les champs de l'événement

2

• Pour supprimer l'entretien planifié

3

• Pour modifier  l'entretien planifié

4

• Pour supprimer  l'événement

5

• Pour modifier l'événement

3) Sous le bouton ACTIONS, les options suivantes sont disponibles :

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1

• Pour ajouter un événement pour la composante

2

• Pour ajouter un entretien planifié pour la composante

3

• Pour télécharger une liste des événements de la composante en format Excel

4

• Pour renommer la composante

5

• Pour supprimer la composante