Le traitement des factures et des crédits dans le portail est une étape essentielle à la tenue de livre, pour comptabiliser les dépenses et émettre les paiements aux fournisseurs.


AVANT DE COMMENCER

Pour faciliter le processus, il est recommandé de configurer les éléments suivants avant de commencer la saisie des factures :

  • Registre des fournisseurs : les factures et paiements doivent être associés à un fournisseur.
  • Charte de comptes : Pour associer le paiement à la catégorie de dépense appropriée.

 

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER.

2) Appuyez sur l'onglet FACTURES & CRÉDITS.


RECAP :

Financier ► Factures & Crédits



SAISIR ET PAYER UNE FACTURE

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE FACTURE.


2) Entrez les informations suivantes :

ADate inscrite sur la facture
BPersonne ou compagnie payée
CNuméro de facture ou mots-clés permettant d'identifier la facture (ex : assurances mai 2019)
DPériode couverte par la facture dans le cas d'un service (ex : électricité, téléphone, etc)
ESi applicable, indiquez si la facture est partagée entre votre syndicat et un autre.
FCompte/catégorie de dépense
GCourte description de la facture
HMontant de la dépense par compte


3) appuyez sur ENREGISTRER pour accéder à l'écran de paiement.

4) Optionnel : ajoutez la facture sous FICHIERS.


5) Dans la section PAIEMENTS, remplissez les informations :

ADate d'émission du paiement
B
  • Chèque
  • Débit pré-autorisé
  • Comptant
  • Carte de crédit
  • Transfert bancaire
  • Autre
CMontant payé. Vous pouvez régler la facture en plusieurs versements en appuyant sur AJOUTER UN PAIEMENT. Le montant total des paiements ne peut excéder le total de la facture.
DNuméro du chèque
EAvec quel compte bancaire la facture est payée. Le montant disponible sera affiché en vert après le nom du compte
FLigne de description du paiement. Pour chèque seulement.


6) Si une partie de la facture est défrayée à un copropriétaire (exemple : jetons de présence, honoraires des administrateurs, etc.), appuyez sur CRÉDITER UN COPROPRIÉTAIRE.

7) Une fois les informations configurées, appuyez sur ENREGISTRER LES PAIEMENTS.


8) Pour continuer l'ajout de factures, rendez-vous en bas de page, puis appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE FACTURE.

AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT

Les notes de crédit que vous saisissez dans le système peuvent être appliquées à des factures afin de diminuer le paiement.


1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UNE NOTE DE CRÉDIT.


2) Remplissez les champs suivants : 

AJour d'émission de la note de crédit
BNuméro ou identifiant
CÉmetteur de la note de crédit
DCompte de dépenses où le crédit est applicable. Si plusieurs crédits sont appliqués, appuyez sur AJOUTER UNE NOUVELLE LIGNE autant de fois que nécessaire.
EFacultatif
FÀ combien s'élève la note de crédit


3) Appuyez sur ENREGISTRER.

IMPRIMER UN CHÈQUE

Appuyez ici pour lire l'article qui explique comment imprimer un chèque.