Le module de saisie de factures de l'application, permet d'ajouter des factures pour ensuite émettre des paiements et imprimer des chèques à envoyer à vos fournisseurs.

SAISIR UNE FACTURE

Voici la procédure à suivre afin de saisir une facture.

  1. Cliquez sur le menu FINANCIER.
  2. Cliquez sur le sous-menu FACTURES & CRÉDITS.
  3. Cliquez sur l'option  AJOUTER UNE FACTURE dans le menu ACTIONS.
  4. Saisissez les informations de la facture et cliquez sur Enregistrez.


blob1476904004986.png


 

INFORMATIONS DE LA FACTURE

Prenons l'exemple d'une facture reçue d'un nouveau fournisseur pour l'électricité du mois d'octobre (Hydro-Québec)

  1. Date : La date qui est sur la facture.
  2. Référence : Le numéro de la facture ou une brève description qui permet d'identifier la facture.
  3. Fournisseur : Le fournisseur duquel provient la facture
  4. Options pour le fournisseur : Différentes options pour gérer les fournisseurs de vos registres.
  5. Adresse : L'adresse du fournisseur sélectionné (pertinente pour l'impression de chèques). 
  6. Notes de crédits disponibles: Voir la section sur les notes de crédit dans cet article pour plus de détails.
  7. Compte de dépenses : Le compte de dépenses tel que 5100-Énergie-Électricité.
  8. Description de la dépense : Une brève description de la dépense.
  9. Montant : Le montant de la dépense tel qu'indiqué sur la facture.
  10. Supprimer la ligne : Pour supprimer la ligne de facure.
  11. Nouvelle ligne : Pour ajouter une autre ligne de facture. Par exemple si vous avez une facture d'un fournisseur qui doit être divisée entre deux comptes d'opérations courantes vous pouvez ajouter un détail de facture pour chacun de ces comptes.
  12. Boutons : Pour enregister ou annuler l'ajout de la facture


blob1476904011835.png


 

Après la saisie de la facture, la facture est "En attente de paiement". Une facture ayant ce statut est comptabilisée dans le compte "Comptes à payer". Pour qu'une facture soit considérée comme payée, il faut ajouter un ou plusieurs paiements qui couvrent le solde total de la facture. 

Émettre un paiement

L'ajout d'un paiement se fait à partir de l'écran affichant le détail de la facture.

Détail d'une facture

  1. Fichier de la facture : Permet de télécharger/téléverser la copie de la facture.
  2. Crédit de frais de condo : Permet de créditer les frais de condo d'un copopriétaire (dans le cas où un copropriétaire ou un administrateur à payé une facture pour la copropriété et qu'il désire être remboursé par un crédit sur ses frais de condo au lieu de recevoir un chèque).
  3. Date du paiement : La date du chèque ou du paiement.
  4. Référence : Le numéro du chèque ou du paiement.
  5. Mode de paiement : Le mode du paiement soit : chèque, débit préautorisé, comptant ou carte de crédit.
  6. Compte du paiement : Le compte utilisé pour faire le paiement.
  7. Payez à l'ordre de : À qui le chèques est émis (paiment par chèque seulement).
  8. Pour : Remarque à inscrire au bas du chèque.
  9. Montant : Le montant du paiement.
  10. Supprimer le paiement : Pour retirer le paiement.
  11. Nouveau paiement : Pour ajouter plusieurs paiements à la même facture dans le cas où le solde est acquitté par plusieurs paiements échelonnés sur une période.
  12. Boutons : Pour enregistrer les modifications aux paiements de la facture.


blob1476904114627.png


Notes de crédit

 Une note de crédit est un crédit apporté sur le solde de votre compte par un fournisseur. Les notes de crédit que vous saisissez dans le système peuvent ensuite être appliquées à des factures afin de diminuer leurs soldes.

Pour ajouter une note de crédit, suivez les étapes suivantes.

  1. Cliquez sur le menu FINANCIER.
  2. Cliquez sur le sous-menu FACTURES & CRÉDITS.
  3. Cliquez sur l'option Ajouter une note de crédit dans le menu Actions.
  4. Saisissez les informations de la note de crédit et cliquez sur Enregistrez.


blob1476904122059.png


 

Informations d'une note de crédit

L'écran d'ajout d'une note de crédit ressemble beaucoup à celui pour une facture car une note crédit est l'équivalent d'une facture négative.

  1. Date : La date qui est sur la note de crédit.
  2. Référence : Le numéro de la note de crédit ou une brève description qui permet d'identifier la note de crédit.
  3. Fournisseur : Le fournisseur duquel provient la note de crédit.
  4. Compte : Le compte de dépenses pour lequel le crédit est appliqué.
  5. Description : La description du crédit.
  6. Montant : Le montant du crédit.
  7. Supprimer la ligne : Pour supprimer un crédit à un compte.
  8. Nouvelle ligne : Pour créditer plusieurs comptes différents.
  9. Boutons : Pour enregistrer ou annuler l'ajout de la note de crédit.


blob1476904141130.png


Imprimer un chèque

Cliquez ici pour lire l'article qui explique comment imprimer un chèque.