Mise à jour
Aperçu
Cette mise à jour introduit la gestion améliorée de la fermeture des demandes, conçue pour améliorer les communications liées aux demandes fermées et assurer leur clôture définitive après une période déterminée.
État précédent
Auparavant, lorsqu’une demande était fermée, les utilisateurs pouvaient continuer à y répondre indéfiniment, que ce soit dans l’application ou par courriel. Ces réponses pouvaient rouvrir la demande, peu importe depuis combien de temps elle était fermée. De plus, les demandes fermées automatiquement ne généraient pas de notification à tous les participants.
Nouveautés
Avec cette mise à jour :
- Les utilisateurs et les participants à une demande reçoivent un courriel lorsqu’une demande est fermée automatiquement par le système.
- Les demandes fermées peuvent être rouvertes ou modifiées pendant 14 jours après leur fermeture.
- Après 14 jours, les demandes fermées deviennent définitivement fermées et en lecture seule.
- Les demandes définitivement fermées ne peuvent plus être rouvertes ni modifiées.
- Les réponses par courriel à une demande définitivement fermée ne rouvrent plus la demande et ne la mettent plus à jour.
- Les utilisateurs qui répondent par courriel à une demande définitivement fermée reçoivent un message automatisé leur indiquant de créer une nouvelle demande.
- La fenêtre contextuelle de fermeture d’une demande a été mise à jour afin d’indiquer clairement la période de réouverture de 14 jours.
Fonctionnement
Notification de fermeture automatique
Lorsque le système ferme automatiquement une demande, un courriel est envoyé à tous les participants associés à cette demande. Le message les informe que la demande a été fermée et qu’ils doivent créer une nouvelle demande s’ils souhaitent poursuivre le sujet.
Période de réouverture de 14 jours
Après la fermeture d’une demande, les utilisateurs peuvent encore :
- Rouvrir la demande
- Ajouter des réponses
- Mettre à jour des informations
pendant une période de 14 jours.
Fermeture définitive
Une fois qu’une demande est fermée depuis plus de 14 jours :
- Elle devient accessible en lecture seule.
- Les utilisateurs peuvent toujours consulter la demande et l’historique complet.
- Les utilisateurs ne peuvent plus :
- Ajouter des réponses
- Modifier des informations
- Rouvrir la demande
Cette règle s’applique autant aux demandes fermées manuellement qu’aux demandes fermées automatiquement par le système.
Réponse par courriel après fermeture définitive
Si un utilisateur répond par courriel à une demande fermée depuis plus de 14 jours :
- La demande demeure fermée.
- La réponse n’est pas ajoutée à la demande.
- Un courriel automatisé informe l’utilisateur que la demande ne peut plus être mise à jour.
- Le message inclut un lien permettant de créer une nouvelle demande.
Mise à jour de la fenêtre de fermeture
La fenêtre contextuelle de fermeture d’une demande affiche maintenant un message indiquant que les demandes fermées peuvent être modifiées ou rouvertes uniquement pendant 14 jours. Après cette période, elles deviennent en lecture seule et ne peuvent plus être modifiées ni rouvertes.
Où la trouver
Vous pouvez accéder à cette fonctionnalité dans : Module des demandes
Pour y accéder :
- Ouvrez une demande.
- Fermez la demande ou consultez une demande déjà fermée.
- Observez les nouveaux messages et comportements liés à la fermeture.
Avantages
- Améliore la transparence grâce aux notifications envoyées lors des fermetures automatiques.
- Empêche la réouverture de demandes anciennes plusieurs mois après leur fermeture.
- Favorise une meilleure gestion des demandes en dirigeant les utilisateurs vers la création d’une nouvelle demande lorsque nécessaire.
Notes importantes
- Les demandes définitivement fermées demeurent consultables à tout moment.
- La règle des 14 jours s’applique aux demandes fermées manuellement et automatiquement.
- Les réponses par courriel à une demande définitivement fermée ne mettront plus à jour la demande d’origine.