C'est grâce au budget que vous serez en mesure de déterminer les montants à prévoir pour tous les postes de dépenses de votre copropriété, ainsi que les contributions des copropriétaires pour les différents fonds de votre copropriété.


Autrefois, les charges communes des copropriétaires étaient déterminées par les dépenses et revenus de la copropriété saisies au budget. Maintenant, il est nécessaire d'ajuster le montant de la contribution des copropriétaires pour la facturation des frais de condo. Cela permet, par exemple, de planifier une contribution plus élevée pour compenser les déficits des années précédentes, ou prévoir un budget déficitaire.


AVANT DE COMMENCER


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER

2) Sélectionnez l'onglet BUDGET



CRÉER UN BUDGET

1) Appuyez sur le bouton ACTIONS, puis choisissez l'option AJOUTER UN BUDGET.


2) Choisissez le type de budget à créer. Une description de chaque type de trouve dans l'encadré bleu.


3) Pour un budget ANNUEL, s'il s'agit de votre premier budget dans le portail, choisissez les dates de la période à facturer, qui devrait s'étendre du bilan d'ouverture à la date de fin de l'exercice financier. Par défaut, les dates de début et de fin de votre année financière vous sont proposées. Pour les budgets subséquents, vous n'aurez qu'à sélectionner l'exercice financier visé dans le menu déroulant.


4) Pour un budget SPÉCIAL, sélectionnez la ou les dates auxquelles facturer les parties de la cotisation, ainsi que le montant (idéal pour un projet payé en plusieurs versements préétablis) ou le pourcentage facturé.


Note : Un budget spécial ne peut couvrir une période de plus de 12 mois, ni s'étendre sur plus de 12 versements.


5) Pour un HISTORIQUE de budget, soit un budget passé ayant déjà été facturé, choisissez la période visée par le budget, puis téléversez-le dans le portail. Cela ne facturera rien aux copropriétaires et ces budgets ne s'afficheront pas dans les comparatifs, mais le fichier sera disponible à des fins de consultation.


6) Une fois les options configurées, appuyez sur CRÉER.


PRÉPARER LE BUDGET

Une fois votre budget créé, vous serez redirigé vers l'écran d'édition du budget, où vous ajouterez le montant des contributions, des dépenses et des autres revenus en fonction de vos différents fonds.


Ajouter les dépenses de l'exercice financier

1) Appuyez sur AJOUTER UNE DÉPENSE.


2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants, puis appuyez sur OK :

A
Taux d'imputation / répartition de la dépense. Par défaut, la dépense sera répartie selon la quote-part, mais vous pouvez sélectionner une clé de répartition que vous aurez préalablement créée dans le menu déroulant.
BCompte de dépenses. Si le compte auquel affecter la dépense n'est pas dans le menu déroulant, appuyez sur ACTIVER OU CRÉER UN COMPTE pour ouvrir la charte de comptes de votre copropriété et créer le compte. Une fois le compte créé, appuyez sur RAFRAÎCHIR LA LISTE et sélectionnez-le dans le menu déroulant.
CSi la dépense est une contribution à un autre syndicat (exemple : la contribution annuelle de votre phase au syndicat horizontal), cochez cette case.


3) Une fois le compte de dépense ajouté au budget, entrez la dépense de ce compte pour chacun des fonds où applicable.


Note : Si la dépense est ajoutée à un fonds de type "Fonds de prévoyance", un poste de revenu sera automatiquement ajouté au budget pour représenter l'apport du fonds utilisé lors de l'exercice financier. Le montant de ce poste s'ajustera lorsque vous ajouterez plus de montants dans ce fonds.

Ajouter les revenus et contributions de l'exercice financier

1) Appuyez sur AJOUTER UN REVENU / CONTRIBUTION.


2) Dans la nouvelle fenêtre, remplissez les champs suivants, puis appuyez sur OK :


A
Taux d'imputation / répartition du revenu. Par défaut, le revenu sera réparti selon la quote-part, mais vous pouvez sélectionner une clé de répartition que vous aurez préalablement créée dans le menu déroulant.
BCompte de revenus. Si le compte auquel affecter le revenu n'est pas dans le menu déroulant, appuyez sur ACTIVER OU CRÉER UN COMPTE pour ouvrir la charte de comptes de votre copropriété et créer le compte. Une fois le compte créé, appuyez sur RAFRAÎCHIR LA LISTE et sélectionnez-le dans le menu déroulant.
CSi ce revenu fait partie des charges communes des copropriétaires, cochez cette case. Sinon, il apparaîtra au budget comme un revenu autre.


3) Une fois le compte de dépense ajouté au budget, entrez la dépense de ce compte pour chacun des fonds où applicable.


Écran d'édition avancé des dépenses et revenus

1) Pour une dépense ou un revenu, approchez votre curseur de l'emplacement du montant, puis appuyez sur l'icône d'édition.


2) Dans la nouvelle fenêtre, vous pourrez modifier la clé de répartition, indiquer s'il s'agit d'une contribution à un autre syndicat, répartir la charge totale selon les mois où ces dépenses sont prévues, et consulter la répartition réelle des charges lors de l'exercice financier précédent.


3) Une fois les modifications apportées, appuyez sur OK.

Consulter les frais de condo

1) Pour consulter les frais qui seront facturés aux copropriétaires, rendez-vous sous l'onglet FRAIS DE CONDO. Dans le cas d'un budget annuel, si ce n'est pas votre premier budget dans le portail, vous verrez aussi les frais mensuels des exercices précédents.


ADOPTER ET FACTURER LE BUDGET

Lorsque le budget est prêt et adopté et donc facturé dans le compte des copropriétaires, vous pouvez l'adopter dans le portail et le facturer aux copropriétaires.


1) Rendez-vous dans le budget en préparation.


2) Appuyez sur ACTIONS, puis sur ADOPTER ET FACTURER.


Note : Assurez-vous que le budget est exact avant l'adoption, car modifier un budget en cours a des conséquences sur les états financiers et les frais de condo, entre autres.


MODIFIER UN BUDGET

1) Dans l'onglet BUDGET, appuyez sur le budget à modifier.


2) Si le budget est adopté, appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option ANNULER L'ADOPTION D'UN BUDGET.


ATTENTION! L'annulation d'un budget en cours remettra le budget au statut "En préparation", en plus d'effacer les frais de condo facturés aux copropriétaires. Les modifications apportées aux montants budgétés changeront les frais de condo. Les états de compte des copropriétaires et les états financiers ne seront plus valides jusqu'à ce qu'il soit adopté à nouveau.



3) Appuyez sur les montants que vous voulez modifier et effectuez ces modifications. Pour retirer un compte de dépense sou de revenus du budget, appuyez sur son icône de suppression, à droite.


4) Pour modifier l'exercice financier du budget (budget annuel et historique de budget) ou les dates et montants des versements (budget spécial), appuyez sur ACTIONS, puis sur MODIFIER LES INFORMATIONS GÉNÉRALES.


5) Pour effacer définitivement un budget, appuyez sur SUPPRIMER.


Arrêter ou modifier la date de cotisation d'un budget

1) Rendez-vous dans le budget adopté.

2) Choisissez l'option applicable :

  • Arrêter la facturation : Le budget ne sera plus facturé à partir du moment où l'option est sélectionnée. Pour recommencer la facturation, appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option DÉMARRER LA FACTURATION.



  • Modifier la date de cotisation : Pour ajouter la date à laquelle la cotisation a été communiquée aux copropriétaires. À titre informatif seulement.


AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE DU BUDGET

Une fois un budget adopté, les copropriétaires pourront le consulter. Par contre, si vous voulez leur présenter un document différent de celui généré dans le portail (dans un nouveau format visuel, par exemple), vous pouvez soumettre une version révisée, qui deviendra le document que les copropriétaires pourront consulter.


Note : Vous pouvez téléverser une version révisée avant que le budget soit adopté. De plus, les administrateurs auront accès à la copie générée dans le portail et à l'écran d'édition du budget.


1) Dans votre budget, sous le bouton ACTIONS, appuyez sur AJOUTER UNE VERSION RÉVISÉE.



2) Choisissez l'année financière du budget dans le menu déroulant, puis appuyez sur SÉLECTIONNER pour téléverser le document de votre ordinateur.


3) Dans la page des budgets, les administrateurs pourront télécharger le budget original et le budget révisé.


Consulter la version originale d'un budget révisé


1) Pour le budget à consulter, appuyez sur l'icône.


2) Appuyez sur ACTIONS, puis choisissez l'option VISIONNER LA VERSION ORIGINALE pour accéder à l'écran d'édition du budget.