Le système permet de gérer les prélèvements bancaires, tant avec les banques canadiennes (en préparant le fichier de transaction utilisé par les institutions financières pour procéder aux prélèvements), ou par la plate-forme d'Otonom Solution qui communique avec le portail. Une fois les étapes de mise en place complétées, les prélèvements seront générés automatiquement à la fréquence choisie, prêts à être utilisés lors de la création des dépôts.


AVANT DE COMMENCER

Activez les prélèvements bancaires et choisissez la plateforme applicable entre les banques canadiennes et Otonom Solution.


Excel est requis pour la configuration par méthode d'import/export.


Ayez en main les coordonnées bancaires des copropriétaires. Si vous ne les avez pas, le portail contient un formulaire de consentement que vous pouvez faire parvenir aux copropriétaires.


Générer les formulaires de prélèvement

Prérequis : Ayez adopté et facturé un budget, puis ayez complété les étapes d'activation des prélèvements bancaires dans la configuration du syndicat.


1) Dans le menu FINANCIER, rendez-vous sous l'onglet FRAIS DE CONDO.

2) Sélectionnez les copropriétaires pour lesquels générer le formulaire puis, sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option FORMULAIRES DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ dans le format désiré. 


Note : Une fois le processus de prélèvements enclenché, il vous sera possible de produire le formulaire uniquement pour les copropriétaires ne payant par par PPA en sélectionnant l'option FORMULAIRES DE PPA POUR LES NON-INSCRITS.



OÙ SE TROUVE LA CONFIGURATION

1) Rendez-vous dans le menu FINANCIER, sous l'onglet DÉPÔTS.

2) Dans la nouvelle page, choisissez l'onglet CONFIGURATION DES PRÉLÈVEMENTS, à droite.

RECAP :

Financier > Dépôts > Configuration des prélèvements


AJOUT DES PRÉLÈVEMENTS RÉCURRENTS

Lorsque vous configurez les prélèvements préautorisés (PPA) récurrents, ils seront générés automatiquement aux récurrences choisies (ex : mensuel, trimestriel, etc.), prêts à être encaissés.

Par import/export

Excel requis


1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option IMPORTER/EXPORTER LES CONFIGURATIONS DE PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ.

2) Dans la nouvelle fenêtre, appuyez sur TÉLÉCHARGER à l'étape 1.

3) Dans la fiche Excel, prenez note des instructions, puis remplissez tous les champs pour chacun des copropriétaires réglant ses frais de condo par PPA. Si un copropriétaire paie d'une autre façon, laissez les champs vides.

Note : Si vous ne mettez aucune somme dans la colonne MONTANT, la somme prélevée sera automatiquement les frais de condo facturés selon le budget en cours. À défaut d'avoir déjà adopté votre budget, assurez-vous d'indiquer le montant des prélèvements.


4) Sauvegardez le fichier sur votre ordinateur, puis téléversez-le dans le portail.


Individuellement

1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UN PRÉLÈVEMENT PRÉAUTORISÉ RÉCURRENT.

2) Remplissez les informations suivantes :

ADate de début des prélèvements.
BSi les paiements par prélèvements sont pour une durée prédéterminée, ajoutez la date de fin des prélèvements. Sinon, vous pouvez laisser ce champ vide.
CType de paiement (frais de condo, cotisation spéciale ou autre)
DRécurrence du prélèvement.
EMontant total du prélèvement.
FSélectionnez le groupe de copropriétaires auquel associer le prélèvement.
GMontant du prélèvement à associer au compte.
HNuméro de transit du compte bancaire.
INuméro d'institution du compte bancaire.
JNuméro du compte bancaire.
KSi le copropriétaire sélectionné est le détenteur de plusieurs fractions, vous pouvez répartir le montant prélevé en fonction des frais de condo, des soldes dus, des quote-parts ou également.


Note : Pour un copropriétaire détenant plusieurs fractions, il est possible d'entrer des informations bancaires différentes pour chacune des fractions.


3) Appuyez sur ENREGISTRER.


MODIFIER LES MONTANTS PRÉLEVÉS

Lorsqu'un nouveau budget est adopté et que de les frais de condo doivent être ajustés en conséquence, il est possible de le faire pour tous les copropriétaires dans un même écran.


1) Sous le bouton ACTIONS, choisissez l'option MODIFIER LES MONTANTS DE PPA RÉCURRENT EN LOT.

2) Par défaut, le système proposera d'ajuster le montant prélevé en concordance avec les frais de condo facturés par le budget aux différents comptes. Si le montant est exact, appuyez sur ENREGISTRER. Sinon, inscrivez les montants à prélever pour chacun des comptes, puis appuyez sur ENREGISTRER.