Dans un budget, les charges inscrites sont, par défaut, réparties entre les fractions selon les quotes-parts documentées dans le registre des fractions. Toutefois, il peut arriver que la répartition soit différente si, par exemple, l'entretien d'un stationnement est pris en charge par les détenteurs d'une place, ou si une fraction commerciale ne contribuent pas à certaines dépenses (ex : nettoyage des tapis lorsque son commerce donne pignon sur rue et qu'il n'a pas accès aux parties communes intérieures). La clé de répartition permet ainsi de configurer des taux d'imputation des éléments budgétés différentes de la quote-part pour répartir un ou plusieurs postes du budget.


AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir créé toutes les fractions de votre copropriété dans le registre des fractions.


Pour l'import / export des clés de répartition, Excel est requis.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat

2) Dans le menu FINANCIER, sous le SOMMAIRE, choisissez l'option CLÉS DE RÉPARTITION.

RECAP :

Financier ­­­> Sommaire > Clés de répartition


CRÉER UNE CLÉ DE RÉPARTITION

1) Sous ACTIONS, choisissez l'option AJOUTER UNE CLÉ DE RÉPARTITION.

2) Dans la première section, donnez un nom à votre clé de répartition, suivi d'un descriptif au besoin.

3) Dans la seconde section, remplissez les informations suivantes :

AType de répartition
  • Répartition par pourcentage : pour répartir les montants selon des pourcentages définis. Doit totaliser 100%. Idéal pour une répartition en proportion de la quote-part et exclure des fractions de la répartition de certaines dépenses (ex : les unités résidentielles se partagent au prorata de leur quote-part les frais d'entretien de l'ascenseur que la fraction commerciale n'utilise pas)
  • Répartition par facteur : pour fractionner le montant et le répartir entre les fractions (ex : 20 fractions avec un facteur de 1 auront chacune 1/20 de la charge). Idéal pour une répartition uniforme. (ex : répartir équitablement les frais d'entretien du stationnement entre les fractions de stationnement. Dans ce cas, si vous avez des stationnements tandems qui assume 2X la dépense vs un stationnement standard, vous pouvez mettre 2 comme facteur).
BFractions se partageant la charge selon la clé de répartition.
CQuote-part, selon le registre des fractions, des fractions sélectionnées. Cet élément ne peut pas être modifié et apparaît pour information seulement.
DPourcentage ou facteur attribué à la fraction selon la répartition. Cette information apparaît lorsque vous éditez une clé. Pour une nouvelle clé, il n'y a pas de valeurs d'indiquer à cet endroit.
EPermet d'appliquer des règles de répartition prédéfinies, soit uniforme (à part égale) ou selon la quote-part (au prorata).
FPour ajouter une fraction individuelle ou plusieurs fractions à la fois.

4) Appuyez sur ENREGISTRER. Les clés de répartition pourront ensuite être utilisées lors de l'ajout de nouveaux postes au budget.


CRÉER UNE CLÉ DE RÉPARTITION PAR IMPORT / EXPORT

1) Choisissez le type de répartition de la clé.

2) Choisissez les fractions à impliquer dans la clé de répartition.

3) Sous ACTIONS, choisissez l'option EXPORTER.

4) Dans la fiche Excel, compléter la colonne QUOTE-PART (CLÉ), puis sauvegardez-la sur votre ordinateur.

5) De retour dans le portail, sous ACTIONS, choisissez l'option IMPORTER, puis téléversez-le dans le portail. Les données entrées seront retranscrites dans la section des fractions.


MODIFIER UNE CLÉ DE RÉPARTITION

Si vous devez ajuster une clé de répartition que vous avez créé (exemple : un nouveau stationnement est ajouté au syndicat et ces espaces contribuent désormais aux charges communes liées à leur entretien), il est possible de les modifier en tout temps.


1) Rendez-vous dans la clé de répartition.


2) Effectuez vos mises à jour, puis appuyez sur ENREGISTRER.


Note : Si vous modifiez une clé de répartition utilisée dans un budget actif, les frais de condo seront ajustés pour les mois à venir uniquement.


DUPLIQUER UNE CLÉ DE RÉPARTITION

Dans les cas où vous voulez utiliser une clé de répartition existante pour en faire une nouvelle,sachez qu'il est possible de dupliquer la clé, puis l'ajuster de la façon convenue.


1) Appuyez sur l'icône de duplication de la clé que vous voulez recréer.


2) Rendez-vous dans cette nouvelle clé, effectuez vos mises à jour, puis appuyez sur ENREGISTRER. Nous vous suggérons FORTEMENT de la changer de nom pour éviter les confusions.


ARCHIVER UNE CLÉ DE RÉPARTITION

Si une clé de répartition n'est plus utilisée par le syndicat (ex : créée pour un projet spécifique), il est possible de l'archiver afin qu'elle ne s'affiche plus dans la sélection lors de la saisie d'une ligne de budget.


1) Rendez-vous dans la clé de répartition.


2) Sous ACTIONS, choisissez l'option ARCHIVER.

Note : Si une clé de répartition est utilisée dans un budget, elle ne pourra pas être archivée.