La bibliothèque de documents permet de regrouper tous les fichiers, documents, contrats et autres à un seul endroit, permettant de rendre l'information accessible aux copropriétaires et/ou aux futurs administrateurs.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

  • Rendez-vous dans le menu COLLABORATION
  • Appuyez sur l'onglet DOCUMENTS


RECAP : 


Collaboration ► Documents



CONSULTER LA BIBLIOTHÈQUE DE DOCUMENTS

1) Dans le menu à gauche, accédez directement au dossier où se trouve le document à consulter. Pour n'afficher que les dossiers avec du contenu, décochez la case AFFICHER LES DOSSIERS VIDES.


2) À droite, appuyez sur le fichier que vous voulez consulter pour en télécharger une copie.

 3) Vous pouvez faire une recherche par nom de document et également accéder aux documents archivés dans la barre de recherche.


AJOUTER UN DOCUMENT À LA BIBLIOTHÈQUE


1) À gauche, dans la section des dossiers, choisissez un emplacement pour le document dans votre bibliothèque.


2) À droite, glissez le document de votre ordinateur vers la case Déposez les fichiers à téléverser ici ou trouvez-le sur votre ordinateur en appuyant sur NOUVEAU DOCUMENT.


3) Ajoutez les informations, puis appuyez sur TÉLÉVERSER.

FichierNom du document. Par défaut, il s'agit du nom qu'il avait sur votre ordinateur, mais vous pouvez le changer, si nécessaire.
DescriptionInformation additionnelle sur le contenu du document.
Définissez si le document est visible par tout le monde () ou uniquement par les administrateurs ().
Cochez la case pour que le document soit parmi les documents importants du syndicat sur la page d'accueil.


MODIFIER UN FICHIER OU UN DOSSIER DE LA BIBLIOTHÈQUE

Vous pouvez modifier le nom, la description et la visibilité des fichiers ou des dossiers que vous avez créés à votre guise, sauf pour ceux créés par le système, puisqu’ils sont liés à d’autres fonctionnalités du système.


1) Appuyez sur l'icône de l'élément à modifier.


2) Modifiez les champs désirés, puis appuyez sur l'icône  pour mettre à jour les champs.


ENVOYER UN FICHIER DE LA BIBLIOTHÈQUE PAR COURRIEL

Il peut arriver qu'un notaire ou un assureur ait besoin de certains documents de votre bibliothèque. Vous pouvez leur faire parvenir par cet écran.


1) Trouvez le document à envoyer dans la bibliothèque. Sélectionnez-le, puis appuyez sur ENVOYER PAR COURRIEL.


2) Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez l'adresse courriel de tous les destinataires, le sujet et le contenu du message, puis appuyez sur OK.


3) Le destinataire recevra un lien pour télécharger le fichier dans sa boîte de réception. Le lien pour télécharger le document n'expire pas.


ARCHIVER UN DOCUMENT DE LA BIBLIOTHÈQUE

Vous pouvez archiver certains documents ayant été remplacés ou mis à jour (exemple : contrats, prime d'assurance, etc.). Cela permet de désencombrer l'interface de la bibliothèque de documents tout en les gardant dans le système.


1) Trouvez le document à archiver dans la bibliothèque, puis appuyez sur l'icône d'archivage


2) Confirmez votre action en appuyant sur OUI.


3) Un document archivé n'apparaîtra plus dans la bibliothèque avec les filtres par défaut. Vous pouvez toutefois le consulter en allant dans la barre de recherche, puis en sélectionnant le statut Archivé ou Tous les statuts.


4) Vous pouvez rendre un document à nouveau actif en appuyant sur son icône  et en appuyant sur OUI dans la nouvelle fenêtre.


SUPPRIMER DES ÉLÉMENTS DE LA BIBLIOTHÈQUE

Il est possible de supprimer les fichiers ou dossiers, les faisant disparaître définitivement de la bibliothèque.

1) Trouvez le fichier ou dossier à supprimer, puis appuyez sur l'icône


2) Confirmez votre action en appuyant sur OUI.


3) Supprimer un dossier n'efface pas son contenu. Les documents qui s'y trouvaient sont transférés dans le dossier où se trouvait celui que vous venez de supprimer. Par exemple, si vous supprimez un dossier qui se trouvait dans le dossier "Déclaration, servitude et règlements", les documents feront maintenant partie de ce dossier.