Comment configurer le conseil d'administration du syndicat

Modifié le Mon, 15 Jun 2020 sur 12:32 PM

La configuration du conseil d'administration est une étape importante du démarrage d'un portail. Cela permet de donner aux administrateurs des accès bonifiés, leur permettant de remplir leurs responsabilités et de suivre, entre autres, la comptabilité du syndicat dans le portail. L'accès et l'autonomie des administrateurs dans les différentes fonctionnalités du portail dépend toutefois du mode de gestion du syndicat (autonome ou professionnel).

AVANT DE COMMENCER

Assurez-vous d'avoir créé votre registre des résidents.
Si certains administrateurs ne sont ni propriétaires, ni occupants, créez-leur un profil dans le registre des résidents en tant que 'copropriétaire' mais sans fraction.

OÙ SE TROUVE LA FONCTION

Rendez-vous dans le menu CONFIGURATION.
Allez dans l'onglet CONSEIL D'ADMINISTRATION.

RECAP :

Configuration > Conseil d'administration

AJOUTER UN ADMINISTRATEUR

1) Appuyez sur AJOUTER UN MEMBRE DE C.A.

2) Entrez les informations suivantes :

A	Choisissez l'administrateur dans la liste des résidents (seuls les copropriétaires apparaissent dans cette liste)
B	Indiquez la date d'élection.
C	Si l'administrateur occupe un rôle d'officier particulier, indiquez-le ici. Sinon, choisissez l'option "Administrateur". (voir note 1)
D	Ajoutez à cet endroit toute information pertinente en lien avec l'administrateur (facultatif)
E	Ajoutez la signature de l'administrateur à cet endroit (facultatif) (voir note 2)

Note 1 : Il est fréquent que la déclaration de copropriété n'oblige pas les syndicats à nommer des officiers au sein de son conseil d'administration. De ce fait, il ne vous est pas nécessaire d'en nommer et le poste 'administrateur' vous permettra de créer vos administrateurs sans titre d'officier.

Le rôle 'autre' vous permet de donner des accès de type 'administrateur' à un copropriétaire qui n'est pas administrateur (ex : un copropriétaire non-administrateur vous aide à tenir la comptabilité du syndicat). Cette personne a les accès d'un administrateur, mais il n'apparaît pas comme administrateur dans la liste des administrateurs que voient les copropriétaires dans l'intranet.

Note 2 : Un formulaire de consentement d'utilisation de la signature électronique est disponible sous ACTIONS. Une fois le formulaire rempli et signé, vous pourrez numériser le document, le téléverser, et sélectionner la signature. La signature électronique sera ensuite utilisée sur les procès-verbaux et, dans un contexte de gestion professionnelle, sur les chèques du syndicat produits dans UpperBee.

3) Appuyez sur ENREGISTRER et répétez les étapes jusqu'à ce que tous les administrateurs soient ajoutés.

4) Les administrateurs devront se déconnecter et se reconnecter pour voir leur niveau d'accès ajusté en conséquence.

MODIFIER OU ARCHIVER LES ADMINISTRATEURS

Une fois le mandat d'un administrateur terminé, soit parce qu'il a démissionné ou qu'il n'a pas été réélu suite à une assemblée, vous devrez le retirer de l'application comme administrateur.

1) Appuyez sur l'icône d'édition de l'administrateur sortant.

2) Sous ACTIONS, choisissez l'option appropriée :

Terminer le mandat et archiver	L'administrateur sortant apparaîtra dans la liste des anciens administrateurs, avec la date de début et de fin de mandat (recommandé). À utiliser lorsqu'un administrateur démissionne ou n'est pas réélu suite à une assemblée.
Terminer le mandat et NE PAS archiver	L'administrateur n'apparaîtra pas dans la liste des anciens membres du C.A. À utiliser si vous avez ajouté un copropriétaire comme administrateur par erreur.

3) Ajoutez la date de fin de mandat, puis confirmez votre action en appuyant sur OUI.

AVERTISSEMENT

La gestion des administrateurs est indépendante à celle des signataires au compte bancaire du syndicat. Ainsi, il est nécessaire de faire les changements requis auprès de votre institution financière avant de mettre à jour vos signataires.

De ce fait, le changement du conseil d'administration entraîne des modifications à faire dans l'application quant au conseil d'administration ET aux signataires.