Toutes les communications écrites émises à travers le portail sont sauvegardées dans l'historique des communications. Il est aussi possible d'ajouter des entrées pour documenter, par exemple, les entretiens en personne ou les conversations téléphoniques ayant eues lieu avec les copropriétaires et autres intervenants.


OÙ SE TROUVE LA FONCTION

1) Rendez-vous dans le portail du syndicat.

2) Dans le menu COLLABORATION, sous l'onglet HISTORIQUE.

RECAP :

Collaboration > Historique


CONSULTER UNE ENTRÉE À L'HISTORIQUE

Communications

1) Sous l'onglet COMMUNICATIONS, Sous la colonne OPTIONS, appuyez sur l'icône de modification de l'entrée.

2) Les informations suivantes sont présentées 

ADate de la communication
BIdentifiant de la communication. Cet identifiant deviendra le nom avec lequel il sera possible de retrouver cette communication dans l'historique. (voir note)
CCatégorie de la communication (Appel de service, Modification au condo, etc.)
DType de communication (Courriel, Appel téléphonique, Rencontre en personne, etc.)
EDestinataires du message et statut de l'envoi / réception.
FEn appuyant sur un destinataire, les informations sur l'envoi et la réception par le destinataire s'affichent.
GLorsque les destinataires répondent au courriel, les requêtes subséquemment ouvertes seront affichées à cet endroit.
HContenu de la communication.


Note : Pour une entrée générée suite à une communication du portail, il s'agira de la seule donnée pouvant être modifiée.

Notes des requêtes

1) Sous l'onglet NOTES DES REQUÊTES, appuyez sur la flèche à gauche pour afficher la note, ou sur le numéro de requête pour consulter la requête dans laquelle la note apparaît.


AJOUTER UNE ENTRÉE À L'HISTORIQUE

Les entrées à l'historique de communication permettent de documenter les échanges entre le syndicat et les copropriétaires, fournisseurs ou tout autre intervenant ayant eues lieu sans les outils du portail.


1) Appuyez sur AJOUTER UNE ENTRÉE À L'HISTORIQUE DE COMMUNICATION.

2) Dans la nouvelle page, ajoutez les informations suivantes :

ADestinataires de la communication.
BDate de la communication.
CCatégorie de communication (Appel de service, Modification de condo, etc.)
DTitre de la communication. Par défaut, le système suggère la date et le type de communication.
EType de communication (Appel téléphonique, Rencontre en personne, etc.)
FDocuments transmis lors de la communication ou tout autre pièce jointe pertinente à l'entrée.
GContenu/résumé de la communication.

3) Appuyez sur ENREGISTRER.